办公室事务管理/高校秘书学专业系列教材 pdf epub mobi txt 电子书 下载 2025

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赵雪静，杨剑宇 编

图书标签:

• 办公室管理
• 秘书学
• 高校教材
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• 行政管理
• 办公技能
• 职业教育
• 高等教育
• 专业教材
• 文秘

出版社： 华东师范大学出版社

ISBN：9787567525627

版次：1

商品编码：11663545

包装：平装

丛书名： 高校秘书学专业系列教材

开本：16开

出版时间：2015-03-01

用纸：胶版纸

页数：297

字数：388000

正文语种：中文

内容简介

　　《办公室事务管理/高校秘书学专业系列教材》根据近年来秘书办公室管理工作的需要，围绕秘书在办公室事务管理方方面面的工作展开论述，汇集了秘书的基础工作，即办公室事务管理的基本内容。全书包括绪论、办公室环境、常规办公室工作、办公用品管理、办公效率及时间管理、办公室信息资源管理和档案管理等。

作者简介

　　　　赵雪静，女，1963年10月出生于河北省唐山市。1985年6月毕业于河北师范大学汉语言文学专业，文学学士，副教授。

目录

前言

第一章 办公室与办公室事务
第一节 办公室概述
第二节 办公室事务
第三节 办公室管理

第二章 办公室团队管理
第一节 办公室团队的职业素养
第二节 办公室团队的构成与岗位职责
第三节 办公室团队管理

第三章 办公室环境管理
第一节 办公环境管理概述
第二节 办公环境布局
第三节 办公环境建设
第四节 办公环境“5S”管理

第四章 办公用品管理
第一节 办公用品的界定
第二节 办公用品的采购
第三节 办公用品的保管
第四节 办公用品的使用

第五章 办公室时间管理
第一节 时间管理概述
第二节 领导时间辅助管理
第三节 秘书自我时间管理

第六章 办公室信息资源管理
第一节 办公室信息基础
第二节 信息资源的获取
第三节 信息资源的管理

第七章 辅助人力资源管理
第一节 员工招聘
第二节 员工入职离职手续的办理
第三节 新员工培训

第八章 办公室常规工作
第一节 电话接打和网络在线沟通
第二节 邮件处理和公文处理
第三节 印信管理和名片管理
第四节 车辆管理

第九章 办公室接待工作
第一节 接待工作的任务和方法
第二节 客户投诉接待
第三节 办公室外事接待

第十章 办公室会议安排
第一节 办公室会议类别
第二节 办公室会议组织
第三节 会议室及会议费管理

第十一章 办公室安全管理
第一节 办公室安全工作
第二节 办公室值班工作
第三节 办公室保密工作

第十二章 公务出差安排
第一节 国内公务出差
第二节 国外公务出差

第十三章 办公自动化（OA）系统
第一节 办公自动化系统概述
第二节 办公自动化系统操作

参考文献

精彩书摘

　　《办公室事务管理/高校秘书学专业系列教材》：
　　（1）外部招聘渠道
　　人才交流中心和人才招聘会我国很多城市都设有专门的人才交流服务机构，常年为企事业用人单位提供服务。人才交流中心一般建有人才资料库，可以很方便地在资料库中查询条件基本相符的人才资料。通过人才交流中心选择人员，有针对性强、费用低廉等优点。人才交流中心或其他人才交流服务机构每年都要举办多场人才招聘会，招聘者和应聘者可以直接进行接洽和交流。招聘会的最大特点是应聘者集中，用人单位的选择余地较大，费用也比较合理，而且还可以起到很好的企业宣传作用。
　　媒体广告通过报纸杂志、广播电视等媒体进行广告宣传，向公众传达招聘信息，覆盖面广、速度快。相比而言，在报纸、电视中刊登招聘广告费用较大，但容易醒目地体现组织形象；很多广播电台都辟有人才交流节目，播出招聘广告的费用较少，但效果也比报纸、电视广告差一些。媒体广告招聘的优点是：信息传播范围广、速度快、应聘人员数量大、层次丰富，组织的选择余地大，组织可以招聘到素质较高的员工。媒体广告招聘的缺点是：招聘时间较长；广告费用较高；要花费较多的时间进行筛选。
　　网上招聘网上招聘具有费用低、覆盖面广、时间周期长、联系快捷方便等优点。将招聘广告张贴在自己的网站上，或者张贴在某些网站上，也可以在一些专门的招聘网站上发布信息。网络招聘由于信息传播范围广、速度快、成本低、供需双方选择余地大，且不受时间、空间的限制，因而被广泛采用。当然也存在一定的缺点，比如容易鱼目混珠，筛选手续烦杂，以及对高级人才的招聘较为困难等等。招聘网络有前程无忧人才网、智联招聘、58同城、赶集网、中华英才网、百姓网、快点8网、驻马店人才网、百才招聘、百伯网等。
　　校园招聘学校是人才高度集中的地方，是组织获取人力资源的重要源泉。对于大专院校应届毕业生招聘，可以选择在校园直接进行。包括在学校举办的毕业生招聘会、招聘张贴、招聘讲座和毕业生就业办公室推荐等。学校招聘的优势是可以在校园中招聘到大量的高素质人才。大学毕业生虽然经验较为欠缺，但是具备巨大的发展潜力；大学生思想较为活跃，可以给组织带来一些新的管理理念和新的技术，有利于组织的长远发展。学校招聘也存在明显的不足之处，学校毕业生普遍缺少实际经验，组织需要用较长的时间对其进行培训；新招聘的大学毕业生无法满足组织即时的用人需要，要经过一段较长的相互适应期；招聘所费时间较多，成本也相对较高；在大学中招聘的员工到岗率较低，而且经过一段时间后，离职率较高。
　　人才猎取是指借助“猎头”公司获取组织所需人才的招聘形式。“猎头”公司是一种专门为雇主“猎取”高级人才和尖端人才的职业中介机构。
　　员工推荐通过内部员工推荐人选，也是组织招聘的一种重要形式。
　　招聘洽谈会人才交流中心或者其他人才机构中心，每年都会举办多场招聘洽谈会。在洽谈会中，用人单位可以和应聘者直接进行接洽和交流，节省双方的时间。随着人才市场的日益完善，洽谈会呈现出向专业方向发展的趋势。例如有高级人才洽谈会、应届毕业生双选会、信息技术人才交流会等。
　　（2）内部选聘渠道
　　将招聘信息公布给组织内部员工，员工自己可以来参加应聘，此外还有岗位轮换和返聘。
　　内部渠道招聘有许多优点：选任时间较为充裕，了解全面，能做到用其所长，避其所短；内部员工对组织情况较为熟悉，了解与适应工作的过程会大大缩短，上任后能很快进入角色；内部提升给每个人带来希望，有利于鼓舞士气，提高工作热情，调动员工的积极性，激发他们的上进心。通过内部渠道招聘也有其缺陷，表现为：容易造成“近亲繁殖”，老员工有老的思维定势，不利于创新，而创新是组织发展的动力；容易在组织内部形成错综复杂的关系网，任人唯亲、拉帮结派，给公平、合理、科学的管理带来困难；内部备选对象范围狭窄，只能从现有员工中选择。
　　与内部选聘相比，外部招聘有很多优点：来源广泛，选择空间大，特别是在组织初创和快速发展时期，更需要从外部大量招聘各类员工；可以避免“近亲繁殖”，能给组织带来新鲜空气和活力，有利于组织创新和管理革新。此外，人员新近加入组织，与其他人没有历史上的个人恩怨关系，从而在工作中可以较少顾忌复杂的人情网络。同时，为了使新进员工能够尽快适应岗位需要，可以有针对性地要求应聘者有一定的学历和工作经验，从而节省在培训方面所耗费的时间和费用。
　　当然外部招聘相对内部选聘也有自己的缺点：难以准确判断应聘者的实际工作能力；容易造成对内部员工的打击；招聘成本相对较高。
　　（三）招聘的岗位、要求及其所需人员数量
　　一般来说组织需要招聘的岗位空缺，包括数量和质量两个方面。办公室应该掌握组织的人力资源规划，对组织所需人员的岗位、工作要求及数量有清楚地认识，为招聘提供“量”的依据，从而确定配备、补充或晋升的规模。对所招聘岗位的要求进行分析，主要包括该岗位的职责、工作任务、工作关系等，以及什么样素质的人才能胜任这一岗位，即任职资格，为招聘提供“质”的要求。
　　……

前言/序言

　　每一个组织都需要一个综合性办事机构来参与政务、协调事务、做好服务，这个机构就是办公室。随着时代的迅猛发展和信息技术的日新月异，办公室这一特殊领域的管理也日趋重要和复杂。如何更好地提供服务，不让“中枢”成为“梗阻”，确保各项工作政令畅通、高效运转，沟通上下、联系左右，维护组织正常运行，展示组织良好形象，是摆在我们面前的重要课题。
　　办公室事务千头万绪，从美化、维护办公环境到使用办公室设备，从安排上司行程到接待来客来访，从收发各类文件到搜集信息资源，无一桩属小事，无一件可疏忽。办公室工作千辛万苦，时时“白+黑”，常年“5+2”，任何微小的纰漏，都可能酿成大的失误，稍有不慎或不当都会影响整体甚至全局工作。对办公室事务进行有效管理，才能保证办公室及各部门的业务有序、顺利地开展，也才能保证组织最高目标的最终达成。
　　本书编写面向高校学生，针对职场现实，夯实办公室事务管理理论，强化办公室事务管理实践，以学生为主体，将知识与技能进行合理安排，既强调理论的高度，又注重实践的力度。为使理论阐释深刻、项目训练到位，本书从案例导入入手，展示秘书应具备的办公室事务管理的知识和技能，即每章按照“案例导入——理论知识——思考题——案例分析——实践活动”依次展开，将理论教学与学生实训结合起来，以理论指导实践，以实践反观理论。
　　按照总主编“三明确一完整”，即“基本概念明确、研究对象明确、课程界限明确、体系基本完整”的要求，本册主编赵雪静提出本书的总体思路、撰写体例及要求，副主编张宇红、强月霞进行了必要的修改、补充和完善。赵雪静、强月霞负责全书最后的通稿、审校工作。
　　各章执笔分工如下：
　　第一章强月霞赵雪静
　　第二、四、六章程林盛
　　第三、十一章赵雪静
　　第五、八、十二章张宇红
　　第七章赵蕾
　　第九、十章郝江波
　　第十三章孙杰
　　在本书编写过程中，我们参阅了大量的文献资料，广泛吸收、借鉴，包括适当引用已有的科研成果，并尽其所能在注释和书后列出，但难免有所遗漏。在此表示诚挚的敬意和谢忱。同时感谢中国北车唐山轨道客车有限公司办公室主任李文军先生在体例思路、总体框架构建中所提出的建设性意见。
　　虽然我们付出了努力，但因编写者水平有限，不尽如人意之处在所难免，敬请各位方家指正。
　　编者

《高效办公：现代职场必备技能》 内容简介： 在这个信息爆炸、节奏飞快的时代，无论身处哪个行业，高效的办公能力都是通往职业成功的基石。《高效办公：现代职场必备技能》是一本深入剖析现代职场人士在日常工作中可能遇到的各项挑战，并提供切实可行解决方案的实用指南。本书旨在帮助读者掌握一系列核心办公技能，优化工作流程，提升工作效率，从而在激烈的竞争中脱颖而出，成为一名更具价值的职场精英。 第一章：工作流程优化与时间管理艺术 本章将从根本上探讨“忙碌”与“高效”的区别。我们将深入解析各种常见的工作流程，识别其中可能存在的瓶颈与低效环节，并提供系统性的优化方法。读者将学习如何运用PDCA（Plan-Do-Check-Act）循环、精益管理原则等工具，对日常任务进行拆解、优先级排序和流程再造。 时间管理方面，本书将超越简单的待办事项清单，带领读者探索更深层次的时间管理策略。我们将详细介绍“时间块”技术、番茄工作法、艾森豪威尔矩阵（重要/紧急四象限法）等经典方法，并结合实际案例，讲解如何根据个体的工作习惯和任务特性，灵活运用这些工具。此外，本章还将重点关注如何识别和对抗“时间窃贼”，例如无效的会议、过度的社交媒体干扰、不必要的打断等，并提供有效的应对策略，帮助读者重新夺回对时间的掌控权。 第二章：精湛的沟通技巧：跨越障碍，建立连接 有效的沟通是职场人际关系和团队协作的生命线。本章将从多个维度剖析沟通的艺术。 书面沟通： 重点在于提升公文写作、邮件撰写、报告整理等书面沟通的准确性、条理性和说服力。我们将学习如何构思清晰的邮件主题，设计逻辑严谨的报告结构，运用简洁明了的语言表达复杂的观点，以及如何根据不同的收件人调整沟通风格。特别会强调避免使用模糊不清的表达，以及如何通过有效的校对和审阅来确保信息无误。 口头沟通： 包括会议发言、演示汇报、向上沟通、跨部门协作等场景。读者将学习如何清晰地组织语言，自信地表达观点，有效地倾听他人的意见，以及如何在不同情境下运用恰当的非语言沟通信号。本书还将指导读者如何准备一次成功的演示，如何在压力下保持冷静并清晰地回答问题，以及如何通过有效的沟通来化解潜在的冲突。 非语言沟通： 眼神交流、肢体语言、语速语调等非语言信号往往比语言本身更能传达信息。本章将帮助读者认识到非语言沟通的重要性，并学习如何解读他人的非语言信号，同时控制和优化自身的非语言表达，以达到更具影响力的沟通效果。 第三章：信息管理与知识沉淀：从海量信息中提炼价值 在信息泛滥的时代，如何有效地收集、整理、存储和检索信息，并将零散的知识转化为有用的能力，是提升工作效率的关键。 信息收集与筛选： 读者将学习如何利用搜索引擎的高级技巧，识别可靠的信息源，并快速筛选出与工作相关的有效信息。我们将探讨RSS订阅、专业数据库、行业报告等信息获取渠道，并教授如何建立个人的信息过滤机制，避免被无效信息淹没。 信息整理与分类： 本章将介绍多种信息整理方法，例如建立个人知识库（利用Evernote、Notion等工具）、文件命名规范、标签系统等，帮助读者构建清晰、易于检索的信息体系。我们将学习如何将原始信息转化为结构化的知识，便于日后查阅和应用。 知识管理与共享： 学习如何将个人积累的经验和知识进行沉淀，形成可复用的解决方案和模板。本书还将探讨如何在团队内部建立知识共享机制，促进信息流通和团队学习，从而提升整体的组织效率。 第四章：办公软件的高效运用：掌握现代工具的精髓 熟练运用各类办公软件是现代职场的基本功。本章将聚焦于提高常用办公软件的使用效率。 文档处理（Word/Pages）： 除了基础的文字输入和排版，我们将深入挖掘样式、模板、交叉引用、目录生成、长文档管理等高级功能，指导读者如何快速创建专业、规范的文档。 电子表格（Excel/Numbers）： 从数据录入、公式应用、函数运用（如SUM, AVERAGE, VLOOKUP, IF等），到图表制作、数据透视表、数据分析等，本书将帮助读者掌握Excel强大的数据处理和分析能力，将枯燥的数据转化为直观的洞察。 演示文稿（PowerPoint/Keynote）： 学习如何设计逻辑清晰、视觉美观的演示文稿，掌握动画、切换、母版、图文结合等技巧，使演示更具吸引力和说服力。 日程管理与协同工具（Outlook/Google Calendar/Teams/Slack）： 学习如何有效地管理日程、安排会议、发送会议邀请，以及利用协同办公平台进行团队沟通、文件共享和项目协作，提升团队的整体运作效率。 第五章：问题解决与决策能力：理性分析，做出明智选择 面对工作中的各种问题和挑战，具备快速准确的分析和决策能力至关重要。 问题分析： 本章将介绍多种问题分析工具，如鱼骨图（Ishikawa Diagram）、SWOT分析、根本原因分析（Root Cause Analysis）等，帮助读者系统地识别问题的本质，探究其背后的原因。 方案制定与评估： 学习如何针对已识别的问题，集思广益，生成多个可行的解决方案。我们将探讨如何运用成本效益分析、风险评估等方法，对备选方案进行客观评估，并选择最优方案。 决策执行与反思： 强调决策并非终点，而是过程的开始。本书将指导读者如何有效地执行决策，并建立事后反思机制，总结经验教训，不断优化决策过程。 第六章：职场礼仪与人际关系：塑造专业形象，融入团队 良好的职场礼仪和融洽的人际关系，是职业生涯平稳发展的重要保障。 基本职场礼仪： 包括着装要求、言谈举止、商务会客、拜访接待等方面的规范，帮助读者建立专业、得体的职业形象。 高效会议礼仪： 确保会议的有效性和尊重性，包括准时参会、有效发言、避免干扰、会后跟进等。 人际交往智慧： 学习如何在职场中建立积极的人际关系，包括如何与同事、上级、下属建立信任，如何处理办公室政治，如何建立个人品牌等。本书还将关注如何有效地回应批评和赞扬，以及如何在团队中扮演积极的角色。 第七章：压力管理与职业健康：保持积极心态，可持续发展 高压的工作环境容易导致职业倦怠和身心健康问题。《高效办公：现代职场必备技能》将关注职场人士的身心健康，提供有效的应对策略。 识别与应对压力： 帮助读者识别压力的来源和信号，并学习如深呼吸、冥想、正念练习等快速减压的方法。 保持工作生活平衡： 强调工作与生活的界限，提供实用的建议，帮助读者在高效工作的同时，也能享受生活，避免过度劳累。 培养积极心态： 引导读者建立乐观、积极的工作心态，将挑战视为机遇，培养韧性，从而更好地应对职场中的不确定性。 《高效办公：现代职场必备技能》并非一本理论性的书籍，而是充满了大量实用的技巧、工具和案例。它将陪伴每一位渴望在职场中取得更大成就的读者，从日常的点滴细节入手，逐步构建起一套系统化的工作方法论，最终实现效率的飞跃和职业的成长。无论您是刚入职场的新人，还是经验丰富的职场人士，本书都将为您提供宝贵的启示和切实的帮助。

评分☆☆☆☆☆

不得不说，这本书在培养“服务意识”和“细节导向”方面做得非常出色。作为一名秘书，我知道自己的角色不仅仅是完成任务，更是为领导和同事提供支持，成为办公室运转的润滑剂。这本书恰恰抓住了秘书工作的精髓。它反复强调，每一个看似微小的事务，都可能影响到整个团队的士气和工作效率。比如，在讲解商务接待礼仪时，书中不仅列出了基本的着装和言谈举止，更深入地分析了不同文化背景下的商务礼仪差异，以及如何通过细节来体现对来访者的尊重和重视。这让我明白，秘书工作看似平凡，实则蕴含着大学问，需要高度的敏感性和周到的考量。此外，书中在关于突发事件处理的部分，也给我留下了深刻的印象。它教导我们要保持冷静，预判可能出现的问题，并提前制定应对预案，这让我认识到，一名优秀的秘书，不仅要能处理日常事务，更要具备危机应对的能力。读完这本书，我感觉自己不仅仅是学到了知识，更重要的是，我的思维模式发生了一些积极的转变，更加注重细节，更加有意识地去思考如何才能做得更好，如何才能真正地成为一个值得信赖的“左右手”。

评分☆☆☆☆☆

这本书的编排逻辑非常清晰，结构完整，内容涵盖了秘书学专业的方方面面，让我仿佛在进行一场全面的“技能充电”。从基础的办公自动化软件的应用技巧，到复杂的项目管理流程，再到人力资源管理中的一些基础知识，本书都进行了有条不紊的介绍。我特别欣赏的是，书中并没有局限于理论讲解，而是穿插了大量的实践练习和案例分析，这让我在学习过程中能够及时巩固所学，并发现自己的不足之处。例如，在讲解公文写作时，书中不仅提供了各种公文的范本，还详细剖析了它们的结构、语言特点和写作要点，并附带了一些写作练习题，让我能够亲自动手去模仿和创作。这种“学以致用”的学习模式，极大地提升了我学习的积极性和效果。同时，书中还对行业的发展趋势进行了展望，引导我们思考秘书职业未来的发展方向，这对于我规划职业生涯非常有帮助。总的来说，这本书是一本内容扎实、方法得当、启迪性强的教材，它为我构建了一个坚实的秘书学知识体系，并为我未来的职业发展奠定了良好的基础。

评分☆☆☆☆☆

这本书最大的亮点在于它突破了传统教材的刻板印象，用一种更加开放和互动的方式来引导读者学习。它不仅仅是知识的传递，更是一种思维的启发和能力的培养。我尤其喜欢书中关于“沟通技巧”和“人际关系处理”的部分。在现代职场，良好的沟通能力是至关重要的，而本书从多个维度，例如倾听、表达、反馈等，详细地阐述了如何成为一个有效的沟通者。它还通过模拟对话和情景分析，帮助我们理解在不同情境下，如何运用恰当的沟通方式来化解矛盾、达成共识。这一点对于初入职场，面对复杂人际关系的我们来说，简直是福音。此外，书中还关注了秘书的职业道德和心理健康，这在我看来是非常重要的，因为它提醒我们，在追求工作效率的同时，也要关注自身的成长和发展，做一个全面发展的职场人。这本书没有给我生硬的说教，而是用一种引导性的方式，让我自己去发现问题，去思考解决办法，这种学习过程让我感觉非常充实和有成就感，也让我对秘书这个职业有了更深层次的理解和认同。

评分☆☆☆☆☆

这本书给我带来的最大触动，在于它对“效率”和“规范”这两个核心概念的深刻阐释。在现代快节奏的办公环境中，效率低下往往意味着资源的浪费和机遇的错失。而这本书，就像一位经验老道的“效率教练”，为我指明了提升办公室运作效率的诸多途径。它不仅仅停留在“如何做”的层面，更深入地探讨了“为什么这样做”以及“如何做得更好”。例如，在谈及文件管理时，书中详细分析了不同文件类型的特性，并给出了科学的分类、归档和检索方法，这让我深刻理解到，一个有序的文件系统，不仅能节省查找时间，更能避免信息孤岛，促进知识共享。同样，在会议管理部分，书中对于议程设置、时间控制、会后纪要的规范要求，让我认识到，一次高效的会议，其价值远不止于当下的讨论，更是对未来决策的有力支撑。此外，书中还涉及了办公用品的采购与管理、信息安全与保密等内容，这些看似微小却至关重要的环节，在书中得到了系统性的梳理和讲解，让我受益匪浅。我开始重新审视自己的工作习惯，并尝试将书中的方法融入到实际操作中，明显感觉到工作的条理性和效率有了质的飞跃，这让我对未来的职业发展充满了信心。

评分☆☆☆☆☆

这本书我真是爱不释手，感觉像是打开了一个宝藏。作为一名即将踏入职场的小白，我一直对“办公室事务管理”这个概念感到既熟悉又陌生。熟悉，是因为我们在日常生活中总会遇到各种各样的“事务”；陌生，则是因为如何系统、高效地处理它们，如何成为一名合格的“办公室管家”，对我来说还是一片空白。这本书简直就是我及时雨，它用非常接地气的方式，一点点揭开了办公室事务管理的神秘面纱。从最基础的公文处理、会议组织，到更进阶的档案管理、财务报销流程，书里都讲得清清楚楚，明明白白。更让我惊喜的是，它不仅仅是理论的堆砌，还提供了大量的实际案例和操作技巧。比如，在讲到会议组织时，书中不仅列出了需要准备的事项，还给出了不同类型会议的模板，甚至连一些容易被忽略的细节，比如会议室的布置、茶歇的安排，都考虑到了。读起来就像是有一个经验丰富的前辈在手把手教你，让你感觉学习过程不再枯燥，而是充满了实践的乐趣。而且，这本书的语言风格也很友好，不像很多教材那样晦涩难懂，读起来轻松愉快，很多时候我都忍不住在阅读的过程中，对照自己的学习和工作经历，去思考和实践。