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內容簡介
熟練使用 Excel 操作,已成為職場人士不可缺少的職業技能。《Excel 2016完全自學教程》以 Excel 2016 軟件為平颱,從辦公人員的工作需求齣發,配閤大量典型實例, 全麵而係統地講解瞭 Excel 2016 在文秘、人事、統計、財務、市場營銷等多個領域中的辦公應用,幫助讀者輕鬆高效完成各項辦公事務。 本書以“完全精通 Excel”為齣發點,以“用好 Excel”為目標來安排內容,全書共 5 篇,分為 26 章。第 1 篇為基礎學習篇(第 1~6 章), 主要針對初學者,從零開始,係統並全麵地講解瞭Excel 2016基本操作、電子錶格的創建與編輯、格式設置,以及Excel錶格數據的獲取與共享技 能;第 2 篇為公式和函數篇(第 7~16 章),介紹瞭 Excel 2016 的數據計算核心功能,包括如何使用公式計算數據、如何調用函數計算數據, 以及常用函數、文本函數、邏輯函數、日期與時間函數、查找與引用函數、財務函數、數學與三角函數等的使用;第 3 篇為圖錶與圖形篇(第 17~19 章),介紹瞭 Excel 2016 統計圖錶的創建、編輯與分析數據方法,迷你圖的使用方法,以及圖形圖片的編輯與使用技能;第4 篇為數據 分析篇(第 20~22 章),介紹瞭 Excel 2016 數據統計與分析管理技能,包括數據的排序、篩選、匯總、條件格式、數據驗證、透視錶與透視圖 的使用;第 5 篇為案例實戰篇(第 23~26 章),通過 4 個綜閤應用案例,係統地講解瞭 Excel 2016 在日常辦公中的實戰應用技能。
作者簡介
鳳凰高新教育,國內知名圖書創作團隊,囊括眾多一綫專傢及MVP(微軟全球有價值專傢)。其齣版的圖書,受到廣大讀者的喜愛,登上全國各大圖書銷售榜。
目錄
第1篇 基礎學習篇第1章 Excel 2016應用快速入門 1.1 Excel簡介 1.2 Excel的主要功能 1.3 Excel的應用領域 1.4 Excel 2016的主要新增功能 1.5 安裝Office 2016並啓動Excel 2016 1.6 Excel 2016的賬戶配置 1.7 熟悉Excel 2016的工作環境 1.8 如何學習使用Excel 2016 妙招技法 技巧01 設置錶格內容的顯示比例 技巧02 自定義快速訪問工具欄 技巧03 自定義功能區 技巧04 隱藏窗口中的元素 技巧05 顯示或隱藏功能區 本章小結 第2章 工作簿與工作錶的基本操作 2.1 使用工作簿 2.2 使用工作錶 2.3 保護數據信息 2.4 工作簿窗口控製 妙招技法 技巧01 修復受損的工作簿 技巧02 設置Excel 2016啓動時自動打開指定的工作簿 技巧03 將工作簿保存為模闆文件 技巧04 怎麼設置文檔自動保存的時間間隔 技巧05 設置最近使用的文件列錶 本章小結 第3章 錶格數據的錄入與編輯 3.1 認識行、列、單元格和單元格區域 3.2 行與列的操作 3.3 單元格和單元格區域的基本操作 3.4 數據的輸入 3.5 快速填充錶格數據 3.6 編輯數據 妙招技法 技巧01 快速插入特殊符號 技巧02 快速填充所有空白單元格 技巧03 更改日期值的填充方式 技巧04 對單元格區域進行行列轉置 技巧05 使用通配符模糊查找數據 技巧06 將當前列單元格中的數據分配到幾列單元格中 本章小結 第4章 格式化工作錶4.1 Excel顔色的選用 4.2 設置單元格格式 4.3 設置單元格樣式 4.4 設置錶格樣式 4.5 使用主題設計工作錶 妙招技法 技巧01 輸入指數上標和下標 技巧02 通過設置單元格格式輸入分數技巧03 如何快速復製單元格格式 技巧04 查找/替換單元格格式 技巧05 為工作錶設置背景 技巧06 在特定區域中顯示背景圖 本章小結 第5章 查閱與打印報錶 5.1 插入與編輯批注 5.2 拼寫和語法檢查 5.3 設置打印內容和區域 5.4 調整頁麵設置 5.5 打印設置 妙招技法 技巧01 復製工作錶的頁麵設置 技巧02 打印背景圖 技巧03 隻打印工作錶中的圖錶 技巧04 不打印工作錶中的零值 技巧05 在同一頁上打印不連續的區域 本章小結 第6章 數據的獲取與共享 6.1 導入數據 6.2 使用超鏈接 6.3 數據共享 妙招技法 技巧01 完善共享文檔的屬性信息 技巧02 檢查Excel 2016文檔 技巧03 更新Excel中導入的外部數據 技巧04 設置在打開工作簿時就連接到Excel中的外部數據 技巧05 將Excel文檔保存為PDF文件 技巧06 將Excel文檔發布為網頁 本章小結 第2篇 公式和函數篇第7章 公式的基礎應用 7.1 公式簡介 7.2 公式的輸入和編輯 7.3 使用單元格引用 7.4 瞭解公式中的錯誤值 妙招技法 技巧01 使用除【=】開頭外的其他符號輸入公式 技巧02 在公式中輸入空格或空行 技巧03 手動讓公式進行計算 技巧04 設置不計算數據錶 技巧05 通過狀態欄進行常規計算 本章小結 第8章 公式計算的高級應用 8.1 鏈接公式簡介 8.2 數組簡介 8.3 使用數組公式 8.4 名稱的使用 8.5 審核公式 妙招技法 技巧01 如何同時對多個單元格執行相同計算 技巧02 快速指定單元格以列標題為名稱 技巧03 通過粘貼名稱快速完成公式的輸入 技巧04 取消名稱的自動引用 技巧05 使用快捷鍵查看公式的部分計算結果 技巧06 隱藏編輯欄中的公式 本章小結 第9章 函數的基礎應用 9.1 函數簡介 9.2 輸入函數 9.3 常用函數的使用 9.4 實現復雜數據的計算 9.5 函數須知 妙招技法 技巧01 將錶達式作為參數使用 技巧02 使用數組型函數參數 技巧03 將整行或整列作為函數參數 技巧04 使用名稱作為函數參數 技巧05 簡寫函數的邏輯值參數 技巧06 省略函數參數 技巧07 簡寫函數中的空文本 本章小結 第10章 文本函數應用技巧 10.1 字符串編輯技巧 10.2 返迴文本內容技巧 10.3 轉換文本格式技巧 10.4 查找與替換文本技巧 10.5 刪除文本中的字符技巧 本章小結 第11章 邏輯函數應用技巧 11.1 邏輯值函數應用技巧 11.2 交集、並集和求反函數應用技巧 11.3 使用IFERROR函數對錯誤結果進行處理 本章小結 第12章 日期和時間函數應用技巧 12.1 返迴當前日期、時間技巧12.2 返迴特定日期、時間技巧 12.3 返迴日期和時間的某個部分技巧 12.4 文本與日期、時間格式間的轉換技巧 12.5 其他日期函數應用技巧 本章小結 第13章 查找與引用函數應用技巧 13.1 查找錶中數據技巧 13.2 引用錶中數據技巧13.3 顯示相關數量技巧 本章小結 第14章 財務函數應用技巧14.1 基本財務函數應用技巧 14.2 計算本金和利息的技巧 14.3 計算投資預算的技巧 14.4 計算收益率的技巧 14.5 計算摺舊值的技巧 14.6 轉換美元價格格式的技巧 本章小結 第15章 數學和三角函數應用技巧 15.1 常規數學計算 15.2 捨入與取整計算 15.3 指數與對數計算 15.4 三角函數計算 本章小結 第16章 其他函數應用技巧 16.1 統計函數 16.2 工程函數 16.3 信息函數 本章小結 第3篇 圖錶與圖形篇第17章 圖錶的應用17.1 圖錶簡介 17.2 創建圖錶 17.3 編輯圖錶 17.4 修改圖錶布局 17.5 設置圖錶格式 妙招技法 技巧01 隱藏靠近零值的數據標簽 技巧02 在圖錶中處理負值 技巧03 在圖錶中插入圖片 技巧04 為縱坐標數值添加單位 技巧05 使用【預測工作錶】功能預測數據 本章小結 第18章 迷你圖的使用 18.1 迷你圖簡介 18.2 創建迷你圖 18.3 改變迷你圖類型 18.4 突齣顯示數據點 18.5 迷你圖樣式和顔色設置 妙招技法 技巧01 設置迷你圖縱坐標 技巧02 顯示橫坐標軸 技巧03 使用日期坐標軸 技巧04 處理空單元格 技巧05 清除迷你圖 本章小結 第19章 使用圖形和圖片增強工作錶效果19.1 插入圖片 19.2 繪製圖形 19.3 插入自由文本 19.4 插入SmartArt圖形 19.5 插入公式妙招技法 技巧01 設置圖片背景為透明色 技巧02 為圖片重新填充背景 技巧03 在單元格中固定圖片大小及位置 技巧04 為工作簿中的所有圖片設置默認圖片分辨率 技巧05 設置藝術字方嚮 本章小結 第4篇 數據分析篇第20章 數據的簡單分析 20.1 數據排序 20.2 篩選數據20.3 數據的分類匯總 妙招技法 技巧01 按筆畫排序 技巧02 按字符數量排序 技巧03 組閤顯示數據 技巧04 讓數據分組後返迴至分組前的初始效果 技巧05 閤並工作錶中的數據 本章小結 第21章 條件格式與數據驗證 21.1 使用條件格式 21.2 設置數據有效性 妙招技法 技巧01 自定義條件格式添加奇數行的底紋 技巧02 調整條件格式的優先級 技巧03 應用【如果為真則停止】規則 技巧04 快速刪除重復項 技巧05 復製數據有效性屬性 本章小結 第22章 數據透視錶與透視圖 22.1 數據透視錶介紹 22.2 創建數據透視錶 22.3 編輯數據透視錶 22.4 瞭解並創建數據透視圖 22.5 編輯數據透視圖 妙招技法 技巧01 更改數據透視錶的數據源 技巧02 手動刷新數據透視錶的數據 技巧03 設置數據透視錶選項 技巧04 顯示或隱藏數據錶中的明細數據 技巧05 隱藏數據透視圖中的按鈕 技巧06 刪除數據透視錶 本章小結 第5篇 案例實戰篇第23章 製作企業員工考勤記錄、統計錶 23.1 創建考勤記錄錶模闆 23.2 編製考勤記錄錶並完善 模闆 本章小結 第24章 製作企業員工檔案管理、分析、查詢錶 24.1 創建員工檔案記錄錶 24.2 分析企業的人員結構 24.3 實現任意員工檔案數據的查詢 24.4 保護工作錶 本章小結 第25章 製作企業産品銷售數據統計、分析錶25.1 製作産品銷售數據統計 報錶 25.2 統計各類産品的銷售數據 25.3 分析各銷售人員業績 本章小結 第26章 製作企業員工工資統計、查詢錶 26.1 創建與工資核算相關的各錶格並統計數據 26.2 編製工資核算錶 26.3 按部門匯總工資數據 26.4 實現任意員工工資數據的查詢 26.5 打印錶格數據 本章小結 附錄A Excel 2016實戰案例索引錶 附錄B Excel 2016功能及命令應用索引錶
精彩書摘
1.2 Excel 的主要功能
Excel 的主要功能就是進行數據處理。其實,人類自古以來都有處理數據的需求,文明程度越高,需要處理的數據就越多越復雜,而且對處理的要求也越高,速度還必須越來越快。因此,需要不斷改善所藉助的工具來完成數據處理需求。當信息時代來臨時,人們頻繁地與數據打交道,Excel 也就應運而生瞭。它作為數據處理的工具,擁有強大的計算、分析、傳遞和共享功能,可以幫助讀者將繁雜的數據轉化為信息。
1.2.1 數據記錄與整理
孤立的數據包含的信息量太少, 而過多的數據又難以理清頭緒。製作成錶格是數據管理的重要手段。 記錄數據有非常多的方式,用 Excel 不是最好的方式,但相對於紙質方式和其他類型的文件方式來講, 利用Excel記錄數據會有很大的優勢。至少記錄的數據在Excel 中可以非常方便地進行進一步的加工處理包括統計與分析。例如,我們需要存儲客戶信息,如果我們把每個客戶的信息都 單獨保存到一個文件中,那麼,當客戶量增大之後,對於客戶數據的管理和維護就顯得非常的不方便。如果我們用Excel,就可以先建立好客戶信息的數據錶格,然後有新客戶我們就增加一條客戶信息到該錶格中,這樣每條信息都保持瞭相同的格式,對於 後期數據查詢、加工、分析等都變得很方便。
在一個Excel文件中可以存儲許多獨立的錶格,我們可以把一些不同類型但是有關聯的數據存儲到一個Excel 文件中,這樣不僅可以方便整理數據,還可以方便我們查找和應用數據。後期還可以對具有相似錶格框架、相同性質的數據進行閤並匯總工作。 將數據存儲到Excel 後,使用其圍繞錶格製作與使用而開發的一係列功能(大到錶格視圖的精準控製,小到一個單元格格式的設置),Excel幾乎能為用戶做到他們在整理錶格時想做的一切。例如,我們需要查看或應用數據,可以利用Excel 中提供的 查找功能快速定位到需要查看的數據;可以使用條件格式功能快速標識 齣錶格中具有指定特徵的數據,而不必肉眼逐行識彆,如圖1-1 所示;可以使用數據有效性功能限製單元格中可以輸入的內容範圍;對於復雜的數據,還可以使用分級顯示功能調整錶格的閱讀方式,既能查看明細數據,又可獲得匯總數據,如圖 1-2 所示。
Excel 2016 完全自學教程 是一本旨在幫助用戶係統掌握 Microsoft Excel 2016 強大功能的實用指南。本書內容豐富,涵蓋瞭從基礎操作到高級技巧的方方麵麵,旨在讓讀者能夠獨立學習並精通 Excel 的各項應用,提升工作效率,解決實際問題。 核心理念與目標讀者 本書的核心理念是“完全自學”。我們理解許多用戶在學習新軟件時,希望能夠循序漸進,自主安排學習進度,並且在遇到問題時能夠找到清晰易懂的解答。因此,本書的設計充分考慮瞭自學者的需求,力求內容條理清晰,講解深入淺齣,配以豐富的圖文示例,讓學習過程更直觀、更高效。 本書的目標讀者群體非常廣泛,包括但不限於: 初學者: 對 Excel 一無所知,或者僅有零散瞭解,希望從零開始係統學習 Excel 的用戶。 基礎用戶: 已經掌握 Excel 的基本操作,但想深入理解其功能,提升數據處理和分析能力的職場人士。 學生: 需要在學習、研究或畢業設計中處理大量數據的學生群體。 各類從業人員: 無論您是財務人員、人事專員、市場分析師、項目經理,還是任何需要處理錶格數據、進行統計分析的崗位,都能從本書中受益。 尋求效率提升者: 希望通過掌握 Excel 技巧,自動化重復性工作,提高工作效率的個人。 本書內容亮點與結構 本書以“完全掌握 Excel 2016”為目標,精心組織瞭以下主要內容模塊,每個模塊都力求詳實、實用、易於理解: 第一部分: Excel 2016 入門與基礎操作 本部分將帶領讀者走進 Excel 2016 的世界,建立起堅實的基礎。 Excel 2016 界麵導覽: 詳細介紹 Excel 2016 的Ribbon(功能區)、快速訪問工具欄、工作錶、單元格、公式欄等核心組成部分,幫助讀者快速熟悉軟件環境。 創建與保存工作簿: 學習如何新建空白工作簿、從模闆創建工作簿,以及各種保存方式(保存、另存為、不同格式保存)的重要性與技巧。 單元格與工作錶操作: 深入講解如何輸入、編輯、復製、粘貼、刪除單元格內容,如何進行查找與替換,以及如何插入、刪除、重命名、移動、復製工作錶。 設置單元格格式: 掌握對齊方式、數字格式(數值、貨幣、百分比、日期等)、字體、邊框、填充顔色等基礎格式設置,以及條件格式的高級應用,使數據呈現更清晰、更具可讀性。 數據輸入與編輯技巧: 學習自動填充、填充柄的使用,以及文本、數字、日期等不同數據類型的輸入規則和技巧,提高數據錄入效率。 第二部分: 數據處理與管理 本部分將聚焦於 Excel 在數據處理和管理方麵的核心功能,讓讀者能夠高效地組織和清洗數據。 排序與篩選: 掌握多條件排序、自定義排序,以及文本篩選、數字篩選、日期篩選、顔色篩選等多種篩選方式,快速找到所需數據。 數據有效性: 學習設置數據有效性規則,限製單元格輸入,確保數據的準確性和一緻性,避免錯誤數據錄入。 分列與閤並: 學習如何將文本文件中的數據按分隔符分列到不同單元格,以及如何將多個單元格的數據閤並成一個。 刪除重復項: 掌握快速查找並刪除工作錶中重復數據的方法,保持數據整潔。 凍結窗格與拆分窗口: 學習如何凍結首行、首列或指定行/列,方便在滾動查看大量數據時保持標題可見,以及如何拆分窗口,同時查看工作錶的不同區域。 數據透視錶基礎: 介紹數據透視錶的概念、創建步驟,如何將大量零散數據進行匯總、分析和呈現,是進行數據分析的強大工具。 第三部分: 公式與函數精通 公式和函數是 Excel 的靈魂,本部分將係統講解 Excel 中最常用、最強大的公式和函數。 公式基礎: 理解 Excel 公式的基本語法,包括運算符、引用(相對引用、絕對引用、混閤引用)的重要性。 常用函數詳解: 數學與三角函數: SUM, AVERAGE, MAX, MIN, ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN, INT, TRUNC 等。 邏輯函數: IF, AND, OR, NOT, IFERROR 等,用於實現條件判斷和結果控製。 文本函數: LEFT, RIGHT, MID, LEN, FIND, SEARCH, SUBSTITUTE, REPLACE, CONCATENATE (或 &), TEXT 等,用於處理和轉換文本數據。 日期與時間函數: TODAY, NOW, YEAR, MONTH, DAY, DATE, TIME, DATEDIF, NETWORKDAYS 等,用於處理日期和時間運算。 查找與引用函數: VLOOKUP, HLOOKUP, INDEX, MATCH, OFFSET, INDIRECT 等,實現跨錶查找和動態引用,是數據關聯的關鍵。 統計函數: COUNT, COUNTA, COUNTBLANK, SUMIF, AVERAGEIF, COUNTIF, SUMIFS, AVERAGEIFS, COUNTIFS 等,用於按條件進行統計分析。 財務函數: PV, FV, PMT, RATE, NPER 等,用於簡單的財務計算。 數組公式: 介紹數組公式的概念、輸入方法以及其在復雜計算中的強大應用,如SUMPRODUCT等。 公式審計: 學習如何使用公式求值、追蹤引用、追蹤依賴關係,以及錯誤檢查,幫助定位和解決公式問題。 第四部分: 數據可視化與圖錶製作 清晰直觀的圖錶是呈現數據分析結果的最佳方式,本部分將帶領讀者掌握 Excel 的圖錶功能。 圖錶類型選擇: 介紹柱形圖、條形圖、摺綫圖、餅圖、散點圖、麵積圖、雷達圖等常用圖錶類型,以及它們的適用場景。 創建與編輯圖錶: 學習如何快速生成圖錶,以及對圖錶的各個元素進行詳細編輯,包括圖錶標題、坐標軸、數據係列、圖例、數據標簽等。 美化圖錶: 掌握圖錶樣式的應用、顔色填充、綫條樣式、添加文本框、形狀等,使圖錶更具專業性和吸引力。 組閤圖與次坐標軸: 學習創建包含多種圖錶類型(如柱狀圖與摺綫圖組閤)以及使用次坐標軸,以更清晰地展示不同量級的數據關係。 動態圖錶基礎: 簡單介紹如何結閤數據透視錶或控件創建簡單的動態圖錶。 第五部分: 數據分析與建模 本部分將深入挖掘 Excel 的高級數據分析能力,幫助讀者進行更復雜的分析和預測。 數據透視錶高級應用: 深入講解數據透視錶的字段列錶操作、篩選、切片器、日程錶,以及計算字段、計算項的應用,實現多維度、深層次的數據分析。 數據分析工具: 介紹 Excel 內置的“分析工具庫”,包括迴歸分析、方差分析、相關分析、移動平均等統計分析工具。 模擬運算(What-If Analysis): 講解單變量求解、模擬運算錶(數據錶)和方案管理器,用於探索不同參數對結果的影響,輔助決策。 基本預測: 介紹使用趨勢綫和指數平滑法進行簡單的數據預測。 第六部分: 宏與 VBA 基礎(進階) 對於希望進一步自動化操作的用戶,本部分提供瞭宏和 VBA 的入門知識。 宏錄製與運行: 學習如何錄製宏來自動化重復性任務,以及如何運行和管理宏。 VBA 編輯器: 介紹VBA(Visual Basic for Applications)編輯器界麵,理解簡單VBA代碼的概念。 基礎 VBA 語句: 學習如何使用簡單的VBA語句,如 MsgBox, InputBox, Range, Cells 等,並演示如何通過編寫簡單的宏來操作Excel。 第七部分: Excel 實踐案例與技巧 理論知識需要通過實踐來鞏固,本部分提供瞭一些貼近實際工作場景的綜閤案例。 工資錶管理: 結閤函數和格式設置,創建功能完善的工資條。 銷售數據分析: 使用數據透視錶和圖錶分析銷售業績。 庫存管理: 利用公式和數據有效性管理庫存。 費用報銷統計: 整閤各種函數實現自動化報銷統計。 學生成績管理: 分析考試成績,生成排名和統計報告。 數據清理與整理實例: 演示如何運用各種技巧解決實際數據中的髒亂問題。 本書特色 循序漸進的結構: 從基礎到高級,層層遞進,確保讀者能夠逐步建立知識體係。 海量圖文示例: 大量配圖,將操作步驟可視化,讓學習過程更直觀。 實用性強: 內容緊密結閤實際工作需求,所學即所用。 強調理解: 不僅教授“怎麼做”,更注重講解“為什麼這麼做”,幫助讀者深入理解原理。 附帶練習文件: (假設)部分章節提供配套練習文件,供讀者動手實踐,鞏固所學。 總結與提示: 每章末尾都有總結,突齣重點,並提供“經驗之談”或“注意事項”,幫助讀者規避常見錯誤。 學習建議 為瞭最大限度地發揮本書的學習效果,我們建議讀者: 1. 動手實踐: Excel 是一個實踐性很強的軟件,請務必跟著書中的示例一步步操作。 2. 反復練習: 對於重要的概念和函數,多進行幾次練習,直到熟練掌握。 3. 舉一反三: 在學習瞭某個功能後,嘗試將其應用到自己工作或學習中遇到的實際問題上。 4. 利用幫助文檔: Excel 內置瞭強大的幫助係統,遇到不理解的函數或功能,可以查閱幫助文檔。 5. 交流與探索: 如果有條件,可以與其他學習者交流經驗,或者在遇到問題時積極尋求解決方案。 通過閱讀《Excel 2016 完全自學教程》,您將不再僅僅是 Excel 的使用者,而是能夠駕馭它,讓它成為您在數據處理、分析和信息管理領域強大的助手,顯著提升您的工作效率和解決問題的能力。