編輯推薦
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詳述行政崗位的各項工作內容和事項,幫助行政崗位新人瞭解自己應該承擔的責任、擁有的權利,為行政管理能力的提升做好準備。
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細化行政崗位的9大工作事項,分解每個大項至具體的工作小項,為人力資源管理人員編寫行政崗位說明書提供完整的模闆
內容簡介
如果你是一名行政新人,你知道自己的工作職責是什麼嗎?如果你是一名行政在職人員,你知道該如何提升自己的工作效率嗎?而如果你是一名行政管理人員,你又知道該如何將人、崗、事密切結閤,建立高效的行政團隊嗎? 為解決這些問題,《行政人員崗位培訓手冊(實戰圖解版)》從行政崗位的實際工作齣發,係統介紹瞭印章證照管理、來賓接待、檔案管理、資産管理、提案管理、齣差管理、安全保密管理、環衛綠化管理、行政車輛管理9大工作事項和118個工作小項,並對其進行瞭圖解演示與說明,可以幫助行政人員自我培訓、自我提高。 《行政人員崗位培訓手冊(實戰圖解版)》是一部關於行政崗位培訓與管理的操作手冊,為行政一綫工作人員、行政管理人員提供瞭精細化、實務化、模塊化的解決方案,不僅使行政一綫工作人員、行政管理人員知道自己要乾什麼,還能知道怎麼乾,從而幫助他們快速成長為高效能的職場人士。
作者簡介
劉少丹和郭學麗,從事人力資源研究多年,具有豐富的人力資源管理與培訓經驗,齣版過多本人力資源管理與培訓領域相關圖書。
內頁插圖
目錄
第一章 行政人員從業準備
10第一節 行政人員9項管理事務瞭解
11一、印章證照管理
11二、來賓接待
11三、檔案管理
11四、資産管理
12五、提案管理
12六、齣差管理
13七、安全保密管理
13八、環衛綠化管理
13九、行政車輛管理
14第二節 行政人員應具備的知識素養
14一、行政人員應掌握的公司知識
15二、行政人員應掌握的行政管理知識
15三、行政人員應掌握的法律知識
15四、行政人員應掌握的辦公自動化知識
15五、行政人員應具備成本意識
16六、行政人員應具備服務意識
16七、行政人員應具備全局觀念
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第二章 印章證照管理
17第一節 印章刻製應知應會4件事
18一、印章刻製申請
18二、辦理印章刻製許可
20三、進行印章刻製
21四、印章驗收、登記及備案
22第二節 印章證照使用與保管應知應會4件事
22一、印章啓用
22二、印章證照使用
23三、印章證照保管
27四、證照年檢
31第三節 印章證照停用與廢止應知應會3件事
31一、印章證照停用
31二、印章證照廢止申請
32三、印章廢止處理
33
第三章 來賓接待
34第一節 來賓信息管理應知應會2件事
35一、來賓資料收集
35二、來訪目的瞭解
35第二節 來賓接待管理應知應會6件事
36一、製定接待方針與規格
36二、選擇接待形式與人員
37三、明確接待日程與經費
38四、準備接待環境與物品
41五、安排來賓生活與保衛宣傳
43六、會見與陪同來賓
44第三節 來賓宴請應知應會3件事
46一、瞭解宴請基本信息
46二、布置宴請場所
48三、來賓宴請實施
48第四節 來賓溝通應知應會4件事
50一、掌握來賓溝通方法
50二、恰當使用溝通技巧
51三、正確領會來賓意圖
53四、準確傳遞來賓需求
53第五節 來賓送彆應知應會2件事
54一、來賓送彆程序
54二、來賓送彆注意事項
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第四章 檔案管理
56第一節 檔案收集應知應會3件事
57一、製定檔案收集範圍
57二、選擇檔案收集方式
57三、明確檔案收集形式
58四、明確檔案收集途徑
58第二節 檔案整理應知應會2件事
59一、進行檔案分類
59二、檔案整理實施
60第三節 檔案鑒定管理應知應會2件事
61一、檔案鑒定工作實施
61二、鑒定檔案保存價值
63三、撰寫檔案鑒定報告
64第四節 檔案保管應知應會2件事
64一、明確檔案保管期限
64二、瞭解檔案損毀原因
64三、掌握檔案保管技巧
65第五節 檔案檢索工具管理應知應會4件事
66一、進行檔案檢索工具分類
66二、明確常用檢索工具特點
66三、瞭解檢索工具編製方法
67四、進行檔案檢索工具編製
69第六節 檔案使用應知應會3件事
70一、明確檔案使用途徑
70二、檔案使用手續檢查
72三、進行檔案使用登記
72
第五章 資産管理
74第一節 固定資産管理應知應會6件事
75一、固定資産編號
75二、固定資産登記
76三、固定資産盤點
77四、資産計價摺舊
78五、固定資産維修
80六、固定資産報廢
81第二節 低值易耗品管理應知應會2件事
82一、低值易耗品分類
82二、管理體係的建設
82第三節 辦公資源管理應知應會5件事
84一、辦公資源采購
85二、辦公資源保管
86三、辦公資源調配
88四、辦公資源發放
88五、辦公資源使用監督
88
第六章 提案管理
90第一節 提案目標製定應知應會4件事
91一、確定提案長期目標
91二、製定短期目標方案
92三、評估優選目標方案
93四、目標方案確定與分解
93第二節 提案活動組織應知應會4件事
94一、發起提案活動
94二、規範提案過程
95三、進行提案整理
96四、進行提案匯總
97第三節 提案評估應知應會2件事
98一、剔除不閤格的提案
98二、製定提案評估標準
99第四節 提案實施應知應會2件事
100一、提案實施準備
100二、提案實施監督
100第五節 提案成果管理應知應會4件事
101一、編製成果報告
101二、提案成果評價
102三、提案成果鞏固
103四、提案管理總結
104第六節 提案激勵應知應會3件事
105一、編製提案激勵製度
105二、確定提案奬勵標準
108三、製定提案奬勵手段
109
第七章 齣差管理
110第一節 齣差前管理應知應會3件事
111一、明確差旅費用報銷範圍與標準
111二、審核齣差申請
115三、齣差票務管理
116第二節 齣差期間管理應知應會2件事
116一、齣差考勤管理
116二、提供相關支持
120第三節 齣差歸來管理應知應會3件事
121一、報銷票據審核
121二、差旅費用核算
122三、檢驗齣差成果
122
第八章 安全保密管理
123第一節 企業安全管理應知應會3件事
124一、企業治安管理
124二、消防安全管理
126三、安全生産管理
128第二節 員工安全教育應知應會2件事
129一、安全知識教育宣傳
129二、實施消防安全演練
132第三節 行政保密管理應知應會4件事
136一、閤同協議保密管理
136二、經營管理類文書保密管理
137三、技術研發類資料管理
138四、廢舊設備的保密處理
140五、廢舊文件資料保密處理
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第九章 環衛綠化管理
143第一節 辦公室環衛管理應知應會6件事
144一、辦公室閤理布局
144二、辦公室環境布置
146三、辦公室設備擺放
148四、辦公室環境美化
150五、辦公室衛生管理
153六、辦公室安全管理
156第二節 辦公樓周邊綠化管理應知應會4件事
159一、辦公樓周邊綠地設計
159二、辦公樓周邊綠植選擇
161三、辦公樓周邊綠植養護
163四、辦公樓周邊衛生控製
165第十章 行政車輛管理
166第一節 車輛定編購入管理應知應會2件事
167一、車輛定編
167二、車輛購入
167第二節 車輛維修保養應知應會3件事
170一、車輛檢查
170二、車輛保養
172三、車輛維修
174第三節 車輛使用過程管理應知應會6件事
177一、車輛使用登記
177二、車輛使用調度
178三、車輛油耗管理
179四、司機安全教育
183五、車輛肇事管理
184六、車輛保險繳納
186
前言/序言
《行政管理實務精要:流程優化與效能提升》(圖解版) 內容簡介 在現代企業高效運轉的背後,離不開堅實可靠的行政支持體係。本手冊旨在為廣大行政管理人員提供一套係統、實用的操作指南,幫助您理解並掌握現代行政管理的精髓,從宏觀視角構建高效工作流程,到微觀細節優化日常操作,全方位提升行政工作的專業性和效能。我們摒棄瞭空洞的理論說教,聚焦於實際操作中的痛點與難點,通過大量圖示與案例分析,將復雜的行政管理概念轉化為易於理解和應用的步驟。 第一章:現代行政管理職能與定位 本章將深入探討行政管理在組織中的核心價值與戰略意義。我們將解析行政部門如何從傳統的“後勤保障”角色,轉型為驅動企業運營效率、支持戰略決策的關鍵部門。通過剖析不同行業、不同規模企業行政管理的差異化需求,幫助您清晰定位自身崗位的職責範圍和發展方嚮。 1.1 行政管理的演進與趨勢: 迴顧行政管理從早期簡單的事務性工作到如今集信息流、人流、物流、資金流匯聚樞紐的角色轉變。探討數字化、智能化技術對行政管理帶來的深刻影響,如智能辦公係統、電子化流程審批、數據分析在行政決策中的應用等。 1.2 行政部門的核心職能解析: 詳細闡述行政部門在組織架構中的定位,包括但不限於:辦公環境管理、會議組織與接待、差旅管理、采購與資産管理、信息安全與檔案管理、危機事件響應、企業文化建設支持等。 1.3 行政人員的專業素養與能力模型: 繪製齣優秀行政人員應具備的核心能力圖譜,包括:溝通協調能力、問題解決能力、組織規劃能力、抗壓能力、學習創新能力、以及對公司政策和法規的理解能力。 1.4 行政管理在企業戰略中的作用: 分析行政管理如何通過優化資源配置、提升運營效率,間接或直接地為企業戰略目標的實現提供支撐。例如,通過高效的會議組織支持決策效率,通過精細的差旅管理控製成本,通過良好的辦公環境吸引和留住人纔。 第二章:辦公空間與環境的精細化管理 一個舒適、有序、高效的辦公環境是提升員工工作效率和滿意度的基礎。本章將提供一套全麵的辦公空間管理方案,涵蓋從空間規劃、設備配置到日常維護的各個環節。 2.1 辦公空間規劃與布局優化: 探討不同功能區域(如開放辦公區、獨立辦公室、會議室、休息區、茶水間)的閤理劃分原則。如何根據企業發展需求和員工工作模式(如彈性工作製、遠程辦公)調整空間布局。圖解不同布局模式的優缺點及適用場景。 2.2 辦公設施與設備的選擇、配置與維護: 從辦公傢具、IT設備、通信係統到打印掃描、影音設備,提供選購指導。強調設備定期維護、故障報修流程和供應商管理的重要性。圖示設備日常檢查清單和維護記錄錶。 2.3 辦公環境的日常清潔與維護: 製定科學的清潔計劃,包括公共區域、個人工位、衛生間的清潔頻率與標準。如何處理突發清潔問題,如汙漬、異味等。圖解不同清潔區域的重點關注點。 2.4 綠色辦公與可持續發展: 推廣節能減排、資源循環利用的理念。如何通過辦公用品的選擇(如環保紙張、可迴收材料)、能源管理(如閤理使用空調、照明)等措施,打造綠色辦公環境。 2.5 辦公安全與緊急情況應對: 建立完善的消防安全、用電安全、防盜等安全管理製度。製定緊急情況(如火災、地震、停電)的應急預案,包括人員疏散、通訊聯絡、物資準備等。圖示逃生路綫和應急設備位置。 第三章:會議管理與溝通的高效之道 會議是信息交流、決策製定和團隊協作的重要平颱。本章將為您提供一套從會前準備到會後跟進的全流程會議管理指南,確保每一次會議都能達到預期目標。 3.1 會議策劃與需求分析: 如何根據會議目的,確定參會人員、會議議程、時間和形式。明確會議的關鍵決策點和預期産齣。圖示會議需求分析錶。 3.2 會議物料與場地的準備: 詳細列齣會議所需的各項物料清單(如參會指南、演示文稿、茶歇、文具等)。會議室的預訂、布置、設備調試(投影儀、音響、視頻會議係統)的詳細流程。圖示會議室布置示意圖。 3.3 會議組織與流程控製: 如何引導會議按議程進行,控製會議時間,鼓勵積極發言,並有效處理跑題或僵持的情況。圖示有效的會議主持人技巧。 3.4 會議紀要的撰寫與分發: 規範會議紀要的格式,明確記錄關鍵決策、行動項、負責人和截止日期。強調及時性與準確性。圖示會議紀要範本。 3.5 會後跟進與效果評估: 如何跟蹤會議決議的執行情況,確保行動項得到落實。如何對會議效果進行評估,並從中總結經驗教訓。圖示行動項跟蹤錶。 第四章:差旅與接待的標準化操作 高效、規範的差旅管理和優質的接待服務,能夠有效提升企業形象,並保障商務活動的順利進行。本章將為您提供詳盡的操作指南。 4.1 差旅政策的製定與執行: 明確差旅標準(如住宿、交通、餐飲報銷上限)、審批流程、預訂方式。如何利用差旅管理平颱,實現智能化預訂和報銷。圖示差旅政策要點梳理。 4.2 交通預訂與行程安排: 機票、火車票、酒店的預訂技巧,如何獲取優惠信息。如何為參會人員或外來訪客規劃最經濟、最便捷的行程。 4.3 商務接待禮儀與流程: 掌握不同場閤(如重要客戶來訪、商務宴請、簽訂儀式)的接待禮儀。如何安排接送、食宿、會議,確保賓客體驗。圖示商務接待關鍵節點。 4.4 費用報銷與賬務管理: 規範差旅費用的報銷流程,確保單據齊全、閤規。如何進行差旅費用的統計分析,為成本控製提供數據支持。 4.5 危機應對與突發事件處理: 如何應對差旅過程中可能齣現的航班延誤、行李丟失、健康問題等突發狀況。製定相應的處理預案和聯係人機製。 第五章:采購與資産管理的閤規與效率 閤理的采購和有效的資産管理,是保障企業正常運營、控製成本、防範風險的關鍵環節。本章將聚焦於實操層麵的流程優化。 5.1 采購流程的設計與優化: 從采購需求提齣、供應商選擇、詢價/比價、閤同簽訂、驗收、付款等環節,構建規範、透明的采購流程。圖示采購流程圖。 5.2 供應商評估與管理: 如何建立完善的供應商評估體係,選擇信譽好、服務優、價格閤理的閤作夥伴。如何進行供應商的日常管理和績效考核。 5.3 資産的分類、登記與盤點: 明確固定資産、低值易耗品的分類標準。建立科學的資産登記和管理颱賬。定期進行資産盤點,確保賬實相符。圖示資産登記卡樣本。 5.4 資産的領用、調撥與報廢: 規範資産的領用、藉用、調撥和報廢流程,避免資産流失和浪費。 5.5 采購與資産管理中的風險控製: 識彆采購和資産管理中可能存在的舞弊、浪費、低效等風險,並提齣相應的防範措施。 第六章:信息管理與檔案的規範化 高效的信息管理和規範的檔案保管,是保障信息安全、提升工作效率、支持決策和曆史追溯的重要前提。 6.1 信息收集、整理與分類: 建立統一的信息收集渠道和分類標準。如何利用信息管理工具(如知識庫、文檔管理係統)對信息進行有效管理。 6.2 文件的創建、審批與歸檔: 規範公文、報告、閤同等各類文件的格式和內容要求。建立科學的審批流程和電子/紙質文件歸檔機製。圖示文件歸檔目錄結構。 6.3 檔案的保管與安全: 明確檔案的保管期限、保管方式(防潮、防火、防盜)。如何建立電子檔案的安全備份與恢復機製。 6.4 信息檢索與利用: 掌握高效的文件檢索技巧,快速找到所需信息。如何促進信息的共享與利用,提升組織整體的學習和決策能力。 6.5 信息安全與保密: 強調信息安全意識,掌握常見的網絡安全威脅和防範措施。瞭解公司信息保密製度,確保敏感信息的安全。 第七章:行政支持下的團隊協作與企業文化建設 行政工作不僅僅是事務性的支持,更是構建積極團隊氛圍、推動企業文化落地的重要力量。 7.1 跨部門溝通與協作的藝術: 如何有效地與各部門建立良好的閤作關係,協調解決跨部門的行政事務。圖示跨部門溝通的關鍵要素。 7.2 員工關懷與福利管理: 如何通過有效的員工活動組織、福利發放、節日慰問等方式,提升員工歸屬感和滿意度。 7.3 企業文化活動的策劃與執行: 協助組織各類企業文化活動(如年會、團建、知識分享會),強化團隊凝聚力,傳遞企業價值觀。 7.4 危機溝通與信息發布: 在突發事件中,如何協助進行內部和外部的溝通,傳遞準確信息,維護企業聲譽。 7.5 行政人員的職業發展與自我提升: 探討行政人員如何通過持續學習和實踐,實現職業生涯的成長,並為企業做齣更大的貢獻。 本書通過大量的實例、流程圖、錶格和檢查清單,旨在為您提供一套可復製、可操作的行政管理方法論。我們相信,通過係統學習和實踐本書內容,您將能夠顯著提升工作效率,優化資源配置,成為一名更加專業、更具價值的行政管理精英,為企業的穩健發展貢獻力量。