电子文件管理--电子文件与证据保留 9787030254825 pdf epub mobi txt 电子书 下载 2025

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刘家真 著

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• 电子文件
• 文件管理
• 证据保留
• 电子证据
• 数字化
• 档案管理
• 信息管理
• 法律
• 技术
• 合规

店铺： 广影图书专营店

出版社： 科学出版社

ISBN：9787030254825

商品编码：29641430088

包装：平装

出版时间：2009-09-01

基本信息

书名:电子文件管理--电子文件与证据保留

定价：32.00元

售价：23.4元,便宜8.6元,折扣73

作者:刘家真

出版社：科学出版社

出版日期：2009-09-01

ISBN：9787030254825

字数：

页码：

版次：1

装帧：平装

开本：16开

商品重量：0.522kg

编辑推荐

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内容提要

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本书围绕电子文件生命周期，紧密联系理论与实践，论述了办公自动化系统及其他网络环境中的电子文件管理，并重点论述需要长期保存的电子文件的管理策略与技术解决方案。深入浅出地论述了电子文件管理的基本理论与基本方法，特别是如何创建合格的业务管理系统与文件管理系统，如何保留重要数据并长期保证其价值完整，以及文件管理的工具开发等。本书特别注意吸收国内外成熟的理论与专业经验，使其可能用于指导我国电子文件管理的实践，例如电子文件管理系统的功能需求、元数据的创建与质量管理等。本书还引用了大量标准、法规与实例。
本书配有“电子文件管理实例剖析”多媒体光盘，特别适于电子管理的系统开发。本书适合高等院校用于教学工作，也适合IT公司用于系统设计参考以及文件管理人员用作方法指导。

目录

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作者介绍

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刘家真，武汉大学信息管理学院/政治与公共管理学院博士生导师，教授；国家精品课程“电子文件管理”的负责人。主持国家自然科学基金3项，与企业及合作项目8项。主编学术著作13部，其中与电子文件与电子政务相关的有：《中外电子政务研究案例》（高等教育出版社，2008

文摘

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序言

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知识的守护者：探索信息时代的文件生命周期与价值链 在这个信息爆炸、数字化浪潮席卷一切的时代，我们每天都在产生、接收、处理和存储海量的电子文件。从重要的合同协议、精密的技术设计，到日常的邮件往来、个人照片，电子文件早已渗透到我们工作和生活的方方面面。然而，有多少人真正思考过这些文件背后隐藏的价值？它们从何而来，又将去往何处？在数字世界的汪洋大海中，如何才能确保这些信息资产的安全、可靠，并能被有效利用，甚至在关键时刻成为强有力的证据？ 本书并非直接阐述某一本具体的著作，而是试图搭建一个宏观的认知框架，深入剖析“电子文件”这一核心概念在当今社会中的多重维度。我们将一同踏上一段探索之旅，从电子文件的诞生伊始，追溯其生命周期的每一个环节，揭示其作为“数字证据”的重要价值，并展望其在未来信息管理中的无限可能。 一、 电子文件的诞生与演进：从比特到信息的跃升 电子文件的概念，可以追溯到计算机科学的黎明时期。最初，它可能仅仅是存储在磁带上的二进制数据，是冰冷的0和1的组合。但随着技术的发展，尤其是个人电脑的普及、互联网的诞生和移动设备的兴起，电子文件变得越来越丰富、多样，也越来越易于创建和传播。 形式的多样化： 如今，电子文件的形式早已突破了单纯的文本和图片。我们拥有文档（如Word、PDF）、表格（如Excel）、演示文稿（如PowerPoint）、图像（如JPEG、PNG）、音频（如MP3、WAV）、视频（如MP4、AVI）、数据库文件、网页文件、源代码、CAD图纸，甚至是以太坊上的智能合约和区块链上的数字资产。每一种形式的电子文件，都承载着特定的信息，反映了不同的创作意图和使用场景。 创建方式的变革： 过去，文件的创建往往需要专业的工具和技能。而现在，智能手机上的应用、云端协作平台、自动化流程，使得任何人都能在各种场景下轻松创建和编辑电子文件。这种便捷性极大地加速了信息生成的速度，也对文件的管理提出了新的挑战。 互联互通的特性： 电子文件的最大特点之一在于其强大的互联互通能力。通过网络，我们可以轻松地共享、传输和访问文件，打破了地域和时间的限制。然而，这种便捷性也伴随着风险，如数据泄露、未经授权的访问和恶意篡改。 二、 电子文件的生命周期：从生成到归档的完整旅程 一个电子文件从诞生到最终消亡（或被永久保存），会经历一系列的阶段，这个过程被称为电子文件的生命周期。理解和管理好这个生命周期，是确保电子文件价值和安全的关键。 创建与采集： 这是电子文件的起点。无论是通过键盘输入、扫描、录音、拍照，还是从其他系统导入，文件的创建是信息转化为数字形式的第一步。在此阶段，确保文件的原始性和准确性至关重要。 使用与处理： 文件被创建后，便进入了使用阶段。这包括阅读、编辑、转发、批注、审批等各种操作。在这个过程中，文件的版本控制、权限管理、协作流程都需要得到妥善处理，以避免混乱和错误。 存储与检索： 电子文件需要被安全地存储起来，并能在需要时快速找到。这涉及到文件命名规则、分类体系、存储介质的选择（本地硬盘、服务器、云存储）、备份策略以及强大的检索工具。 共享与传输： 文件的共享和传输是信息流通的必要环节。通过电子邮件、即时通讯工具、云盘、文件传输协议（FTP）等方式，文件得以在不同的人员和系统之间流转。在此过程中，加密、访问控制和传输安全尤为重要。 归档与保留： 并非所有文件都需要永久保存，但对于具有长期价值、法律效力或历史意义的文件，则需要进行归档处理。这通常涉及将文件迁移到长期存储介质，并建立有效的元数据和索引，以便未来能够方便地检索。 销毁： 当文件的保存期限届满，或不再具有任何价值时，就需要进行安全可靠的销毁，以防止信息泄露。这需要采用符合安全标准的方法，确保文件内容被彻底清除。 三、 电子文件与数字证据：法律与信任的基石 在法律、商业和社会活动中，电子文件的重要性日益凸显，尤其当它们被视为“电子证据”时。电子证据的有效性，直接关系到案件的审判结果、商业纠纷的解决，以及个人权利的保障。 证据的构成要素： 要使一个电子文件能够被采信为证据，通常需要满足一定的条件，例如： 真实性： 文件内容是否真实反映了事实？ 关联性： 文件内容是否与待证事实有关联？ 合法性： 文件的获取和保存是否符合法律规定？ 完整性： 文件是否被篡改、删除或缺失重要部分？ 可信度： 文件的来源、形成过程是否可信？ 证据链的构建： 在法律实践中，电子证据的有效性往往需要构建完整的证据链。这包括记录文件的创建时间、修改历史、访问记录、存储介质等，以证明文件的原始状态和未被篡改。 电子证据的挑战： 电子文件的易复制、易修改、易删除的特性，给电子证据的固定和保全带来了巨大的挑战。因此，专业的证据保全技术和规范的证据处理流程显得尤为重要。例如，使用哈希算法对文件进行校验，确保其完整性；采用时间戳服务，证明文件的生成时间；对存储介质进行镜像复制，保留原始数据。 法律法规的演进： 随着电子证据的广泛应用，世界各国和地区都在不断完善相关的法律法规，明确电子证据的采信标准和处理程序，以适应数字时代的司法需求。 四、 电子文件管理的挑战与策略：构建信息时代的“保险箱” 面对海量的电子文件和日益增长的风险，有效的电子文件管理成为组织和个人必须面对的课题。 安全风险： 数据泄露、网络攻击、勒索软件、内部人员滥用等，都是电子文件安全面临的严峻挑战。 合规性压力： 各行各业都需要遵守日益严格的数据保护法规，如GDPR、CCPA等，否则将面临巨额罚款和声誉损失。 管理效率低下： 文件杂乱无章、难以查找、版本混乱，都会极大地影响工作效率。 成本控制： 存储、备份、安全防护等都需要投入大量的成本，如何优化资源配置，降低管理成本，也是一个重要的考量。 为了应对这些挑战，我们需要构建一套完善的电子文件管理体系，包括： 建立清晰的文件管理策略和制度： 明确文件的分类、命名、存储、访问、保留和销毁的规范。 采用先进的技术手段： 文档管理系统（DMS）/企业内容管理（ECM）系统： 提供集中的文件存储、版本控制、权限管理、工作流审批等功能。 数据加密技术： 对敏感文件进行加密，防止未经授权的访问。 访问控制与身份认证： 严格控制用户对文件的访问权限。 安全审计与监控： 记录文件的所有操作，以便追踪和追溯。 备份与灾难恢复： 制定完善的备份策略，确保数据在意外情况下能够恢复。 电子存证与时间戳服务： 在关键文件上进行存证，固定证据，证明其真实性和完整性。 加强人员培训与意识提升： 确保所有员工都了解电子文件管理的重要性，并遵守相关的安全规定。 定期评估与优化： 随着技术的发展和业务的变化，定期评估电子文件管理体系的有效性，并进行必要的优化。 五、 展望未来：智能化的电子文件管理与信息价值的无限挖掘 随着人工智能、大数据、区块链等技术的飞速发展，电子文件的管理方式也将迎来深刻的变革。 智能化检索与分析： AI技术能够更智能地理解文件内容，实现更精准的搜索，甚至能够自动提取关键信息，进行内容分析和洞察。 自动化工作流： AI和自动化工具将能够自动处理文件的分类、归档、审批等流程，大幅提升管理效率。 区块链与电子存证： 区块链的不可篡改性和去中心化特性，将为电子证据的保全提供更强大的技术保障。 数据驱动的决策： 通过对海量电子文件数据的分析，企业和组织能够获得更深入的洞察，从而做出更明智的决策。 总而言之，电子文件不再仅仅是冰冷的数据，它们承载着信息、知识、价值，甚至是法律的基石。理解电子文件的生命周期，掌握其作为数字证据的特性，并运用科学的管理方法，才能在信息时代真正地守护好我们的数字资产，挖掘其潜在的巨大价值。这趟探索之旅，关乎效率，关乎安全，更关乎信任与未来。

评分☆☆☆☆☆

我发现这本书的实用性简直爆棚，它不仅仅停留在理论层面，而是大量融入了实操层面的指导和建议。作者显然是结合了大量的实战经验，在关键环节提出了很多“过来人”才会知道的陷阱和应对策略。特别是一些关于流程优化和风险规避的章节，简直就像一份现成的操作手册，我已经开始尝试将书中的一些建议步骤应用到我当前的工作流程中去，收效显著。与其他同类书籍相比，这本书的优势在于它的“可操作性”极强，它没有提供一些高不可攀的理想化方案，而是聚焦于在现有资源和限制条件下，如何实现最佳的改进效果。我特别喜欢它在讨论工具和技术选型时的客观态度，作者没有偏袒任何一家厂商或特定的软件平台，而是从原理和兼容性的角度出发，指导读者如何做出最适合自己的决策，这种中立和深思熟虑的态度，让我对其推荐的观点更加信服和依赖。

评分☆☆☆☆☆

这部书的装帧设计真是让人眼前一亮，封面那种沉稳又不失现代感的蓝色调，搭配上清晰有力的书名排版，一下子就抓住了我的注意力。内页纸张的质感也相当不错，拿在手里分量适中，翻阅起来非常顺手，即便是长时间阅读也不会觉得眼睛特别疲劳。我特别欣赏作者在章节划分上的用心，逻辑性极强，从基础的概念梳理到深入的实战案例分析，层层递进，让人感觉每翻开一页都在知识体系中向前迈进了一大步。尤其是图表的运用，那些复杂的流程图和对比表格，用最简洁明了的方式呈现了深奥的理论，对于我这种需要快速掌握核心要点的读者来说，简直是福音。这本书的排版间距和字体大小都经过了精心的设计，即便是灯光不佳的环境下阅读，也能保持良好的舒适度。而且，书脊的装订也非常牢固，让人感觉这是一本可以长期珍藏和反复翻阅的工具书，而不是那种读完就束之高阁的快消品。总的来说，从拿到书的第一刻起，我就感受到了出版方对品质的坚持，这对于一本专业性书籍来说，无疑是加分项，它让阅读体验从内容本身延伸到了物理感受的层面，非常到位。

评分☆☆☆☆☆

这本书的叙述风格非常独特，它不像传统教科书那样刻板僵硬，反而带有一种与读者进行深度对话的亲切感。作者似乎非常擅长将复杂的、抽象的概念“具象化”，通过一些生活中的类比或者精心构建的微型场景，让原本晦涩难懂的原理变得生动起来，读起来一点也不觉得枯燥。比如说，在解释某一核心机制时，作者没有直接给出公式，而是先描述了一个“模拟的困境”，让读者先在思维中体验到这种机制产生的必要性，然后水到渠成地引出解决方案，这种“问题先行”的叙述技巧，极大地增强了阅读的代入感和参与感。行文流畅自然，用词精准到位，既保持了专业书籍应有的严肃性，又避免了过于文绉绉的拗口表达，读起来非常“过瘾”。我常常发现自己会不自觉地加快阅读速度，因为每一段文字似乎都在催促着我赶紧了解下一个精彩的论点，这种阅读的“节奏感”在专业书籍中是很难得的体验。

评分☆☆☆☆☆

这本书的内容深度和广度都超出了我的预期，读完后感觉对整个领域的认知都被刷新了。作者在阐述理论时，那种严谨的学术态度和扎实的理论基础展现得淋漓尽致，引用的参考文献和案例都极具代表性和权威性，绝非泛泛而谈。我尤其欣赏其中关于前沿趋势的探讨部分，作者并没有停留在已有的成熟体系中打转，而是大胆地对未来可能出现的挑战和机遇进行了富有洞察力的预测，这对于我们这些身处行业前沿，需要前瞻性布局的人来说，价值不可估量。书中对于概念的界定非常精确，避免了许多同类书籍中常见的术语混淆和定义模糊的问题，使得我在理解复杂系统运作逻辑时，能够迅速抓住问题的核心。另外，作者似乎非常懂得读者的学习路径，它没有急于抛出复杂的模型，而是先用通俗易懂的语言铺垫基础，待我们完全理解了基本逻辑后，才开始引入高阶的分析框架，这种循序渐进的处理方式，极大地降低了学习曲线的陡峭程度，让人学起来信心十足。

评分☆☆☆☆☆

这本书的结构设计显示出作者极高的组织能力和对知识脉络的清晰把控。全书的逻辑链条非常完整，从宏观的战略部署到微观的操作细节，每一个部分的衔接都像是精密机械中的齿轮，咬合得天衣无缝，没有出现逻辑跳跃或内容重复的情况。我个人认为，评价一本专业书籍的价值，很大程度上要看它能否帮助读者建立起一个完整、系统的知识框架，而这本书在这方面做得尤为出色。它像一张详尽的地图，在阅读过程中，我感觉自己对整个领域的全貌有了前所未有的清晰认知，各个知识点不再是孤立的碎片，而是有机地被组织在一个逻辑严密的网格之中。这种系统性的梳理能力，对于需要向管理层汇报或进行跨部门沟通的我来说，至关重要，因为它让我能够清晰、有条理地阐述复杂的专业问题，提升了我的专业沟通效率和权威性。这本书的价值，在于它不仅传授了知识，更重要的是，它提供了一种高效、系统的思维方式。