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微软公司的Office是市面上使用非常广泛的办公软件之一,Office 2016是微软在2015年推出的新版办公软件集合,新版本在保持以往版本强大功能的基础上,又增加了许多新功能,深受广大用户的喜爱。
《中文版Office 2016三合一办公基础教程》以案例为引导,系统并全面地讲解了Office 2016中Word、Excel、PowerPoint三个常用组件的办公技能。内容包括Word 2016办公文档的录入、编辑与排版技能,Excel 2016电子表格的编辑、数据计算、统计与分析相关技能,PowerPoint 2016幻灯片的创建、编排、动画设置及放映设置等技能。本书的第12章是综合案例,通过本章内容的学习,可以提高学生的Office办公应用的综合实战技能。
全书内容安排由浅入深,语言写作通俗易懂,实例题材丰富多样,每个操作步骤的介绍都清晰准确。特别适合广大职业院校及计算机培训学校作为相关专业的教材用书,同时也适合作为广大Office 2016初学者、商务办公爱好者的学习参考书。
内容简介
《中文版Office 2016三合一办公基础教程》介绍了Word 2016、Excel 2016和PowerPoint 2016的相关知识和应用方法。内容包括基本文档的制作、文档的美化、页面版式的设计、文档的审阅与处理、Excel 20016的基本操作、输入和编辑数据、流程图的制作、公式与函数的应用、基本幻灯片的制作、幻灯片的美化、设置幻灯片的动画与交互效果、幻灯片的放映幻灯片的打印与发布、Office组件的协同应用、辅助工具和使用手机移动办公等。
目录
第1章 初识Office 2016
1.1 了解Office 2016新特色 2
1.1.1 Word 2016新增功能 2
1.1.2 Excel 2016新增功能 2
1.1.3 PowerPoint 2016新增功能 4
1.1.4 其他新增功能 4
1.2 认识Office 2016常用组件的界面 5
1.2.1 Word 2016的操作界面 5
1.2.2 Excel 2016的操作界面 6
1.2.3 PowerPoint 2016的操作界面 7
课堂范例—将常用工具按钮添加到快速访问工具栏 8
1.3 Office 2016常用组件的共性操作 9
1.3.1 新建文档 9
1.3.2 保存文档 10
1.3.3 打开文档 11
1.3.4 关闭文档 12
课堂范例—将Word文档保存为PDF格式的文档 13
课堂问答 13
问题1:如何对文档进行加密保存? 13
问题2:如何将文档保存为低版本的兼容模式? 14
问题3:如何更改文档的默认保存路径? 14
知识能力测试 15
第2章 Word文本录入与编辑
2.1 输入文本 18
2.1.1 定位光标 18
2.1.2 输入文本内容 18
2.1.3 在文档中插入符号 19
课堂范例—删除文本 20
2.2 选择文本 21
2.2.1 定位光标选择部分文本 21
2.2.2 选择整篇文本 22
2.3 移动和复制文本 23
2.3.1 移动文本 23
2.3.2 复制文本 23
2.3.3 使用剪贴板 24
课堂范例—无格式粘贴复制的文本 25
2.4 查找和替换文本 26
2.4.1 查找文本 26
2.4.2 替换文本 28
课堂范例—快速替换多余空行 28
2.5 撤销与恢复操作 30
2.5.1 撤销操作 30
2.5.2 恢复操作 30
2.5.3 重复操作 30
课堂问答 31
问题1:如何让英文在单词中间换行? 31
问题2:如何输入上标或下标? 31
问题3:如何一次性清除所有格式? 31
上机实战—制作通知 31
同步训练—制作公司制度文档 33
知识能力测试 35
第3章 文档格式设置
3.1 设置字体格式 38
3.1.1 设置字体和字号 38
3.1.2 设置字形 39
3.1.3 设置字符间距 41
课堂范例—设置特大号字体 42
3.2 设置段落格式 43
3.2.1 设置段落缩进 43
3.2.2 设置对齐方式 44
3.2.3 设置段间距和行间距 45
课堂范例—设置首字下沉 46
3.3 设置项目符号和编号 47
3.3.1 添加编号 47
3.3.2 添加项目符号 48
3.4 页面设置 50
3.4.1 设置纸张大小和方向 50
3.4.2 设置页边距 51
3.4.3 设置分栏 52
课堂范例—添加页面水印 53
3.5 页眉和页脚设置 54
3.5.1 插入页眉和页脚 54
3.5.2 插入页码 55
课堂范例—设置不连续页码 56
课堂问答 57
问题1:如何使用“格式刷”? 57
问题2:如何设置奇偶页不同的页眉和页脚? 57
问题3:如何添加页面边框? 58
上机实战—制作员工守则 58
同步训练—制作邀请函 60
知识能力测试 64
第4章 图文混排和表格制作
4.1 使用图片 66
4.1.1 插入图片 66
4.1.2 裁剪图片 66
4.1.3 调整图片大小和旋转图片 68
4.1.4 设置图片效果 69
课堂范例—插入屏幕截图 70
4.2 使用自选图形 72
4.2.1 绘制自选图形 72
4.2.2 更改图形形状和颜色 72
4.2.3 为图形添加文字 75
课堂范例—将多个图形组合在一起 75
4.3 使用艺术字 77
4.3.1 插入艺术字 77
4.3.2 编辑艺术字 78
4.4 使用文本框 79
4.4.1 插入文本框 79
4.4.2 设置文本框效果 80
课堂范例—设置文本框背景色和边框 81
4.5 使用SmartArt图形 83
4.5.1 插入SmartArt图形 83
4.5.2 编辑SmartArt图形 83
课堂范例—在SmartArt图形中添加和删除形状 84
4.6 使用表格 85
4.6.1 插入表格 85
4.6.2 编辑表格 87
4.6.3 美化表格 88
课堂范例—自定义表格边框和底纹 90
课堂问答 91
问题1:如何为纯色图片去除背景色? 91
问题2:如何改变文本框和文本重叠状态? 91
问题3:快速将文本内容转换为表格? 92
上机实战—制作VIP顾客信息表 92
同步训练—制作失物招领启事 96
知识能力测试 100
第5章 Excel基本操作
5.1 工作表的基本操作 102
5.1.1 插入与删除工作表 102
5.1.2 重命名工作表 103
5.1.3 移动或复制工作表 103
5.1.4 隐藏和显示工作表 104
课堂范例—拆分和冻结工作表 105
5.2 输入和编辑数据 106
5.2.1 输入数据 106
5.2.2 修改单元格内容 108
5.2.3 撤销与恢复数据 108
5.2.4 查找与替换数据 109
课堂范例—快速填充数据 110
5.3 行和列的基本操作 111
5.3.1 插入行或列 111
5.3.2 调整行高或列宽 112
5.3.3 移动和复制行与列 113
5.3.4 删除行或列 113
5.4 单元格的基本操作 114
5.4.1 选择单元格 114
5.4.2 插入单元格 115
5.4.3 移动与复制单元格 116
5.4.4 合并与拆分单元格 117
5.4.5 删除单元格 117
课堂范例—为单元格添加批注 118
5.5 设置单元格格式 119
5.5.1 设置字体格式 119
5.5.2 设置数据格式 120
5.5.3 设置单元格边框和底纹 120
课堂范例—设置重复值条件格式 122
5.6 套用样式 124
5.6.1 套用单元格样式 124
5.6.2 套用工作表样式 124
课堂范例—自定义单元格样式 125
课堂问答 127
问题1:如何更改工作表的标签颜色?127
问题2:如何防止他人修改或查看工作表? 127
问题3:如何快速打开常用文档? 127
上机实战—制作员工信息表 127
同步训练—制作费用报销单 130
知识能力测试 132
第6章 Excel公式和函数基础
6.1 公式的使用 135
6.1.1 了解运算符 135
6.1.2 输入公式 135
6.1.3 复制公式 137
6.1.4 删除公式 137
课堂范例—使用数组公式 138
6.2 单元格引用 138
6.2.1 相对引用 138
6.2.2 绝对引用输入公式 139
6.2.3 混合引用 140
课堂范例—引用其他工作簿中的单元格 140
6.3 使用函数计算数据 141
6.3.1 认识函数 141
6.3.2 输入函数 142
6.3.3 使用嵌套函数 144
6.4 常用函数的使用 145
6.4.1 使用DAYS360函数根据生日计算年龄 145
6.4.2 使用COUNTIFS函数计算符合分数范围的人数 146
6.4.3 使用FV函数计算投资的未来值 147
6.4.4 利用CONCATENATE函数合并电话号码的区号和号码 148
课堂范例—计算个人所得税 148
课堂问答 149
问题1:如何将公式计算结果转换为数值? 149
问题2:如何快速显示工作表中所有公式? 150
问题3:将数据区域转变为列表? 150
上机实战—制作现金流水表 150
同步训练—制作销售日报表 152
知识能力测试 156
第7章 分析和管理Excel数据
7.1 数据排序 159
7.1.1 单条件排序 159
7.1.2 多条件排序 160
7.1.3 按汉字笔画排序 161
课堂范例—自定义排序 162
7.2 数据分析 163
7.2.1 自动筛选 163
7.2.2 高级筛选 165
7.2.3 自定义筛选 167
7.3 分类汇总 168
7.3.1 简单分类汇总 168
7.3.2 高级分类汇总 169
7.3.3 隐藏与显示汇总结果 170
课堂范例—嵌套分类汇总 171
课堂问答 172
问题1:如何取消汇总数据的分类显示? 172
问题2:可以按单元格颜色进行排序吗? 173
问题3:如何将数据区域转变为列表?173
上机实战—分析采购明细表 173
同步训练—分析销售报表 175
知识能力测试 178
第8章 使用Excel图表
8.1 创建与编辑图表 181
8.1.1 认识图表 181
8.1.2 创建图表 182
8.1.3 调整图表大小和位置 183
8.1.4 修改图表数据 184
8.1.5 更改数据源 184
8.1.6 添加并设置图表标签 185
课堂范例—创建组合图表 186
8.2 定制图表外观 187
8.2.1 设置图表布局 187
8.2.2 设置图表文字 187
8.2.3 设置图表背景 188
课堂范例—自定义图表模板 188
8.3 使用迷你图 189
8.3.1 创建迷你图 189
8.3.2 更改迷你图类型 191
8.3.3 突出显示数据点 191
课堂范例—设置迷你图样式 192
课堂问答 193
问题1:如何快速撤销对图表设置的所有格式? 193
问题2:如何突出显示柱形图中的某一柱形? 193
问题3:如何更改条形图表排列顺序?193
上机实战—制作销售业绩分析图 193
同步训练—制作库存成本分析图 195
知识能力测试 198
第9章 PowerPoint基本操作
9.1 幻灯片的基本操作 200
9.1.1 选择幻灯片 200
9.1.2 添加和删除幻灯片 200
9.1.3 移动和复制幻灯片 202
课堂范例——将幻灯片组织为逻辑节 203
9.2 在幻灯片中输入文字 204
9.2.1 使用文本框 204
9.2.2 添加艺术字 206
9.2.3 编辑艺术字 206
9.3 设计幻灯片的基本操作 207
9.3.1 设置幻灯片主题 207
9.3.2 自定义主题颜色和字体格式 208
9.3.3 设置幻灯片背景 209
课堂范例——在单个演示文稿应用多个主题 210
9.4 丰富幻灯片内容 211
9.4.1 使用图片 211
9.4.2 使用自选图形 212
9.4.3 使用图表 213
9.4.4 插入音频文件 214
课堂范例——插入视频文件 215
课堂问答 215
问题1:文本框可以旋转吗? 216
问题2:如何禁止标题自动调整文本大小? 216
问题3:如何对音频文件进行剪切? 216
上机实战——制作相册 216
同步训练——制作请柬 219
知识能力测试 222
第10章 幻灯片的动画和交互
10.1 设置幻灯片切换方式 225
10.1.1 选择幻灯片的切换效果 225
10.1.2 设置幻灯片切换方式 225
10.1.3 删除切换效果 226
10.2 设置幻灯片动画效果 226
10.2.1 添加动画效果 226
10.2.2 让对象沿轨迹运动 227
10.2.3 设置路径效果 228
课堂范例——制作动态黑板擦动画效果 229
10.3 设置幻灯片互动效果 230
10.3.1 设置超链接 230
10.3.2 插入动作按钮 232
10.3.3 设置触发点 233
课堂范例——制作连续闪烁的文字效果 234
课堂问答 235
问题1:如何设置超链接不变色? 235
问题2:如何删除添加的超链接? 235
问题3:如何设置电影字幕式效果? 235
上机实战——制作策划书 235
同步训练——制作公司宣传册 238
知识能力测试 241
第11章 放映与输出演示文稿
11.1 幻灯片的放映设置 244
11.1.1 设置幻灯片的放映方式 244
11.1.2 指定幻灯片的播放 244
11.1.3 使用排练计时放映 246
课堂范例——录制幻灯片旁白 246
11.2 幻灯片的放映控制 247
11.2.1 放映演示文稿 247
11.2.2 快速定位幻灯片 250
11.2.3 在放映过程中勾画重点 250
11.2.4 黑/白屏的使用 251
课堂范例——幻灯片演示时显示备注 251
11.3 演示文稿输出 252
11.3.1 将幻灯片输出为图形文件 252
11.3.2 将演示文稿制作为讲义 253
11.3.3 将演示文稿制作成视频文件 254
课堂范例——将演示文稿打包 255
课堂问答 257
问题1:放映幻灯片时可以隐藏声音图标吗? 257
问题2:可以在幻灯片中显示当前日期吗? 257
问题3:如何取消以黑屏结束放映 幻灯片? 257
上机实战——排练输出年度工作报告 257
同步训练——放映并创建旅游相册视频 259
知识能力测试 262
第12章 综合案例
12.1 使用Word制作调查问卷 264
12.2 使用Word制作名片 270
12.3 使用Excel制作工资条 277
12.4 使用Excel制作企业利润表 282
12.5 使用PPT制作节日卡片 288
12.6 使用PPT制作楼盘宣传手册 293
附录A Office常用快捷键
附录B 综合上机实训题
附录C 知识与能力总复习题1
附录D 知识与能力总复习题2(内容见光盘)
附录E 知识与能力总复习题3(内容见光盘)
掌握核心办公技能,解锁高效工作新篇章 在当今信息爆炸、节奏飞快的时代,精通办公软件已成为职场人士不可或缺的基本功。无论您是初入职场的新人,还是希望提升工作效率的资深人士,一套全面、系统、易懂的学习资源都能助您事半功倍。本书正是为您量身打造的办公软件技能提升指南,它将带您深入浅出地掌握现代办公的核心工具,让您在繁杂的数据处理、精美的演示文稿制作以及高效的文档编辑中游刃有余。 本书专注于提升您在以下几个关键领域的实际操作能力: 一、Excel:数据处理与分析的得力助手 Microsoft Excel,作为全球最受欢迎的电子表格处理软件,是数据分析、报表制作、财务核算、项目管理等工作的核心。本书将引导您从基础概念出发,逐步建立起对Excel强大功能的认知与运用能力。 入门与界面导航: 您将首先熟悉Excel的工作簿、工作表、单元格等基本构成,了解 Ribbon 菜单栏、公式栏、状态栏等关键界面元素,学会高效地在工作表中进行导航和数据录入。 数据输入与编辑: 掌握多种数据输入技巧,包括文本、数字、日期、时间等,学习如何进行数据的复制、粘贴、填充、查找与替换,以及如何利用数据有效性来规范数据输入,减少错误。 公式与函数: 这是Excel的灵魂所在。本书将系统讲解Excel的核心公式和常用函数,从基础的加减乘除运算,到逻辑函数(IF、AND、OR)、查找引用函数(VLOOKUP、HLOOKUP、INDEX、MATCH)、统计函数(SUM、AVERAGE、COUNT、MAX、MIN)、文本函数(LEFT、RIGHT、MID、CONCATENATE)以及日期时间函数,直至财务函数和工程函数。您将学会如何构建复杂公式,实现数据的自动计算与更新,极大地解放您的双手。 数据排序与筛选: 学习如何根据不同条件对数据进行排序,以便快速找到关键信息。掌握强大的筛选功能,包括自动筛选、高级筛选,让您精准地从海量数据中提取所需内容。 条件格式: 通过设置条件格式,让数据中的关键信息更加直观醒目。例如,根据数值大小、文本内容或日期等,自动改变单元格的字体、颜色、边框等,使报表一目了然。 图表制作: 数据可视化是信息传达的重要手段。本书将指导您创建各种类型的图表,如柱形图、折线图、饼图、散点图等,并学会如何自定义图表的样式、标题、坐标轴,使其更具表现力和说服力。 数据透视表与透视图: 这是Excel中最具颠覆性的数据分析工具之一。您将学会如何利用数据透视表快速汇总、分析和呈现大量数据,洞察数据背后的规律和趋势,并能将数据透视表转化为直观的透视图,增强数据解读能力。 数据验证与保护: 学习如何设置数据验证规则,限制用户输入,保证数据质量。同时,您也将掌握工作表和工作簿的保护技巧,防止他人误操作或恶意修改您的重要数据。 实用案例分析: 结合实际工作场景,通过一系列精心设计的案例,如销售业绩分析、成本核算、学生成绩管理、库存管理等,帮助您将所学知识融会贯通,解决实际问题。 二、Word:文档排版与信息呈现的专家 Microsoft Word是全球最广泛使用的文字处理软件,是撰写报告、论文、简历、合同、通知等各类文档的必备工具。本书将带您掌握Word的各项强大功能,让您的文档在内容和形式上都达到专业水准。 文档创建与编辑基础: 从新建文档、输入文本、段落设置(对齐、缩进、间距)开始,学习如何进行文字的复制、剪切、粘贴,以及查找与替换。 字体与段落格式化: 掌握字体样式(字号、字体、颜色、加粗、斜体)、段落格式(行距、段间距、首行缩进、悬挂缩进)的设置,以及项目符号和编号的运用。 样式应用: 学习如何使用和创建样式,统一文档的格式风格,提高排版效率,并使文档结构更加清晰。 分栏与页面布局: 掌握文本分栏,设置页边距、纸张方向、纸张大小,以及页眉页脚的添加与编辑,让文档版面布局更加专业。 插入对象: 学习如何插入图片、形状、文本框、表格,以及 SmartArt 图形,使文档内容更加丰富生动。 表格制作与美化: 详细讲解如何创建、编辑和美化表格,包括合并/拆分单元格、调整行高列宽、应用表格样式、设置单元格边框和底纹等。 项目符号与编号: 掌握多级列表的创建与管理,用于组织结构清晰的目录或步骤说明。 邮件合并: 这是一个非常实用的功能,可以帮助您根据一份主文档和一份数据源,批量生成个性化的信件、标签或信封,极大地节省了重复性工作的时间。 文档审阅与批注: 学习如何使用修订模式记录修改痕迹,以及如何添加和管理批注,便于多人协作审阅文档。 目录与索引: 掌握自动生成目录、图表目录、题注等功能,以及创建索引,使长文档的导航更加便捷。 长文档管理: 学习如何利用大纲视图、交叉引用、书签等功能,有效地管理和组织复杂的长文档。 排版技巧与效率提升: 分享更多排版细节和快捷操作技巧,让您的文档呈现出专业、美观的效果,并显著提升您的文档处理速度。 三、PowerPoint:演示文稿的艺术与科学 Microsoft PowerPoint是制作演示文稿的行业标准,无论是产品发布、学术报告、商务汇报还是教学授课,一套优秀的PPT都能有效地传达您的信息和思想。本书将引导您从零开始,制作出具有吸引力和影响力的演示文稿。 演示文稿基础: 熟悉PowerPoint的工作界面,了解幻灯片、占位符、幻灯片母版等核心概念。学会创建新演示文稿,插入、删除、复制和移动幻灯片。 文本与内容的添加: 掌握如何在幻灯片中添加文本框,并进行字体、字号、颜色、对齐等格式设置。 图形与图像处理: 学习如何插入和编辑图片,包括调整大小、裁剪、艺术效果、颜色校正等。掌握形状的绘制和组合,以及 SmartArt 图形的运用,使您的幻灯片更具视觉冲击力。 图表与表格的引入: 学习如何将Excel中的图表和表格直接导入PowerPoint,并进行格式化,使数据可视化更加清晰。 幻灯片母版与主题: 掌握如何使用幻灯片母版统一演示文稿的整体风格,包括背景、字体、颜色、占位符等,从而确保整个演示文稿的视觉一致性。 动画效果与切换: 学习如何为幻灯片元素添加进入、强调、退出等动画效果,以及为幻灯片设置过渡效果,使演示过程更加生动有趣,吸引观众注意力。 排练与计时: 掌握幻灯片排练功能,设置每张幻灯片的演讲时长,确保演示流程顺畅。 演示文稿的播放与打包: 学会如何进行演示文稿的播放,以及如何将演示文稿打包成演示文件(.ppsx)或导出为视频,方便分享和传播。 设计原则与美学: 除了技术操作,本书还将分享关于演示文稿设计的基本原则,如色彩搭配、字体选择、布局优化、信息层级等,帮助您制作出既专业又具美感的演示文稿。 实用案例演示: 通过一系列不同场景的案例,例如产品介绍PPT、培训课程PPT、年度总结PPT等,帮助您理解和应用PowerPoint的各项功能,提升演示效果。 本书特色: 体系化学习: 循序渐进,从基础到进阶,构建完整的知识体系。 实操导向: 强调动手实践,每一个功能都配有清晰的操作步骤和示例。 案例丰富: 结合真实工作场景,帮助您将所学应用于实际工作中。 语言通俗易懂: 避免专业术语的堆砌,用最简洁明了的语言解释复杂的概念。 提升效率: 不仅传授技能,更注重培养高效的工作方法。 无论您是学生、职场新人,还是希望在现有岗位上更进一步的专业人士,本书都将是您提升办公技能、拓展职业视野的理想选择。掌握这些核心的办公软件技能,您将能更自信地应对各种工作挑战,展现更专业的职业风采,从而在竞争激烈的现代职场中脱颖而出。现在就开始您的学习之旅,让办公软件成为您实现目标的强大助力!