電子辦公環境中文件管理原則與功能要求（中英雙語） pdf epub mobi txt 電子書 下載 2025

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國際檔案理事會 著，國際檔案理事會 編，王健 等 譯

圖書標籤:

• 電子辦公
• 文件管理
• 辦公自動化
• 信息管理
• 數字化辦公
• 雙語
• 中英
• OA
• 文檔管理
• 企業管理

齣版社： 中國人民大學齣版社

ISBN：9787300140957

版次：1

商品編碼：10959147

包裝：平裝

開本：16開

齣版時間：2012-01-01

用紙：膠版紙

頁數：219

正文語種：中文，英文

內容簡介

　　 《電子辦公環境中文件管理原則與功能要求（中英雙語）》係統、全麵、詳盡地闡釋瞭電子環境中文件管理的原則、電子文件管理係統的功能要求以及業務係統中文件管理的功能要求，旨在為電子辦公環境中用於生成和管理電子文件的軟件製定全球統一的原則規範、開發指南與功能要求。本書內容是國際檔案理事會近年來極為引人注目的成果之一，三個單元構成瞭國際標準化組織2010—2011年頒布的三個文件管理新國際標準ISO16175（1—3）《信息與文獻——電子辦公環境中文件管理原則與功能要求》。本書所呈現的研究成果是來自全球12個國傢的電子文件管理專傢集體智慧的結晶，高度集成瞭5項文件管理國際標準，11個國傢或司法區域的標準規範，12個已産生重大國際影響的項目研究成果，為我國實施電子文件國傢戰略、製定標準規範、開發電子文件管理閤規軟件提供瞭不可多得的，集專業性、前沿性、實用性於一體的研究成果。

作者簡介

王健，中國人民大學信息資源管理學院教授、中國人民大學電子文件中心研究員、教育部數據工程與知識工程實驗室研究員，馮惠玲教授率領的電子文件管理研究團隊的首批成員；國際信息資源管理學會（IRMA）項目委員會委員，國際檔案理事會檔案教育指導委員會（ICA／SAE）委員，“電子係統中文件真實性永久保障國際閤作研究項目”第三期（InterPARES3）中國組負責人，美國密歇根大學高級訪問學者。近年來主持2項國傢社科基金項目、8項省部級科研項目、3項國際閤作項目，參與2項國傢自然科學基金項目、2項國傢社會科學基金重點項目，獲國傢省部級科研奬10餘項，曾獲中國檔案學會譯著一等奬。數次在國際會議上宣讀學術論文，多次應邀任國內外電子文件管理培訓主講教師。本譯著係譯者應國際檔案理事會“電子辦公環境中文件管理原則與功能要求”項目主持人之邀參與國際閤作研究的成果。

目錄

第一單元 概述與原則綜述
1 引言
1.1 範圍與目的
1.2 適用對象
1.3 相關標準
1.4 結構與使用
2 優秀實踐--電子文件及軟件的作用
3 指導原則
3.1 與文件相關的原則
3.2 與係統相關的原則
4 實施事宜
4.1 有效管理電子業務信息的要素
4.2 風險及風險減緩
4.3 電子係統在財政和組織方麵的可持續性
5 曾參考及評估的其他功能要求
6 術語錶

第二單元 電子文件管理係統指南與功能要求
1 引言
1.1 範圍
1.2 目的
1.3 適用對象
1.4 相關標準
1.5 術語
1.6 結構
2 指南
2.1 什麼是文件？為什麼文件很重要？
2.2 電子文件和電子文件管理係統的特徵
2.3 功能要求概述
2.4 功能要求集的使用
3 功能要求
3.1 捕獲
3.2 識彆
3.3 分類
3.4 管理真實可靠的文件
3.5 混閤文件的管理
3.6 保存與處置
3.7 搜索、檢索和呈現
3.8 管理
4 附錄
a 術語錶
b 更多讀物
c 審核現有電子文件管理係統是否符閤規範要求的對照
檢查錶樣本

第三單元 業務係統中文件管理指南與功能要求
1 引言
1.1 範圍與目的
1.2 適用對象
1.3 相關標準
1.4 術語
1.5 結構
2 指南
2.1 為什麼擁有業務過程與活動的證據非常重要？
2.2 業務係統綜覽與文件管理
2.3 找齣業務係統中事件、事項處理及決策所需證據
2.4 功能要求的用途
2.5 實體關係模型
3 功能要求
3.1 生成附有背景信息的文件
3.2 管理和維護文件
3.3 支持導人、導齣與互操作
3.4 根據要求保存與處置文件
4 附錄
a 術語錶
b 將所有涉及文件管理的考慮因素融人整個係統開發生命周期
c 更多讀物
《電子辦公環境中文件管理原則與功能要求》常用術語 英文釋義

前言/序言

變革中的數字文檔：重塑辦公協作的新範式 在當今信息爆炸、節奏飛快的商業環境中，高效、有序的文件管理已不再是簡單的信息存儲，而是企業核心競爭力的重要組成部分。隨著電子化辦公的深入人心，紙質文檔的束縛被打破，信息的流動速度、共享的便捷性以及協作的深度都發生瞭翻天覆地的變化。然而，伴隨而來的是前所未有的挑戰：海量數據的洪流、跨部門協作的復雜性、信息安全與閤規性的壓力，以及用戶對便捷訪問與智能化處理的期待。 本書正是基於這樣的時代背景，旨在為現代企業構建一套全麵、係統、且具有前瞻性的電子辦公文件管理體係提供理論指導和實踐框架。我們並非簡單地羅列技術功能，而是深入探討文件管理的底層邏輯，剖析其在不同業務流程中的作用，並以此為基礎，勾勒齣滿足未來辦公需求的通用性功能要求。 第一部分：電子辦公文件管理的基石——核心原則的再審視 在邁嚮智能化文件管理的徵程中，我們首先需要迴歸其最根本的原則。過往紙質文件管理的一些基本理念，在電子化浪潮中依然閃耀著智慧的光芒，隻是需要以更符閤數字時代特性的方式去解讀和實踐。 有序性與可追溯性 (Orderliness and Traceability)： 在物理世界中，我們通過文件夾、檔案櫃、索引卡來組織文件。在電子環境中，這一原則轉化為清晰的文件命名規範、嚴謹的目錄結構設計、以及強大的版本控製和審計追蹤功能。文件的每一個變動，從創建、修改到刪除，都應留下清晰的記錄，確保信息在任何時候都可以被準確追溯到源頭，這對於閤規性審查、事故調查乃至知識傳承都至關重要。我們強調的“有序”，不是僵化的分類，而是靈活且能夠適應業務變化的邏輯組織，讓信息在龐雜的數據海洋中，依然能夠被快速、準確地定位。 安全性與訪問控製 (Security and Access Control)： 電子文件的易復製性是其優勢，但也帶來瞭安全風險。敏感信息泄露、未經授權的訪問、甚至是病毒或勒索軟件的攻擊，都可能對企業造成毀滅性的打擊。因此，文件的安全性是文件管理的首要考量。這包括但不限於：數據加密、細粒度的權限管理（基於用戶、角色、部門、項目等）、安全審計日誌、以及完善的災難恢復和備份機製。我們必須確保隻有擁有相應權限的人員纔能訪問、修改或刪除特定文件，同時對所有操作進行記錄，防範內部和外部的威脅。 共享性與協作性 (Shareability and Collaborability)： 電子文件管理的核心價值之一在於打破信息孤島，促進團隊內部及跨部門的順暢協作。文件的便捷共享，能夠加速項目進展，提升決策效率。然而，無序的共享可能導緻版本混亂、信息不對稱。因此，我們需要建立有效的共享機製，例如：安全的鏈接分享、受控的團隊空間、以及實時的文件同步與協同編輯功能。這些功能的設計，需要平衡共享的便捷性與信息的一緻性，確保所有參與者都能在最新、最準確的版本上進行工作。 可用性與便捷性 (Availability and Usability)： 文件管理係統的最終目的，是讓用戶能夠方便快捷地獲取所需信息。這意味著係統界麵應直觀易懂，操作流程應簡潔高效。無論是通過關鍵詞搜索、元數據篩選，還是基於項目或任務的關聯視圖，用戶都應能夠迅速找到目標文件，並根據自己的需求進行查看、編輯或分享。同時，係統的可用性也體現在跨平颱、跨設備的支持上，確保用戶在辦公室、在傢中，甚至是在差旅途中，都能隨時隨地訪問和管理文件。 閤規性與生命周期管理 (Compliance and Lifecycle Management)： 現代企業運營麵臨著日益復雜的法律法規和行業標準。文件管理必須能夠支持企業滿足這些閤規性要求，例如：數據保留政策、隱私保護規定（如GDPR、CCPA等）、以及特定行業的監管要求。這需要文件管理係統能夠實現文件的生命周期管理，從文件的創建、使用、歸檔，到最終的安全銷毀，都遵循預設的規則和策略。有效的生命周期管理不僅能降低閤規風險，還能優化存儲成本，提升信息資源的利用效率。 第二部分：電子辦公文件管理的功能要素——構建智能化的未來工作空間 在上述核心原則的指導下，我們進一步梳理並提齣電子辦公文件管理係統應具備的關鍵功能要素。這些功能並非孤立存在，而是相互關聯，共同構成一個強大、智能的文件管理生態係統。 強大的檢索與發現機製 (Robust Search and Discovery Mechanisms)： 全文檢索： 能夠索引和搜索文件內容，即使文件內容未被顯式標記，也能被精準找到。 元數據檢索： 支持對文件的各種屬性（如創建者、創建日期、文件類型、標簽、項目代碼等）進行高級檢索和組閤查詢。 智能推薦： 基於用戶的使用習慣、項目關聯性、以及信息的相關度，主動推薦可能需要的文件。 模糊匹配與容錯： 能夠處理用戶輸入中的拼寫錯誤或不精確的關鍵詞，提高搜索的成功率。 精細化的版本控製與曆史記錄 (Granular Version Control and History Tracking)： 自動版本保存： 在用戶編輯或保存文件時，自動生成新版本，並保留曆史版本。 版本比較與閤並： 能夠直觀地比較不同版本之間的差異，並支持將修改閤並到當前版本。 版本迴溯： 允許用戶輕鬆地將文件恢復到任意一個曆史版本。 版本命名與標記： 支持對重要版本進行命名或添加標記，方便識彆和追溯。 靈活的權限管理與安全保障 (Flexible Permission Management and Security Assurance)： 基於角色的訪問控製 (RBAC)： 根據用戶的角色分配相應的訪問權限。 細粒度的權限設置： 允許在文件、文件夾甚至單個字段級彆設置讀取、編輯、刪除、下載、分享等權限。 臨時訪問權限： 為外部閤作夥伴或臨時性項目提供有時效性的訪問權限。 數據加密： 對存儲在服務器端和傳輸過程中的數據進行加密，保護信息安全。 操作審計日誌： 詳細記錄所有用戶對文件的操作行為，便於追溯和審計。 水印功能： 對敏感文件添加可視或不可視的水印，防止非法傳播。 訪問控製策略： 支持根據IP地址、設備類型等條件設置訪問策略。 高效的協作與共享工具 (Efficient Collaboration and Sharing Tools)： 實時協同編輯：允許多個用戶同時編輯同一份文檔，並實時查看彼此的修改。 評論與標注： 在文檔中添加評論、批注和高亮，便於溝通和反饋。 文件共享與鏈接管理： 支持生成安全的分享鏈接，並可設置訪問密碼、有效期等。 團隊工作空間： 為項目團隊或部門提供集中的文件存儲和協作區域。 任務分配與審批流程： 將文件管理與工作流程相結閤，支持文件相關的任務分配、審批和流轉。 智能化的文件組織與自動化 (Intelligent File Organization and Automation)： 自動分類與標簽： 基於文件內容、元數據或預設規則，自動為文件進行分類和打標簽。 重復文件檢測與清理： 自動識彆和刪除重復文件，節省存儲空間。 自動化工作流： 將文件處理過程中的重復性任務自動化，如文件格式轉換、命名規範檢查、歸檔處理等。 內容提取與分析： 能夠從文件中提取關鍵信息，進行數據分析或生成報告。 人工智能輔助： 利用AI技術進行智能推薦、內容摘要、風險識彆等。 完善的生命周期管理與閤規支持 (Comprehensive Lifecycle Management and Compliance Support)： 自定義保留策略： 支持根據文件類型、敏感級彆或法規要求，設置不同的文件保留期限。 自動歸檔與銷毀： 在文件達到保留期限時，自動將其移至歸檔區域或進行安全銷毀。 電子證據支持： 確保在法律訴訟或調查中，能夠提供完整、可信的文件證據鏈。 隱私閤規工具： 提供工具支持企業滿足GDPR、CCPA等隱私保護法規的要求，例如數據匿名化、數據主體訪問請求處理等。 審計追蹤與報告： 提供詳細的審計日誌，支持生成閤規性報告。 良好的用戶體驗與集成能力 (Good User Experience and Integration Capabilities)： 直觀的用戶界麵： 簡潔、易於理解的設計，降低用戶學習成本。 跨平颱與多設備支持： 支持Web端、桌麵客戶端、移動App等多種訪問方式。 與其他係統的集成： 能夠與現有的辦公套件（如Microsoft 365, Google Workspace）、CRM、ERP等係統無縫集成，實現數據互通。 API接口： 提供開放的API接口，方便第三方係統進行二次開發和定製。 結語： 電子辦公環境中文件管理，絕非僅僅是技術的堆砌，而是一場關於信息流轉、協作模式乃至企業文化變革的深刻實踐。本書所闡述的核心原則與功能要求，正是為瞭引導企業從“信息存儲”的原始階段，邁嚮“信息驅動”的智能時代。通過深刻理解並踐行這些理念，企業將能構建齣更高效、更安全、更具韌性的文件管理體係，為數字化轉型注入強勁動力，並在日益激烈的市場競爭中，贏得先機。這不僅關乎效率的提升，更關乎企業在未來數字經濟浪潮中的可持續發展能力。

評分☆☆☆☆☆

作為一名資深的IT實施顧問，我最看重的是工具的落地性和標準化程度。這本書在這方麵錶現得尤為齣色。它提供的“功能要求”清單，簡直可以作為一套企業級文件管理係統招標的基準測試集。它不僅列齣瞭必須具備的基礎功能（如全文檢索、權限隔離），更重要的是，它提齣瞭許多關於係統間集成、API開放性以及未來技術兼容性的硬性指標。這種對工程實踐的關注，使得這本書的實用價值遠遠高於一般的理論專著。此外，書中穿插的案例分析，雖然篇幅不長，但都切中瞭企業在實施過程中常遇到的痛點，比如，如何平衡信息共享的便利性與保密性的衝突。作者給齣的建議往往是基於最佳實踐的摺衷方案，既考慮瞭閤規壓力，又兼顧瞭日常操作的效率，這體現瞭一種非常成熟和務實的職業態度。讀完後，我立刻將書中的某些章節作為內部培訓的參考資料，因為它提供瞭一個堅實的理論基礎，來支撐我們對客戶提齣的復雜係統架構建議。

評分☆☆☆☆☆

這本書給我最大的啓發在於它對“管理”二字的重新定義。在傳統觀念裏，文件管理往往與“存”和“找”掛鈎，但這本書卻將焦點完全轉移到瞭“價值最大化”和“風險最小化”這兩個維度上。它詳細闡述瞭如何通過精細化的元數據策略，將靜態的文件轉化為動態的、可被業務流程驅動的智能信息單元。例如，書中關於“文件版本迭代的可視化追蹤與審計”的部分，其詳盡程度令人咋舌。它不是簡單地記錄誰修改瞭什麼，而是深入到修改的邏輯鏈條和對業務決策的影響，這一點對於金融、法律等高度監管行業的專業人士來說，具有不可替代的參考價值。而且，全書的邏輯推進極為流暢，每一章的結論都自然而然地引齣下一章的議題，形成一個嚴密的知識閉環。我甚至發現，其中一些關於用戶體驗（UX）在文件操作界麵設計上的建議，也充滿瞭人性化的考量，這錶明作者團隊對實際使用場景有著深刻的體察，而非閉門造車式的理論構建。

評分☆☆☆☆☆

我花瞭相當長的時間來研究這本書的英文部分，發現其翻譯質量相當高，這對於跨國公司或需要與國際標準接軌的專業人士來說，簡直是福音。語言的精準性使得原著的專業術語在兩種語言間得以完美轉換，沒有齣現那種為瞭追求字麵對應而犧牲瞭專業內涵的尷尬情況。閱讀過程中，我特彆留意瞭其在描述麵嚮未來的功能需求時所采用的措辭，那種前瞻性讓人印象深刻。比如，書中對於“上下文關聯性檢索”和“自適應閤規性引擎”的探討，遠超齣瞭目前市麵上大多數文件管理軟件所能提供的基礎功能。它似乎預設瞭未來十年企業可能遇到的數據治理難題，並提前給齣瞭結構化的解決方案框架。這種深度和廣度，使得這本書的適用人群非常廣泛，不僅適閤那些初級的文件管理員，更適閤那些正在規劃企業級ECM（企業內容管理）戰略的高層管理者。它用一種非常沉穩、學術又不失實用的筆調，構建瞭一個關於“信息資産”的完整認知體係，讓人在閤捲時，對自身的知識體係有瞭更清晰的定位和提升方嚮。

評分☆☆☆☆☆

這本書的書名是《電子辦公環境中文件管理原則與功能要求（中英雙語）》，讀完之後，我感覺這不僅僅是一本關於文件管理的參考書，更像是一本引導我們重新審視數字化工作方式的指南。從內容結構上看，它非常係統地梳理瞭現代電子辦公環境下，文件管理所麵臨的挑戰與機遇。它沒有止步於傳統的檔案歸檔理論，而是深入探討瞭如何利用現代信息技術手段，構建一個高效、安全、閤規的文件生命周期管理體係。書中對“原則”的闡述非常紮實，從信息密級劃分到權限控製，再到長期保存與銷毀策略，每一個環節都有詳實的數據和案例支撐，讓人讀起來心裏踏實。尤其值得稱道的是，它對“功能要求”部分的剖析，清晰地界定瞭優秀文件管理係統應具備的核心技術指標和服務能力，這對於IT部門和業務部門之間的溝通起到瞭極大的橋梁作用。對於那些正處於數字化轉型陣痛期的企業來說，這本書提供瞭一個非常清晰的路綫圖，指導我們在技術選型和流程再造時，能夠站在更高的戰略層麵去思考文件的價值與風險。它不僅僅教你“怎麼做”，更重要的是告訴你“為什麼這麼做”纔是最符閤未來工作場景的。

評分☆☆☆☆☆

這本書的裝幀和排版也讓我印象深刻，它透射齣一種對知識的尊重。中英對照的布局非常考究，無論是閱讀原文還是對照翻譯，都極為舒適，頁邊距和字體選擇都顯得專業而剋製，沒有絲毫花哨的乾擾。但撇開形式不談，其內容深處流淌齣的是一種對“秩序之美”的追求。在信息爆炸的時代，文件管理絕非可有可無的行政工作，而是維護企業核心競爭力的基石。這本書成功地將這一“基石”的構建過程，係統化、模塊化地呈現瞭齣來。它就像一個高精度的大型精密儀器說明書，指導我們如何正確地組裝、操作和維護我們自己的數字知識庫。它教會我們，優秀的文件管理，不僅能提升效率，更能通過規範化的流程，潛移默化地塑造齣一種嚴謹、可靠的企業文化。對於任何一個緻力於建立長期、可持續數字資産管理體係的組織來說，這本書都是一份不可或缺的、值得反復研讀的案頭必備書。

評分☆☆☆☆☆

內容不錯，就是英文多瞭些。

評分☆☆☆☆☆

內容詳實，實用性高，幫助及時追蹤國際動嚮

評分☆☆☆☆☆

內容充實~專業性強，比較有幫助

評分☆☆☆☆☆

不學不行啊,還沒看完.....

評分☆☆☆☆☆

內容充實~專業性強，比較有幫助

評分☆☆☆☆☆

內容詳實，實用性高，幫助及時追蹤國際動嚮

評分☆☆☆☆☆

內容充實~專業性強，比較有幫助

評分☆☆☆☆☆

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評分☆☆☆☆☆

內容充實~專業性強，比較有幫助