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胡云燕 编

图书标签:

• 会展策划
• 会展管理
• 会展营销
• 会展组织
• 会展流程
• 商务活动
• 活动策划
• 展览展示
• 会议组织
• 行业活动

出版社： 格致出版社

ISBN：9787543215405

版次：1

商品编码：10262141

包装：平装

丛书名： 中等职业学校会展事务教材系列

开本：16开

出版时间：2009-11-01

用纸：胶版纸

页数：126

内容简介

《会展业务流程》以中等职业学校会展事务专业学生的就业为导向，在邀请行业专家对会展服务与管理、展示设计与制作等专业化方向所涵盖的岗位群序列进行工作任务与职业能力分析的基础上，以会展业务流程为课程主线，各专业化方向应共同具备的岗位群职业能力为依据，结合职业资格鉴定要求，按学生的认知特点，采用能力递进与业务流程相结合的结构框架来展示教学内容。
《会展业务流程》根据会展业务的主要工作程序为时间节点，由五个单元组成，分别介绍了会展业务的前期、中期及后期工作的主要内容。

目录

概述 会展企业工作流程
一、会议类业务工作流程
二、展览类业务主办方工作流程
第一单元 会展早期的策划（会展前24—6个月）
项目一 市场调查
一、市场调查的主要步骤
二、网络市场调研的步骤与方法
项目二 市场开拓
一、会展市场开拓的目标
二、会展市场开拓的内容
三、会展市场开拓的方法
第二单元 会展前的筹备（会展前6—3个月）
项目一 目标市场的联络
一、联络对象
二、查询会展活动潜在客户的途径
三、联络会展潜在客户的方法
四、邀请函
项目二 会展服务供应商的选择
一、总体服务商的选择
二、会展旅游服务供应商的选择和落实
三、会展酒店服务供应商的选择和落实
四、会展客运服务供应商的选择和落实
五、会展物流服务供应商的选择和落实
第三单 元会展开幕前的落实工作
项目一 会展项目细节落实
一、会展活动准备工作的检查
二、检查后的反馈与落实
三、VIP接待工作的准备与落实
四、特殊客人的接待准备与落实
项目二 搭建准备
一、展览材料知识
二、展台的种类
三、标准展位配置
四、水电租赁
五、展具租赁
六、特装展位的相关规定
第四单元 会展现场的管理
项目一 现场接待登记接待服务
一、会议入场管理
二、展览入场管理
三、展览现场安全的内容
项目二 会展现场服务工作
一、会议现场服务的主要内容
二、展览现场的安全管理
项目三 会议餐饮服务流程
一、会议餐饮的类型
二、中餐宴会接待服务流程
三、西式宴会服务流程
四、宴会服务的注意事项
第五单元 会展后期的服务
项目一 账目结算
一、会议计费
二、展览计费
项目二 总结与评估
一、会展评估
二、会展总结
项目三 客史档案的建立与整理更新
一、客史档案的建立与内容
二、会展客户资料信息的收集
三、客史档案的补充、更新与管理
爹考文献

精彩书摘

四、会展客运服务供应商的选择和落实
对于会展策划人员来说，交通是一个很重要的考虑因素。与会者（参展商、参观者）通常使用的交通方式有空中和陆地两种。和会展的其他要素一样，交通问题也要事先计划，以便航空公司和陆地交通公司可以提供更多的选择和处理时间。另外，一旦确定某家航空公司，作为回报，航空公司也会帮助做一些公众宣传工作。有关促销的小册子通常会在会展召开前8-12个月就开始发送。总之，所有的交通问题都需要提前安排。
（一）空中交通供应商的选择
关于空中交通，与会者（参展商、参观者）可以自己安排，也可以由会展组织方工作人员指定。通常，指定的航空公司会同意向与会者（参展商、参观者）提供折扣机票。如果选择后者，那么航空公司必须保证有合适的航班以及充足的运输能力把与会者（参展商、参观者）运送到会展举办地点。
指定一家正式航空公司可以带来很多好处：
1．他们能够提供乘客到达和离开的详细名单，会展组织者可以利用这些信息来研究与会者到达和离开的模式以及他们的来源地。这一点可以帮助会展策划者处理地面交通、酒店住宿以及其他一些服务方面的问题。
2．航空公司本身还可以提供酒店和出租车公司名单。现在，很多航空公司在乘客确认机票后可以为他们直接预订酒店和出租车。
3．除提供名单信息外，航空公司还会给会展组织工作人员提供去会展举办地点的折扣机票。去会址考察的机票很可能由航空公司免费提供，或者先以折扣价购买，当日后预订人数达到合同规定人数时，航空公司再全额退还（例如，根据合同，每有40张订票就提供一张免费往返机票）。货运方面的折扣随航空公司的不同而略有差别。具体事项将由双方协商写入合同。
4．有些航空公司还可以和会展组织者在广告方面协作，共同为所策划的会议出谋划策。许多航空公司有自己的机上杂志或定期刊物。精明的会展组织者可以通过谈判或交易的方式以较低的价格来获取广告空间。通过航空业的报纸杂志来向与会者和所在机构宣传所选定的航空公司也是一种值得提倡的办法。
5．指定航空公司除了可以享受免费会址考察机票、超额赠票外，还可以享受会展资料运输的折扣或免费。
如果会议举办地点比较偏远，会展组织人员更应该注意交通问题，因为在这些地方，航班、火车或汽车都比较少或者根本没有。这种情况可以安排大巴往返最近机场或火车站；安排大型轿车接送或雇佣出租车；对于大型团体，可以和当地地面交通调度合作，按照预先商定时间往返最近的交通港和会展地点。
（二）地面交通供应商的选择
地面交通范围较广，包括当地铁路系统、机场接送巴士、酒店免费汽车、常规价和团体价出租车和私人大型轿车。与空中交通类似，地面交通可以由会展主办机构解决，也可以与当地汽车公司合作。
很多会议或展览在不同的会场举行，会场之间的往返通常由大型巴士服务。为了向与会者提供最好的地面交通服务，会展组织人员应该尽可能提前准备。比如，在为一个要在多个地点举行的会展选择酒店时，就要事先留意各地点之间的交通线路。在选择地面交通公司时，要多咨询几家，并向它们提供与交通相关的所有详细信息。对于大巴往返服务，会展组织者应向服务商弄清楚以下几点：
1．最低收费是多少（包括司机费用）？
2．超时收费的标准是什么？
3．是否提供指示牌？
4．非高峰期服务（可选择）如何安排？
5．调度员是否有对讲机？调度员费用是多少？
6．地面交通管理人员的费用是多少？
7．收费是从车辆出库时起算还是以到达出发地点为准。
8．车辆类型；
9．每种车辆的载客数量，供乘客上下有几个门，放行李的空间有多大？
10．有否安放伤残人士专用轮椅或其他器材的地方？
11．车辆状况如何？
12．每个接送站点是否都有调度员？
13．调度员与司机之间、调度员与调度员之间如何联系等。
……

前言/序言

展会之道：从策划到落幕的全程解析 一、 序言：展会的魅力与挑战 在瞬息万变的商业浪潮中，展会作为一种高效的信息交流平台、品牌展示窗口以及商贸对接桥梁，扮演着日益重要的角色。无论是行业盛会，还是新品发布，亦或是文化交流，一场成功的展会背后，都凝聚着无数专业人士的心血与智慧。然而，展会的筹办并非易事，它涉及面广、环节繁多、细节严谨，任何一个环节的疏漏都可能影响到整体效果，甚至导致项目的失败。 本书并非对某个具体展会的流程进行冗余的描述，而是旨在深入剖析展会活动的本质，系统性地梳理其从概念萌芽到尘埃落定的全生命周期。我们将跳出“流程”二字的直观定义，着眼于展会活动背后所蕴含的管理哲学、策略思维、风险控制以及人性化服务。通过对展会各个关键阶段的解构与重塑，为读者呈现一幅清晰而完整的“展会之道”图景，帮助理解并掌握举办一场高水平、高效率、高回报展会的深层逻辑与实践要领。 二、 展会活动的战略定位与初步构思：蓝图的绘制 在着手任何一项展会活动之前，清晰的战略定位是成功的基石。这包括但不限于： 目标明确： 展会是为了什么？是拓展市场，推广新品，提升品牌形象，还是促进技术交流，寻找合作伙伴？明确的核心目标将指导后续的各项决策。 受众画像： 我们的目标观众是谁？他们的需求、兴趣、购买力如何？深入了解潜在的参展商和专业观众，是制定精准策略的关键。 市场分析： 展会举办的行业背景如何？市场趋势、竞争格局、潜在机遇与挑战是什么？洞察宏观环境，方能制定出具有前瞻性的展会方案。 资源评估： 我们拥有的预算、人力、物力、时间等资源是否足以支撑预期目标？诚实客观的资源评估，有助于规避不切实际的设想。 创新思考： 在同质化竞争日益激烈的当下，如何让我们的展会脱颖而出？差异化、主题化、互动化等创新思路，是吸引参与者的重要驱动力。 在战略定位的基础上，初步构思阶段需要将想法转化为初步的展会框架，例如： 展会主题的提炼： 如何用一个富有吸引力且能准确传达展会核心价值的主题，抓住行业的目光？ 展会规模与形式的设想： 室内还是室外？线上还是线下？是纯粹的展览，还是包含论坛、研讨会、颁奖典礼等多种形式？ 初步的招商与招展策略： 如何吸引高质量的参展商？如何邀请具有影响力的专业观众？ 核心亮点与亮点活动的设想： 哪些内容将是展会的“吸睛之笔”？ 这一阶段，更像是“思想实验”，通过头脑风暴、市场调研、专家咨询等多种方式，为展会的未来勾勒出大致的轮廓。 三、 展会设计的深度探索：内容与体验的融合 一旦展会的整体定位和初步构思确立，就需要进入到更为精细化的设计阶段。这不仅仅是场地的布局，更是关于展会“灵魂”的塑造： 展会内容体系的构建： 展品与展项的策划： 如何组织具有代表性、前沿性、市场前景的展品？如何设计能够充分展示产品特性与技术优势的展项？ 同期活动的设置： 论坛、研讨会、技术交流会、新品发布会、圆桌会议、专题讲座等，如何根据展会主题和目标受众的需求，精心设计内容、邀请嘉宾，并确保活动的质量与吸引力？ 互动体验的设计： 参与式体验、演示区、互动游戏、VR/AR体验、现场手工坊等，如何让观众不仅仅是“观看”，更能“参与”、“体验”，从而加深印象？ 文化与艺术的融入： 适当引入艺术展览、文化表演、特色装置等，可以提升展会的艺术品位和文化内涵，吸引更广泛的受众。 展馆规划与空间设计： 展区划分的科学性： 根据展品类型、行业分类、参展商规模等因素，合理划分展区，引导人流，优化参观路径。 公共区域的舒适性与功能性： 休息区、餐饮区、信息咨询区、媒体采访区等，如何设计得既舒适便利，又能满足不同人群的需求？ 标识系统的清晰性与导示性： 统一、醒目、易于理解的标识系统，是保证观众高效参观、减少迷失的关键。 视觉形象的统一与传达： 整体的色彩搭配、灯光设计、展位风格等，如何与展会主题和品牌形象保持一致，营造专业、高端、富有吸引力的氛围？ 技术与科技的应用： 信息技术赋能： 展会APP、智能导览、线上预约系统、大数据分析平台等，如何利用技术提升展会效率和用户体验？ 多媒体技术的运用： 投影、LED屏幕、互动触摸屏、全息投影等，如何通过视听元素的结合，增强展品的表现力和观众的沉浸感？ 这一阶段，是展会“骨架”上的“血肉”填充，需要将抽象的概念转化为具体的、可执行的方案，并充分考虑观众的感知与体验。 四、 展会的运营管理与执行：细节决定成败 在设计方案完成后，展会的落地执行是将其转化为现实的关键。这个阶段，是对前期策划与设计的考验，也是对执行团队能力的高度检验。 精细化项目管理： 时间管理： 制定详细的倒计时计划，明确各项任务的截止日期，并建立有效的进度跟踪与反馈机制。 预算管理： 严格控制各项开支，对预算进行精细化分配与监控，确保资金使用效率最大化，并留有应急储备。 团队协作： 明确各部门的职责分工，建立高效的沟通渠道与协作机制，确保信息畅通，协同作战。 供应商管理： 严格筛选和管理场地、搭建、物料、安保、餐饮、媒体等各类供应商，签订严谨合同，并进行有效的监督与沟通。 招商与招展的落地推进： 精准营销： 针对目标参展商和观众群体，制定多渠道的营销推广方案，包括线上广告、社交媒体推广、行业媒体合作、直邮、电话邀约等。 客户关系管理： 建立有效的客户服务体系，及时响应参展商和观众的咨询与需求，提供专业的支持与帮助。 销售与合同执行： 规范展位销售流程，确保合同的严谨性，并协助参展商完成展位搭建、布展等准备工作。 现场执行的严谨与高效： 场地搭建与布展： 确保展位搭建符合设计要求、安全规范，并按时完成。 安保与应急预案： 建立完善的安保体系，制定周密的应急预案，应对可能出现的突发事件，如火灾、人员疏散、医疗急救等，确保展会安全有序。 现场服务： 提供热情周到的咨询服务、餐饮服务、休息区服务等，提升观众的满意度。 技术支持： 确保各类技术设备正常运行，并提供及时的技术支持。 媒体接待： 建立顺畅的媒体接待流程，为媒体提供采访便利，并积极配合媒体进行报道。 信息流与数据管理： 观众信息收集与分析： 运用各种手段（如胸卡扫描、问卷调查、APP互动）收集观众信息，并进行深入分析，为后续的评估和改进提供数据支持。 展商反馈收集： 及时收集参展商的满意度和意见，为展会的发展提供宝贵建议。 这一阶段，是将宏伟蓝图转化为实际成果的“攻坚战”，每一个细节都需要被细致打磨，每一个环节都需要被严格把控。 五、 展会的收尾与复盘：价值的实现与未来的启示 一场成功的展会，其价值的实现并不仅仅止于展会结束的最后一刻。收尾工作和深入的复盘，是完成展会闭环、最大化其价值的关键。 展会的清场与善后： 展位拆除与场地恢复： 按照合同要求，安全、高效地完成展位拆除，并确保展馆场地恢复原状。 物料的清点与处理： 对剩余物料进行清点、分类、处理，包括回收、再利用或报废。 财务结算： 完成与各供应商的最终财务结算，并处理参展商和观众的可能存在的退款或补偿事宜。 展会的传播与延续： 媒体报道的跟进与二次传播： 整合展会期间的媒体报道，并进行二次传播，扩大展会的影响力。 线上内容的发布： 将展会的精彩瞬间、论坛精华、参展商案例等内容，通过官网、社交媒体等平台进行发布，延续展会的生命力。 参展商与观众的持续互动： 通过邮件、社交媒体等方式，与参展商和观众保持联系，提供后续服务，为下一届展会积累潜在资源。 展会效果的评估与复盘： 数据分析： 深入分析收集到的各类数据，包括观众数量、观众构成、成交量、媒体曝光量、参展商满意度、观众满意度等。 目标达成度评估： 对比展会初期设定的各项目标，评估目标的达成情况。 成功经验与不足之处的提炼： 总结展会筹办过程中的亮点与创新点，分析遇到的问题与挑战，找出解决方案。 团队内部复盘： 组织团队成员进行深入的复盘会议，分享经验，总结教训，为未来的工作提供借鉴。 撰写展会总结报告： 将评估结果、成功经验、不足之处以及未来改进建议，形成完整的展会总结报告，供管理层决策和团队学习。 这个阶段，是对整个展会生命周期的“盖棺定论”，也是为下一次扬帆起航汲取宝贵经验的重要环节。 六、 结语：展会的未来展望 展会作为一种历史悠久的活动形式，在科技飞速发展、商业模式不断演进的今天，正经历着深刻的变革。线上展会、线上线下融合展会（Hybrid Exhibition）等新模式层出不穷，大数据、人工智能、虚拟现实等新兴技术也为展会带来了无限可能。 本书旨在提供一个宏观且深刻的视角，帮助读者理解展会活动背后的逻辑与艺术，而非拘泥于刻板的流程节点。通过对展会战略定位、内容设计、运营执行、收尾复盘等各个环节的深入剖析，我们希望能为每一位参与到展会活动中的人士，提供有价值的思考与启迪。 在这个充满机遇与挑战的时代，只有不断学习、勇于创新，才能在展会的浪潮中稳健前行，创造出更多具有影响力、富有价值的展会盛事。

评分☆☆☆☆☆

评价四： 我对这本书的“技术应用前瞻性”印象极其深刻。它不仅仅停留在对现有成熟工具的介绍，而是大胆地探讨了虚拟现实（VR）和增强现实（AR）技术在未来会展体验设计中的颠覆性潜力。作者对元宇宙概念的理解非常到位，他没有把它仅仅看作是一个时髦的词汇，而是细致地分析了如何利用这些新兴技术来解决传统展会中“空间限制”和“参与度碎片化”的两大核心痛点。我尤其关注了书中关于“数据驱动的展位优化”那一部分，作者提供了一套详细的指标体系，用于量化观众在展位前的停留时间、互动频率以及后续转化率，这些都是过去经验性判断难以精确把握的领域。这让我深刻意识到，在这个时代，不懂数据分析的会展从业者，无异于在迷雾中航行。这本书真正做到了“立足当下，展望未来”，为我们描绘了一幅清晰的技术驱动型会展蓝图，极大地拓宽了我的战略视野。

评分☆☆☆☆☆

评价二： 说实话，当我开始阅读这本书时，心里其实是抱着一种“试试看”的心态。毕竟市面上关于商业运作的书籍汗牛充栋，真正能让人醍醐灌顶的凤毛麟角。然而，这本书在“跨文化沟通技巧”这一章节中展现出的洞察力，完全超出了我的预期。作者没有采取那种枯燥的“A国人习惯这样，B国人习惯那样”的简单罗列，而是深入探讨了不同文化背景下，商务谈判的潜意识驱动力和行为模式的差异。举例来说，它对比了东方“面子文化”在展位设计和客户接待中的微妙影响，与西方强调“效率优先”的直接沟通方式之间的张力，分析得鞭辟入里。我感觉作者在写作时，一定是亲自参与过大量的国际性展会，积累了极其丰富的“田野调查”经验。这种基于实践的提炼，让书中的每一个观点都像是从真实世界的复杂性中淬炼出来的，坚硬而可靠。阅读过程中，我频繁地拿起笔在空白处做标注，因为它不仅仅是知识的传递，更像是一次高水平的行业导师面对面的私教课，不断激发我去反思自己过去处理类似情况时的不足之处。

评分☆☆☆☆☆

评价一： 这本书的装帧设计着实令人眼前一亮，封面的配色大胆而富有现代感，那种深蓝与亮黄的撞色处理，一下子就抓住了我的眼球。拿到手里，纸张的质感也非常棒，厚实而略带哑光，翻阅起来有一种低调的奢华感。我原本以为这是一本偏向理论说教的教材，但打开目录才发现，作者在内容编排上花了不少心思。章节间的逻辑过渡非常自然，从宏观的行业背景切入，逐步深入到具体的执行细节，这种层层递进的结构，让初学者也能轻松跟上节奏。尤其是其中关于“风险管控”那一块的论述，不仅仅停留在概念层面，而是结合了几个著名的展会案例，分析了潜在的危机点和应对策略，让我感觉作者对这个行业的理解是极其深刻且实战化的。我特别欣赏作者那种务实的态度，没有过多的华丽辞藻堆砌，而是用精准、有力的语言直击核心问题。读完前几章，我已经有种想立刻投入到实际工作中去检验这些观点的冲动了。可以说，这本书的物理呈现和内在脉络，都体现了一种高水准的专业素养。

评分☆☆☆☆☆

评价五： 这本书最大的亮点，我认为在于其对“人员激励与团队建设”的深入剖析，这一点在很多同类专业书籍中往往是被一笔带过的部分。作者用近乎心理学家的笔触，探讨了如何在一场大型活动筹备的巨大压力下，保持团队成员的士气不坠。他提出了“目标共鸣”的概念，认为只有当团队成员清晰地理解自己的工作如何与最终的客户价值和公司愿景相连时，才能爆发出真正的战斗力。书中对于“高压情境下的有效反馈机制”的描述尤其精彩，它提供了一套既能指出问题又不伤害个人积极性的沟通脚本，避免了许多团队中常见的“指责循环”。我感觉作者可能不仅是一位优秀的会展管理者，更是一位杰出的团队领导者。这本书的阅读体验是温暖而有力量的，它教会我，再精密的流程和再先进的技术，最终还是需要依靠一群充满激情和专业精神的人来执行，而如何培养和维系这样一支队伍，才是真正的核心竞争力所在。

评分☆☆☆☆☆

评价三： 这本书的叙事风格非常独特，它不像传统的学术著作那样板着脸孔，而是融入了一种近乎于散文诗般的节奏感。在讲解如何构建一套高效的客户关系维护体系时，作者穿插了许多富有哲理性的思考，比如关于“短暂接触与长期价值”的辩证关系。这种叙事手法极大地降低了阅读的门槛，让原本可能显得枯燥的流程图和SOP（标准作业程序）变得生动起来。我特别喜欢作者在描述如何应对突发技术故障时的那种冷静和幽默感，他似乎在告诉我，在会展这个瞬息万变的战场上，慌乱是最大的敌人，保持清晰的头脑比拥有完美的预案更重要。书中的排版也很有心思，关键术语和核心结论常常被设计成小小的“知识卡片”嵌入正文旁，既不打断阅读的流畅性，又确保了重点信息的有效吸收。对于我这种需要时常在阅读和处理邮件之间切换的职场人士来说，这种清晰的结构设计简直是福音，我能迅速找到我需要回顾的特定知识点，而无需进行大范围的翻找。

评分☆☆☆☆☆

很好很好很好很好很好很好很好很好很好很好很好很好很好很好很好很好很好很好很好

评分☆☆☆☆☆

O《P会展业务流b程》以中等职业s学校会展事务专o业B学生的就业为V导D向yK，在邀请行P业专家对会展服务与管理、展示

评分☆☆☆☆☆

教材用书，还不是太详细

评分☆☆☆☆☆

还没看还没看还没看还没看还没看

评分☆☆☆☆☆

初学者的启蒙教材，看看也能有收获的。

评分☆☆☆☆☆

内容很详细，专业性很强！

评分☆☆☆☆☆

O《P会展业务流b程》以中等职业s学校会展事务专o业B学生的就业为V导D向yK，在邀请行P业专家对会展服务与管理、展示

评分☆☆☆☆☆

专业流程看下来，，见识不少。。

评分☆☆☆☆☆

专业流程看下来，，见识不少。。