如何撰写报告和提案：第四版（创造成功经典系列） [ How to Write Reports and Proposals] pdf epub mobi txt 电子书 下载 2025

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【英】帕特里克·福赛思 著，姚晓宁 译

图书标签:

• 报告写作
• 提案写作
• 商业写作
• 职场技能
• 沟通技巧
• 写作指南
• 第四版
• 成功经典
• 学术写作
• 实用手册

出版社： 中信出版集团 ， 中信出版社

ISBN：9787508682617

版次：1

商品编码：12275974

品牌：中信出版

包装：精装

丛书名： 创造成功经典系列

外文名称： How to Write Reports and Proposals

开本：32开

出版时间：2017-12-01

用纸：纯质纸

页数：184

产品特色

编辑推荐

适读人群 ：1.一线管理人士；2.各
·提升职场竞争力佳作：据美国管理协会（AMACOM）研究数据显示，高超的写作技能可以节约30%~50%的写作时间，阅读这样的文章更是可以省下50%的时间。商务人士在阅读和写作邮件、报告、建议书等方面花费的时间是非常巨大的，能够提高写作能力，帮助商务人士在较短的时间内撰写清晰、具有说服力的报告和建议书的实用指导书将对他们工作效率的提高大有裨益。
·丛书长销，经典再版：本书是Kogan Page出版社“创造成功经典系列”之一，该系列汇集了约翰·阿代尔等知名作家，内容涵盖职场成功所必备的13项技能，例如，如何提升沟通技能、领导力，如何撰写商业计划书、营销计划书，以及如何决策与解决问题等，目前已被翻译成30多种语言，印量超100万册。

内容简介

《如何撰写报告和提案》对于任何想要学习有效写作技能的人来说都是必要的。以书面的形式表达信息，以清晰和具有说服力的方式呈现提案或报告，对任何商务人士都是重要的技能。本书在如何让报告和提案打动、说服您的同事及客户方面提供了实用的建议。它将帮助你在写作技能，写作前建设性地思考，创作优秀的报告，制作有说服力的提案，使用清晰而有特点的语言，及有效地呈现数字和图表等方面获得提高。
本书是第四版，新版本有丰富的检查清单，练习和现实生活的例子，也包含了在不同媒介影响下如何简洁写作的内容。《如何撰写报告和提案》将帮助您别具一格地呈现一个好主题。

作者简介

帕特里克·福赛思主讲的“试金石培训与咨询”课程专注于市场、销售和沟通技巧。他出版了50多本有关商业成功的书籍，并翻译为23种文字，其中包括一同被选进“创造成功经典系列”的《高效能时间管理术案》（Successful Time Management）。他经常在出差时写书，为英国杂志《写作》（Writing Magazine）撰稿，并且设计和运营培训项目。

目录

致谢 / V

新版说明 / IX

引言 陷阱和机会 /XIII
致命细节 / XVII
一个留下印象的重要机会 / XVIII

第一章 好的商务写作由什么构成 / 001
沟通的隐患 / 003
陷阱：严重，非常严重 / 004
为什么写报告 / 007
读者的期望 / 008
读者的视角 / 011
强大的习惯 / 013
获得阅读 / 015
不恰当的标准文件 / 015
明确的意图 / 016
达到绝对清晰 / 016
丰厚的回报 / 019
一个重要的机遇 / 020

第二章 创作优秀的报告 / 023
报告的定义 / 025
设定明确的目标 / 027
合理的结构 / 029
首先，开头 / 031
正文 / 034
结尾 / 036
结尾后 / 038

第三章 准备写作 / 041
为什么需要这个报告 / 045
准备前的调查研究 / 047
系统的方法 / 049
摒弃旧习惯 / 061

第四章 语言的力量 / 065
培养适当的写作风格 / 067
读者的期望 / 068
读者不喜欢的 / 074
作者的方法 / 075
语言的使用 / 078
语言为你所用 / 079
慎重选择语言 / 081
要避免的错误 / 082
遵循规则 / 086
风格 / 088
技术的削弱作用 / 089

第五章 数字清晰 / 093
数字属性及盲区 / 095
避免数字盲区 / 096
清晰地呈现数字的方法 / 098

第六章 具有说服力的提案 / 107
积累的过程 / 109
关键阶段 / 111
说服技巧 / 112
禁忌 / 112
建议 / 114
报价与提案 / 116
选择格式 / 117
时间安排 / 119
提案内容 / 121
检查清单 / 128
封面信 / 130
提案呈现 / 136
赢得关注 / 137

第七章 布局和呈现的贡献 / 139
页面看起来如何 / 143
标注重点 / 146
展示工具 / 149
包含的其他内容 / 151
整体包装 / 152

后记 / 155
附言 / 160

精彩书摘

第二章 创作优秀的报告

让我们先正式定义什么是报告。

报告的定义

报告是一份书面文件，有既定目标地呈现其所选择主题的事 实，因而明确的目标必不可少。报告通常是决策的辅助工具。它 们可以是正式的或不太正式的，可以是套用已有的格式（如每月 一次的定期报告），也可以是与某些话题相关的纯粹一次性的报 告。它们的篇幅可以从一页到数百页不等，并可以有一个或多个 作者（如某委员会的报告）。如是多个作者，需要有一位主笔人， 这样会使定稿等相关事项变得更容易。
有非常多的不同类型的报告，而我们在此只讨论适合大多 数人或机构需要的类型。为了体现差异，报告可分为如下表中的几种。


简报 当管理者提供某事的可能结果的概要时使用（例如重大事情或政策的改变和/或由此产生的问题）
调查结果 可能是正式的研究，如市场调研或其他研究，列出 客户或潜在客户对某些问题的回答，以及这些信息 如何指导行动；也可能是内部的和非正式的调查， 如写出搬迁办公室对自己的影响
更新 可能总结了关于任何活动或其结果（财务业绩、产 品销售与生产力等）的一些定期信息（每周、每季 度或其他）
讨论文件 通常被定义为出方案之前的阶段，它本质上是一个 为思考或讨论提供素材的文件（并且在审查之后）， 之后可能会有一个正式而具体的提案
提案 本质上是用于说服的（很多是匿名的）


除此之外，报告的主题可能会有各种各样的内容，从一个特 定候选人在求职面试中的表现如何，到强调头脑风暴会议中的最 佳想法或针对特定行动的严密论证。但万变不离其宗的是，值得 读的报告都有明确的意图。考虑到报告的各种可能，这里讨论的 重点是最典型的报告（比如篇幅为12~40 页的报告）。读者应该牢 记自己需要撰写的报告的特点。我将在本章讨论报告的不同结构 安排，而提案单独安排在第六章阐述。
关于不同报告的内容范围的确定，在考虑把文字落实到书面 上的实际过程之前，我们先看看一份好报告的架构。这里有两个注意事项。

■ 什么对读者有用？
■ 什么能帮助你轻松快速地完成报告？

其中第一个问题的答案是最重要的，但幸运的是，答案中涉及的因素对第二个问题也是有价值的。这样，思考的起点就清楚明了。

设定明确的目标

首先要解决的最重要的事情就是为什么写报告？它是为了说 明什么？几乎没有报告只是“关于”一些事情。当然，它们可能 有各种意图：通知、激励等。但是，最重要的是总体目标。这又 意味着你必须清楚在报告交付和被阅读后，你想要的最终结果是什么。
例如，写一个“关于办公室搬迁的可能性”的报告就不是一 个明确的目标，而明确的目标应该是写报告来解释为什么搬迁办 公室可能是必要的，比较不同解决方案的相对优点并推荐最好的 选择。即使这可能需要列出更多的细节，如对于员工和客户等不 同群体的优 / 缺点，以及他们可能会以不同的方式受到影响，那 也是值得做而且必须要做的。
目标应从读者的角度来定义。你需要考虑如下一些问题。

■ 哪些人是报告针对的人群？
■ 读者是单一人群时，是否有多重需求必须被满足？
■ 这些人想要报告的原因是什么？
■ 他们想要什么，需要什么细节？
■ 他们不想要什么？
■ 他们寻找的结果是什么（他们想要了解什么，他们想要采 取什么行动，或者他们想要做出什么决定）？

因此，了解报告收件人的一些情况可能会很有帮助。当然， 你可能本来就很了解他们，例如，他们可能是与你紧密合作的同 事。如果不了解，就请问你自己如下一些问题。

■ 他们是什么样的人（例如男 / 女，年轻 / 年老）？
■ 你了解他们多少？
■ 他们对报告主题的经验如何？
■ 他们对这个话题了解多少？
■ 他们对此的态度是什么（欢迎 / 敌对）？
■ 他们的个人参与度如何（即这些问题如何影响他们）？
■ 他们如何评价主题的重要性？
■ 他们是否有可能对该主题有兴趣？
■ 他们读完报告会如何行动？

接下来所有的事，比如你写什么，你怎么写，以及你怎么样排列，都依赖于这个首要的前提——一个明确的目标确实是一个 好报告的基础。我们将在下一章有关写作准备的内容中回到这一 点，以及讨论如何恰当地设定一个明确的目标。现在，我们来看 报告本身的实际形式。

合理的结构

可以想象的最简单的结构是开头、正文和结尾。实际上这些 是一份报告必须包括的部分，但不同报告的论证过程或者呈现的 案例的复杂程度都各不相同。这自然而然分为四部分：

■ 设定情况；
■ 描述影响；
■ 回顾可能性；
■ 提出建议。

报告有两种结构可以同时使用，如图 2-1 所示。
举一个例子有助于阐明论证清楚所写主题需要的逻辑方式。 假设一个组织有一定的沟通问题，一份建议改善这种情况的报告 大致遵循以下行文顺序。

■ 情况 这可能是指组织内外书面沟通的数量和重要性，也 可能是指写作能力差且没有可操作标准的事实，也没有任 何培训来提高沟通技能，或者缺乏组织内部接受并认可的沟通模式。
■ 影响 这可能包括从生产力的损失（因为创作文件花费的 时间太长，必须不断地回顾澄清），到低效率或因误解沟 通内容而产生的更严重的后果。它还可以包括由于在组织之外传阅的文件——也许是给客户——太差而造成的形象 受损。
■ 可能性 在这里，与任何论证一样，行动方案可能会多种多样，它们也都有自己的优缺点。继续这个例子，这些报 告可能仅仅是写给一个核心小组的，也可能是为了完全取消书面工作或制订培训计划并进行后续系统监测，以确保 有所改善。
■ 建议 这里需要列出“最佳”选项。或者，在一些报告中，必须审查多个供他人选择的选项。建议要具体，说明究竟 应该做什么，由谁何时做，以及成本和物流等细节。

在所有阶段，你都应避免泛泛而谈。报告应该包含事实、 证据和足够的“详细情况 ”，以此作为收件人的决策或行动的 适当基础。
清楚地记住论证的整体架构，我们可以看到报告本身的更多 细节。报告从头到尾的行文方式，是为了支持论证，使之易于阅 读和理解，必要的情况下也使写作过程有趣一些。
没有什么意外的话，报告分三个部分是合适的，通常缩写为： 告诉……告诉……告诉……完整的是：告诉人们你要告诉他们 的——介绍；告诉他们详情——报告的正文；然后告诉他们你已 经告诉他们的——总结。

首先，开头

首先必须以读者的立场开始。他们开始阅读时会思考什么？ 会很有趣吗？可读吗？会帮到我吗？是不是重要？报告能引起他们的重视，将他们的注意力从周围的其他事上吸引过来吗？
报告的读者都有自己的日程安排，如前所述，他们希望报告简洁；本质上，他们只有觉得报告可理解、有趣并适合他们的情 况时才会真正考虑阅读它。他们不想花时间关注后却发现报告内 容不合适。报告不应该使读者感到困惑，科学 / 技术术语或专业 术语会使大多数读者无法理解，令人费解的结构（或缺乏条理） 会让他们失去兴趣，更不能用轻视的语气。
判断很容易得出。在最前面的几行中，观点就已经形成，这 会影响他们对其余部分的阅读。第一印象会持续，所以这个阶段 非常重要，而且可能需要格外的思考来措辞和恰到好处地组织报 告的架构。
开篇必须是介绍，包括：

■ 设置场景（这可以包括联系职权范围或过去促使报告得以 完成的讨论）；
■ 说明话题和主题（也可能是处理方案）；
■ 目标明确；
■ 开始进入主题，创造一个将读者从报告第一部分引导到核 心内容的线索；
■ 定位适合读者（不能让他们觉得像是在打听他人的重要 事务）。

同时，开篇务必要交代一下作者的信息，其中要体现任何你 想要读者感觉到的信息（你是专家、很专业或其他），而不是任何不当的信息（太多的术语可能会表明“这个人不了解读者的需求”）。 所以这个元素必须加入（我们将在第四章讨论）。
如果要吸引读者阅读，报告必须快速切入主题。这不排除场 景的设置。报告可能这样开头：“这个报告旨在论证组织如何不牺 牲质量地降低 10％的成本。”之后，也许再多点，让读者想知道如 何降低，就可能必须回过头来准备对当前支出的分析。但是人们 知道报告的目的是什么——一旦一个值得阅读的意图已经说清楚， 他们会更容易地阅读内容。
报告的语调也需要在第一阶段展现出来。正如主持人需要与 观众建立联系那样，如果一份报告体现出必要、有用、有特定目 标、写得明确且由读者想了解的人撰写，那么，最重要的是，对 读者要体现出理解和关心，这样它将受到持续的关注。
开个好头，接下来的任务通常会更轻松。这当然适用于写 作。感觉自己开了个好头将为接下来的内容顺利撰写建立信心。 阅读亦是如此：如果文件一开始读起来很好，人们自然会继续 阅读，并且期望接下来与开头的满意度一致。职场中难免有大 量的挫折，因此那些让人看起来更轻松的文件很快就会获得认 可和赞赏。
内容摘要（放在文章开头而不是结尾的总结）能起到良好效果， 原因之一是它符合许多上文说到的开始标准。它使读者有兴趣继 续阅读去发现细节，并看看如何以及为什么得到已有的结论。关 于摘要的问题将在第六章进一步探讨。


正文

这是文件的核心。这里有大量的内容，因此它最需要完整而 合理的结构和组织。这里的主要目标是：

■ 现报告信息细节；
■ 保持并深化读者兴趣；
■ 确保清晰度和方式适合读者。

继续深入是有必要的。在这里，报告可能寻求读者接纳，或 反之，开始遇到人们对其所表达内容的反对或拒绝。同时，任何复 杂性必须保持可控，必须做到一次只简单地阐述一个点。试着练习 我所讲的，在这里，很多要点都旨在保持这一核心部分不跑题。

呈现内容

■ 逻辑化的结构 选择一种贯穿内容和给读者描述的方式（例 如按时间顺序描述某事）。
■ 指明方向的意图 明确地知道什么（及为什么）会使阅读更容易，这就是许多文件需要一个目录页的原因。这样的 意图也可以在文本中实现，如“我们会根据时间、成本和 人员这三个关键因素对项目进行评估。第一，时间……”（也 许之后是标题“时间”）。这怎么做都不过分，它所提升的 清晰度及对将要读到什么内容的感觉是会受到读者赞赏的。
■ 使用标题（和子标题） 这不仅是一个有效的标识方法与形式，它也以视觉方式分割文本并使页面更容易阅读（相对 于现代商务书籍，如本书，内容密集的教科书令我们许多 人在学校时饱受折磨）。
■ 恰当的语言 这在每个阶段都很重要（见第四章）。
■ 使用图形（视觉图形工具） 这包含两种因素，如粗体、大 写字母等；插图，包括曲线图、表格和柱状图等。它们都 能提高清晰度（将在第七章中讨论）。

获得接纳
这是一个谨慎的目标，可以通过如下几种方式来实现。

■ 联系特定人群 与那些针对特定人群的观点与论证相比， 通用观点和论证可能不会那么容易被接受。报告可能介于 二者之间，一些段落或观点普遍适用，而其他事项以“对于那些新的组织……”或“那些在销售部门……”等开始。
■ 提供证明 当渴望接纳时，你需要提供观点之外的内容， 尤其是你被视为拥有某种既得利益时。所以，来自其他地 方的意见、研究、统计和测试等内容都能增强你的说服力。记住，来源的可接受性和它所带来的力量之间是有联系的， 所以你需要非常仔细地选择如何最好地陈述观点。
■ 预料反对意见 对于那些你确定在阅读报告时会进入读者头脑的反对意见，你切记不可采取忽略的态度，否则他们 会很轻易地推翻报告所表达的内容。通常，直面这种反对意见比较好，比如明确表示：“有些人会问如何……所以在 接下来的三段中，我将详细论述。”

报告的正文部分需要与开头和结尾有明确的联系。它应该巧 妙地承接引言的观点，特别是当它们对报告结构有影响时（这应 该是一致的）；而且应该同样地联系结尾。这意味着内容的线索需 要贯穿和连接整个报告的三个主要部分。
最终结论应该没有漏洞或瑕疵。它呈现的内容是连贯的，所 有的结构都是支持它的而不是与之相悖的，最终结论是基本清晰 也易于理解的。
在继续讨论结尾之前，最后一点是值得注意的。有时候，如 本段所述，如果中间的正文内容以“最后，在总结前的最后一 点……”结束，效果会更好。

结尾

在此，有必要列示报告结尾中存在的如下一些不当之处：

■ 有些报告似乎想避免结束 中间正文部分脱离了整体结构， 会使人感觉有东西没讲完，“还有另一件事”，这会令人分 心并且很烦恼；
■ 避免错误的结尾 我不久前看到一个报告在最后一段中用了三次“终于”，虽然使用方式略有不同；
■ 小心扰乱结构 报告已经进入最后一个标题了，但实际上没有尝试收尾——可能是由于不必要的重复或离题论述而 添加的一段或几页，这都会造成干扰。

那么你应该在这里积极做些什么呢？最后有三个具体的目标：

■ 达成并提出结论（这反映了该文件类型及其呈现的论证属性）；
■ 整合并总结内容；
■ 以“高调”或赞扬积极地结束，或者，如果结论有点夸大了（很多报告都是常规的结尾方式而不是令人兴奋的方式），那你的 结尾需要有力量或权威说法让人信服，而不是草草结束。

总结要做到简洁有效并不是一件很容易的事情。正因为如此， 它代表了一个特别的机会。如果总结做得很好，整个报告就会令 人印象深刻。反过来，这也实际上有助于报告得到应有的重视。 事实上，我们知道许多人在决定阅读报告之前，会先看一眼结尾。 如果总结是即将看到的内容的一个很好的样本，那么它将强化读 者继续阅读的决定。
如果正文顺序和结构是合理、可靠和符合逻辑的，对内容的 总结就会简单很多。毕竟，总结是很多案例自然而然的结论。这 部分相对较短是被广泛接受的，但这并不意味着总结只能是几行， 通常一个长而复杂的报告需要比几行的总结更多的内容——重要 的是总结所呈现的内容具有与整个报告相匹配的长度。结尾既要 做一个简要总结，也要包含内容的精髓和结论，这使得它不经过 仔细考虑很难完成。
报告的结尾需要额外地花费时间进行编辑和检查，而这些额 外的付出都是有用的。当然，艰难地完成一份长篇报告，然后由 于不重视结尾这个至关重要的阶段而使其有效性遭到削弱（或最 坏的情况下被破坏），这是一种极大的浪费。

结尾后

值得注意的是，“结尾”并不意味着报告真正的结束。换句话 说，在总结和结论之后可能还有几页相关内容。这些主要是附录， 它们可以用来确定主要核心内容的某些细节。附录可以使这些方 面有更多的详细内容，但这几页要尽量保持适中而不要太长，以 免使关键信息淹没在无尽的细节中。

乔治对于自己被委派负责重新安排办公室的工作并不是很 高兴，尽管有最具说服力的理由：业务增长和更高的利润意味 着要容纳更多的人；特别是客户服务方面出现很多不便。乔治 知道很多人有点担心变化会如何影响他们，所以他决心要做得 恰到好处并为此而拼命地认真工作。
要做就要做到最好。他测量每个房间，清点了所有要移动 的物品并归类了所有没有被移动的。他画出了所有的电线图纸， 并标明哪一根电线连接什么设备。然后他着手准备一份报告呈 现他的发现和建议。
惊讶于有那么多记录，他感觉良好地将草稿交给同事们检查。他们感到震惊。大家的反应并没有如他所愿，他们建议：“大家并 不想知道所有这些细节。我花了 10 分钟才找到我的座位在哪里， 然而还不知道我为什么要搬。你需要从别人的角度来看待它。”
被批评后，乔治“从头开始”。他重写了报告，以“如何 改变会对组织有帮助”的概述开始，简短而清晰地描述了每个 部门受到何种影响，强调变动后的优点，并且明确了要做什么， 由谁来做，何时实施变更。
三周后，虽然仍有一些疑问和疑虑，但所有的问题都顺利 得到解决。但这件事的前后两次实施过程几乎是完全不同样的。

前言/序言

引言

在繁忙的商务活动中，写作任何东西都可能是一件苦差事。 你肯定有更重要的事情要做：要与人会面，要做出决定，要采取 行动。然而，所有这些及其他事项都可能依赖于书面沟通：通过 一封信或一条备忘录也许就能安排一次会议，一个报告也许能呈 现案例和做出决定，一个提案也许能够确保让人信服地采取某些 行动或选择某个方案。
然而，阅读商务文件也可能是一个苦差事，而且，除非它们 确实被阅读、得到理解并能够积极地提示读者付诸行动，否则将 无法实现目标。商务文件写作必须值得花时间阅读。
你可能既是商务文件的读者，也是作者。在写作时，得站在 读者的角度上考虑一下。你阅读过你办公桌上的所有文件吗？你 仔细看了所读文件中的每一个词吗？你是从头到尾都读一遍呢还 是只是简单翻阅？当然，几乎所有答案都清楚地表明，并非所有 的文件都得到了平等的对待。一些文件比其他文件更有可能被阅 读。当然，有些主题需要你的注意。谁会忽略董事总经理的个人 便条呢？但事实上，有些必须阅读的文件并不具有可读性。
好的文章，尤其是易于阅读和理解的，总是会比那些粗糙的 文章得到更多的关注。然而，商务写作领域的现行标准绝不是完 美无缺的。我想，在写作此书时，如果世界上的那些正在努力撰 写文档并希望写得更好的人每人给我一英镑，那我就不用写了！ 当笔尖碰到纸张时，似乎会发生些什么，交流和有效性因而受到 影响。有一家英国酒店，它的每个房间门内都有这样的提示：“为 了安全考虑，请您在进入或离开房间时，确保门是完全关好的。” 就一句话，但它是废话（或者一项很好的技巧，如果你能做到的 话），然而有人就这样写了，打印并贴出来，显然也没有人注意到 这句话存在的问题。
为什么会这样？也许是教育的问题，或者就是因为写作者缺 乏教育。当我身处商务领域时，学校所学的确实几乎不能在需要 的那种写作上给我提供帮助。也许是缺乏反馈，或许是管理者对 呈现在他们面前的东西太宽容。如果有更多的文件被驳回，并且 必须重写，那么人们写作时会更加注意质量。
习惯也很重要。我们都渐渐形成了自己的写作风格并且可能 很难改变。更糟糕的是，坏习惯会通过实践而得到强化。例如， 在一个邀请我进行提案写作培训的电脑公司，我收到了一些当时 的典型提案，在我看来它们都是繁杂冗长的。我问他们为什么这 样写提案，原来是之前的一个提案被当作模板沿用了下来，而且 已经这样使用六年了！在这六年里，没有人真正思考过所使用的 文件格式是否恰当。这使一个新经理意识到，新订单的成功率由 于所使用的低标准的严重影响而显著下滑。

致命细节

我们都可以分辨真正糟糕的报告：结构不清晰，风格不明确， 使用过多的专业术语和令人费解的句子，使人想问“它想说什么”。 但这样的文件从其目标上来看不一定是完全失败的。报告本质上 是脆弱的。一个不合适的措辞可能会妨碍理解或影响原来可能已 经形成的积极印象。
即使是一个简单的拼写错误（而且，拼写检查器也并非绝对 可信），也可能会产生负面影响。我永远不会忘记，在咨询公司的 第一年，我负责一家乳制品公司某项提案中的一部分。经过多次 会议和审议后，我写好并提交了书面提案。一个星期过去了，我 收到了从有关公司发来的信。里面是一张纸，那是提案的标题页， 上面用红笔写了三个字“不谢你”，旁边是用红笔圈出的一个词 “乳制品（dairy）”，这个词被拼写成了“日记 (diary)”。在那之后很 长一段时间，对于所有的细节我都更加认真地检查。
第一条要不断地灌输到潜意识里的规则是检查、检查、再检 查。我珍视电脑手册上的声明：“本出版物中所提供的信息已经经 过可靠性分析。”但是我认为，没有什么是绝对的。
不管文件的问题是大是小，损害都是一样的。然而，有时候， 尽管人们看到文件时能意识到写得不好，但他们可能相信写作习 惯不能改变而对文件质量默认了。我不确定为什么。我在演讲技 能培训方面做了大量的工作，人们很少怀疑演讲技能可以通过培训来提高。但是，他们却怀疑写作水平可以通过培训来提高。

一个留下印象的重要机会

无论写作水平不高的原因是什么，如果普遍的标准偏低，那 么对于那些有较高写作水平的人来说，这时的写作则意味着一个 重要的机会，这是显而易见的。对于那些擅长写作的人来说则意 味着更多。商务写作是一项我称之为“职业”技能的能力。它不 仅对在工作中承担具体任务很重要，而且反过来，它产生的结果 对个人也很重要。糟糕的报告可能会在后续工作中困扰你——如 其他某些技能一样，在组织或职业生涯中的进步可能就取决于这 类任务的最低绩效结果。
最近，我观察了一个团体对于这个主题的内部课程的热情。 举办这个活动的经理告诉我：“没有人能在这个组织内得到晋升， 除非他们演讲做得好，报告写得好。”非常明智，并且我猜想这种 情况将会越来越常见。
因此，商务写作，特别是长文件的写作（即本书所关注的报 告和提案写作），是一项非常重要的技能。很多需要做的工作都与 文件有很大的关系，如决策、销售、财务结果或个人声誉。对于 那些在这方面可以具有杰出技能的人，存在着非常真实的机会。 你需要写的文件越多，你写的文件越重要，那么机会就越真实。
很简单，如果你写得好，那么你更有可能实现自己的业务目标。
这一点怎么强调都不过分。一份文件也许改变不了世界，但 写得好的文件会以某种方式对很多事的结果和文件作者产生影响。 事实上，你可以写得很好。我们可能并不是都拥有写出伟大
小说并因此获得成功的想法，但大多数人可以学会写出优秀的商 务文件，即根据文件的目的和想要产生的效果而写作。本书回顾 了一些更容易且更快速地（这本身就是有价值的）撰写报告和提 案的方法，最重要的是，更能实现报告和提案的目标。
好的商务写作并不难。这是一项可以通过学习和实践提升的 技能。可能需要努力，当然练习也是有帮助的，但练习也可能使 其变得更糟糕。萨默塞特·莫姆（Somerset Maugham）曾经说：“写 小说有三个规则。遗憾的是，没有人知道它们是什么。”虽然商务 写作也需要创造力，但并不特别依赖创造力，它受一定规则的约 束。规则，当然生来就是被打破的，但它确实是有用的指导，因 而规则可以帮助你完成写作。本书则讨论了如何去完成写作任务， 什么时候遵守规则，以及什么时候打破规则。
下文的要点与报告和提案都相关。关于提案的说服性的特别 之处有一个独立的章节来具体分析。内容上任何有重叠的部分都 是有意为之。

报告与提案的艺术：洞察、结构与说服的实践指南 在这个信息爆炸、沟通至上的时代，无论是学术研究、商业运作还是项目申报，一份清晰、专业且富有说服力的报告或提案，都扮演着至关重要的角色。它们是思想的载体，是行动的蓝图，更是连接你与目标受众之间沟通的桥梁。然而，许多人在撰写报告与提案时，常常感到力不从心，不知从何下手，或是成果平平，未能达到预期效果。 本书并非直接呈现报告与提案的范本，而是旨在深入剖析撰写这两类文档的核心理念、关键要素与实用技巧，引导读者构建一套系统性的思维框架和操作流程。我们相信，掌握了这些“道”与“术”，任何读者都能游刃有余地创作出令人印象深刻的报告与提案，并最终实现其沟通目标。 一、 洞察先机：理解报告与提案的本质与目的 在动笔之前，最关键的一步是深入理解你所要撰写的报告或提案的本质与目的。 报告的本质：报告是对某一事件、情况、问题或研究成果进行的客观、系统性的描述、分析与总结。它旨在向特定受众传递信息，提供事实依据，阐述发现，并可能提出建议。报告的生命在于其准确性、客观性与信息量。 提案的本质：提案则更侧重于说服。它是一种向特定机构、个人或组织提出建议、请求支持或寻求合作的陈述。提案需要清晰地描绘一个问题或机遇，提出一个切实可行的解决方案，并详细说明所需的资源、预期的成果以及潜在的效益。提案的生命在于其创新性、可行性与说服力。 无论撰写报告还是提案，明确其核心目的是首要任务： 信息传递：最基本的目的，就是要将必要的信息准确无误地传达给目标受众。 问题诊断与分析：深入剖析某个现象、问题或状况，揭示其成因、影响与趋势。 解决方案设计：针对已识别的问题，提出具体的、可执行的解决方案。 决策支持：为决策者提供充分的信息和分析，帮助他们做出明智的判断。 资源争取：为项目、研究或活动争取必要的资金、人员、设备等支持。 合作达成：通过展示合作的价值与可行性，促成合作伙伴关系的建立。 二、 磨砺结构：构建清晰、逻辑严谨的框架 一份优秀的报告或提案，如同精美的建筑，需要坚实的地基和清晰的结构。缺乏逻辑性的堆砌只会让读者迷失方向。 报告的结构精髓： 引言/摘要 (Introduction/Executive Summary)：简明扼要地概括报告的核心内容、目的、主要发现与建议。这是为忙碌的读者提供快速了解报告全貌的捷径。 背景介绍 (Background)：阐述报告研究的宏观背景，解释为何需要进行这项研究或分析。 方法论 (Methodology)：详细说明研究所采用的方法、数据收集方式、分析工具等，以保证研究的科学性和可重复性。 结果/发现 (Results/Findings)：客观呈现研究过程中收集到的数据和分析结果，可以使用图表、数据等辅助说明。 讨论/分析 (Discussion/Analysis)：对研究结果进行深入解读，分析其意义、局限性，并与现有知识进行对比。 结论 (Conclusion)：总结报告的主要发现，并重申其重要性。 建议 (Recommendations)：基于分析和结论，提出具体、可操作的建议。 参考文献 (References)：列出报告中引用的所有文献、资料等。 附录 (Appendices)：包含支持报告内容但不适合放在正文中的详细数据、图表、访谈记录等。 提案的结构精髓： 引言/执行摘要 (Introduction/Executive Summary)：提纲挈领地介绍提案要解决的问题、提出的方案、预期的效益以及所需支持。 问题陈述 (Problem Statement)：清晰、准确地描述当前存在的问题、挑战或机遇，并论证其紧迫性和重要性。 项目目标 (Project Objectives)：明确、具体地陈述通过此提案想要达成的目标，目标应是SMART（具体、可衡量、可达成、相关、有时限）的。 解决方案/项目描述 (Solution/Project Description)：详细阐述将如何解决问题，介绍所提出的方案、活动、产品或服务。 工作计划/方法 (Work Plan/Methodology)：分解项目为一系列可管理的任务，说明执行过程、时间表、主要里程碑。 资源需求 (Resource Requirements)：列出项目所需的所有资源，包括人力、物力、财力、技术等。 预算 (Budget)：详细列出各项费用的预算，并说明资金的分配与使用计划。 预期成果与效益 (Expected Outcomes and Benefits)：清晰说明项目完成后将产生的具体成果，以及这些成果将带来的价值和影响（例如：经济效益、社会效益、技术进步等）。 团队介绍 (Team Introduction)：介绍参与项目的关键人员及其相关经验和能力，增强提案的可信度。 评估计划 (Evaluation Plan)：说明如何衡量项目的成功与否，以及如何对项目进展和成果进行评估。 结论与呼吁 (Conclusion and Call to Action)：再次强调提案的重要性和价值，并明确希望获得的回应（如：批准、投资、合作）。 三、 锤炼语言：用精准、有力的词汇进行表达 文字是承载思想的载体。报告和提案的语言风格应与其目的相符，既要做到准确清晰，又要力求简洁有力。 报告的语言特点： 客观性：避免使用个人情感色彩浓厚的词语，以事实和数据说话。 精确性：使用专业术语，确保概念的清晰度，避免模棱两可的表述。 简洁性：去除不必要的修饰语和冗余的句子，让信息直达核心。 逻辑性：运用连接词（如：因此、然而、此外）来确保句子与段落之间的逻辑流畅。 提案的语言特点： 说服性：使用积极、自信的语言，突出方案的优势和价值。 专业性：展现对相关领域深刻的理解，使用准确的行业术语。 可行性：用踏实的语言描述解决方案，强调其可操作性和可实现性。 前瞻性：描绘美好的愿景，激发读者的兴趣与信心。 行动导向：明确提出期望的回应，促使读者采取下一步行动。 四、 掌握技巧：提升报告与提案的质量 除了清晰的结构和精炼的语言，掌握一些实用的撰写技巧，能让你的报告和提案更上一层楼。 深入研究与信息收集： 明确信息需求：在开始收集信息前，先确定你需要回答哪些问题，以及哪些信息是必不可少的。 多源求证：从多个可靠的渠道获取信息，并通过对比和验证来确保信息的准确性。 数据可视化：善于运用图表、图形等可视化工具，将复杂的数据清晰直观地呈现出来，提高信息的可读性。 针对受众的定制化撰写： 了解你的读者：他们的背景知识、兴趣点、决策权、关注的焦点是什么？ 调整语言风格：针对不同受众，使用不同程度的专业术语和表达方式。例如，对技术专家可以更深入，对非专业人士则需要更通俗易懂。 突出受众关心的价值：无论写报告还是提案，都要思考你的信息或方案能为读者带来什么价值。 反复修改与润色： 内容审查：检查逻辑是否严谨，论证是否充分，是否有遗漏或不准确之处。 语言润色：检查语法、拼写、标点错误，优化句子结构，使其更流畅、更具表现力。 格式规范：确保报告和提案的格式统一、整洁，符合行业或组织的规范要求。 请他人审阅：让同事、导师或朋友阅读你的文稿，他们可能会发现你忽略的错误或提供宝贵的建议。 五、 拥抱挑战：将报告与提案转化为成功的阶梯 撰写报告与提案并非一项枯燥的任务，而是一次深入思考、系统梳理、有效沟通的宝贵机会。每一次的撰写过程，都是一次学习与成长的过程。通过掌握本文所探讨的洞察、结构、语言与技巧，你将能够： 更清晰地认识问题：通过深入研究，你将对所处领域的问题有更深刻的理解。 更有条理地组织思路：结构化的撰写过程，能够帮助你将零散的想法串联成逻辑严密的体系。 更有效地传递价值：你的思想、研究成果、项目计划，都将以一种清晰、有说服力的方式被他人理解和接受。 更有信心地推动决策：一份优秀的报告，能够为决策者提供坚实的支持；一份精彩的提案，能够点燃合作的火花。 请记住，报告与提案的撰写，是一项需要耐心、细致和不断实践的艺术。它们是你专业能力和沟通智慧的直接体现。掌握了其中的精髓，你将能够自信地面对各种挑战，并让你的想法、项目和事业，借由文字的力量，绽放出应有的光彩。

评分☆☆☆☆☆

这本书的实用性是毋庸置疑的，但更让我欣赏的是它所传递的“思考方式”。《如何撰写报告和提案：第四版》不仅仅是一本“技巧大全”，它更像是一堂关于“如何清晰有效地思考并表达”的课程。作为一个跨文化交流的协调员，我常常需要撰写跨部门、跨地域的合作提案，这其中涉及到的沟通障碍和理解偏差着实不少。这本书在“明确目标和范围”这一部分，用非常精炼的语言解释了为何在动笔之前，最重要的一步是“问清楚”。问清楚谁是目标读者？他们最关心什么？我们希望通过这份报告或提案达到什么目的？这些看似简单的问题，却是许多人常常忽略的。作者的建议是，在着手写作之前，花时间去“预演”这份报告或提案在读者心中的样子，想象他们阅读时的反应，这样才能有针对性地组织内容。我特别喜欢它在“语言风格和语气”部分的探讨，它提醒我们，即使是专业报告，也需要考虑情感因素，用恰当的语言建立信任感，避免生硬和傲慢。这本书让我明白，好的报告和提案，是建立在对读者深刻理解的基础之上的。

评分☆☆☆☆☆

坦白说，我之前对撰写报告和提案这件事总是感到一丝畏惧，觉得那是一项需要天赋和大量经验才能掌握的技能。然而，《如何撰写报告和提案：第四版》彻底改变了我的看法。它将这个过程拆解得如此细致和易于理解，让任何一个愿意学习的人都能掌握其中的精髓。书中在“结构和组织”部分提供的各种模板和框架，是我最先开始应用的。以往我总是卡在“从哪里开始”这个环节，而这本书提供的“议题导向”或“问题导向”的结构，让我能够快速找到切入点，并有条理地展开论述。特别是对于提案，它关于“风险评估和应对策略”的章节，让我意识到，一份好的提案不仅要展示美好愿景，更要展现对潜在困难的预判和解决能力。作者强调了“透明度和诚实”的重要性，建议我们在提案中主动提及可能遇到的挑战，并提出相应的应对方案，这反而能增加信任度，让审批方感到安心。这本书的语言也十分平实易懂，没有过多的学术术语，而是用贴近实际工作的语言来解释概念，这让我这个非专业的读者也能够轻松消化。

评分☆☆☆☆☆

我必须说，《如何撰写报告和提案：第四版》这本书的深度和广度让我感到惊喜。作为一个初入职场的研究助理，我经常需要在导师和合作机构之间传递研究成果，以往的我总是凭感觉去组织文字，结果可想而知，报告常常显得凌乱且不够专业。这本书就像一位经验丰富的导师，一步步地引导我构建清晰的报告框架，并提供了大量可操作的技巧。书中关于“引言和背景”的处理方式就让我受益匪浅。它不再是简单地罗列事实，而是强调如何快速抓住读者的注意力，明确研究的必要性和价值。特别是它提到的“钩子”理论，通过提出一个引人深思的问题，或者陈述一个令人惊讶的数据，来激发读者继续阅读的兴趣。这一点我回去立刻尝试了，效果非常明显。此外，书中关于“结论和建议”的部分，也让我认识到，好的结论不仅仅是对研究结果的总结，更是对未来行动的有力指引。作者强调了建议的可行性、具体性和可衡量性，并提供了一些范例，展示了如何将模糊的愿景转化为清晰、可执行的步骤。这种结构化的思考方式，极大地提高了我的报告撰写效率，也让我的报告看起来更加成熟和有分量。

评分☆☆☆☆☆

对于任何希望提升自身专业沟通能力的人来说，《如何撰写报告和提案：第四版》这本书都绝对是必读的。我是一名独立顾问，经常需要为不同的客户准备项目分析报告和业务拓展方案，每一次的撰写都是一次严峻的考验。这本书给我最大的启发在于它对“说服力”的系统性阐述。它不仅仅是让你把信息写清楚，更是教你如何构建一个有力的论证链条。书中在“逻辑推理和论证”方面的讲解尤为精彩，它通过剖析不同类型的论证方式，例如演绎法、归纳法，以及如何有效地运用证据来支持观点，让我能够更自信地在报告中表达自己的专业判断。我尤其注意到了书中关于“克服反驳”的技巧，它提醒我们，在撰写提案时，要预设读者可能提出的质疑，并在报告中提前给出解答，从而打消他们的顾虑。这种“预则立，不预则废”的思维方式，大大提升了我提案的成功率。此外，本书在“排版和格式”方面的建议，虽然看似细枝末节，但却能极大地影响读者的阅读体验和对报告整体专业度的感知。它强调了留白、字体选择、标题层级等细节的重要性，让我的报告呈现出更加精致和专业的面貌。

评分☆☆☆☆☆

这本《如何撰写报告和提案：第四版》（创造成功经典系列）绝对是我近期阅读中最具实践价值的工具书之一。作为一名长期在市场营销领域工作的职场人，我深知一份清晰、有说服力的报告和提案的重要性，它不仅能直接影响项目审批、资源分配，甚至关乎个人职业发展。在这本书的指导下，我重新审视了自己撰写报告的许多固有模式，并且发现了许多之前忽略的细节。最令我印象深刻的是，书中关于“目标受众分析”的章节，它详细阐述了如何根据不同决策者、不同部门的关注点来调整语言风格、信息侧重点，甚至排版方式。这不再是简单的“写给谁看”，而是深入到“他们会怎么想，他们需要看到什么”。比如，在为高层撰写项目建议书时，需要聚焦于 ROI、战略契合度和市场潜力；而向技术团队解释方案时，则要突出技术可行性、风险评估和实施细节。作者通过大量的实际案例，将这些抽象的概念具象化，让我能够立刻在自己的工作中找到对应的应用场景。而且，书中在“数据呈现”部分的建议也相当实用，它不仅仅是告诉你如何使用图表，更重要的是如何选择最能说明问题的图表类型，以及如何用简洁的文字解释图表背后的含义，避免信息过载或误导。总而言之，这是一本能够切实帮助你提升沟通效率和说服力的宝藏。