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尹秀美 著

图书标签:

• 行政管理
• 流程优化
• 费用控制
• 财务管理
• 办公效率
• 实务指南
• 企业管理
• 制度建设
• 成本控制
• 行政办公

出版社： 中国铁道出版社

ISBN：9787113233198

版次：1

商品编码：12184505

包装：平装

开本：16开

出版时间：2017-10-01

用纸：胶版纸

产品特色

内容简介

本书共分为六个部分，分别是行政人员的定位、行政管理的定义、行政费

用成本控制与效率提升、如何让你在行政管理中更专业化、如何成为一名优秀

的行政管理者、行政管理未来发展。

作者简介

尹秀美：

毕业于湖南理工学院人力资源管理专业，有10余年行政人事管理经验，国家高级人力资源管理师、2014年度湖南省十佳HR经理人、中国HRD协会湖南分会理事、湖南省职协人力资源专业委员会第二届理事，一直在苹果装饰集团担任行政人力总监，在行政办公、文秘、档案、印章与证照、接待公关、电话管理、会议管理、行政费用管控、成本控制、企业文化、安全管理、后勤保障服务以及人力资源六大模块等工作，具有丰富的实战经验。

目录

第一章 行政人员的定位............................................................................1

1.1 他人眼中的行政管理.........................................................................................1

1.1.1 管家婆.....................................................................................................1

1.1.2 讨人嫌.....................................................................................................1

1.1.3 能干.........................................................................................................2

1.1.4 公司代表.................................................................................................5

1.1.5 参谋与助手.............................................................................................5

1.1.6 总务.........................................................................................................5

1.1.7 “打杂”高手.........................................................................................5

1.2 我对行政管理的认知.........................................................................................7

1.2.1 费用管理专家.........................................................................................8

1.2.2 效率管理专家.........................................................................................9

1.2.3 激励专家...............................................................................................10

1.2.4 专业服务专家.......................................................................................10

1.2.5 救火专家...............................................................................................10

1.3 行政管理人员的心态.......................................................................................11

1.3.1 空杯的心态...........................................................................................11

1.3.2 积极向上的心态...................................................................................11

1.3.3 努力学习的心态...................................................................................12

1.3.4 热情服务的心态...................................................................................12

1.3.5 理智平和的心态...................................................................................12

1.3.6 敢于付出的心态...................................................................................13

1.3.7 充满感恩的心态...................................................................................14

1.3.8 宽容的心态...........................................................................................15

1.4 行政管理人员的能力.......................................................................................15

1.4.1 专业能力...............................................................................................15

1.4.2 沟通能力...............................................................................................16

1.4.3 协调能力...............................................................................................19

1.4.4 组织能力...............................................................................................19

1.4.5 谈判能力...............................................................................................19

目 录

CONTENTS

行政管理流程及费用管控实务一本通 2

1.4.6 管理能力...............................................................................................20

1.4.7 学习能力...............................................................................................20

1.4.8 领导能力...............................................................................................21

1.4.9 洞察能力...............................................................................................21

1.4.10 培养下属能力.....................................................................................21

1.4.11 时间管理能力.....................................................................................22

1.4.12 创新能力.............................................................................................24

第二章 行政管理的定义及岗位内容.......................................................25

2.1 行政管理概述...................................................................................................25

2.1.1 广义上的行政管理...............................................................................25

2.1.2 狭义上的行政管理...............................................................................25

2.2 行政组织岗位说明书.......................................................................................25

2.2.1 行政总监的岗位说明书.......................................................................26

2.2.2 行政经理的岗位说明书.......................................................................27

2.2.3 行政主管的岗位说明书.......................................................................28

2.2.4 行政专员的岗位说明书.......................................................................30

2.2.5 行政助理的岗位说明书.......................................................................31

2.2.6 行政前台的岗位说明书.......................................................................32

2.2.7 司机的岗位说明书...............................................................................34

2.2.8 保洁员的岗位说明书...........................................................................35

2.2.9 采购员的岗位说明书...........................................................................36

2.2.10 保安的岗位说明书.............................................................................37

2.2.11 网络管理员的岗位说明书.................................................................38

2.3 行政管理工作范围、职责与流程设计...........................................................39

2.3.1 行政管理工作范围...............................................................................39

2.3.2 行政管理工作职责...............................................................................39

2.3.3 行政事务处理流程与工作标准...........................................................40

2.3.4 行政督办管理流程与工作标准...........................................................42

2.3.5 行政监督检查管理流程与工作标准....................................................44

2.4 文件管理...........................................................................................................45

2.4.1 文件资料管理制度...............................................................................46

2.4.2 文书事务管理流程设计.......................................................................49

2.4.3 收文管理流程与工作标准...................................................................50

2.4.4 发文管理流程与工作标准...................................................................52

2.4.5 文书起草管理流程与工作标准...........................................................53

目 录

3

2.4.6 信函收发管理流程与工作标准...........................................................55

2.4.7 传真发文管理流程与工作标准...........................................................56

2.4.8 传真收文管理流程与工作标准...........................................................58

2.4.9 文书会签管理流程与工作标准...........................................................59

2.4.10 文件资料管理流程设计.....................................................................61

2.4.11 文件资料管理流程与工作标准..........................................................62

2.4.12 办公文件管理流程与工作标准..........................................................64

2.4.13 文件借阅管理流程与工作标准..........................................................65

2.4.14 文件资料销毁管理流程与工作标准..................................................67

2.4.15 文件类别.............................................................................................69

2.4.16 文件规范与要求.................................................................................71

2.4.17 文件报批流程.....................................................................................72

2.4.18 文件保管与失效.................................................................................72

2.4.19 工具表单.............................................................................................72

2.5 流程管理...........................................................................................................75

2.5.1 流程的制定与修改...............................................................................75

2.5.2 流程的管理方式...................................................................................75

2.5.3 流程的规范与实施...............................................................................75

2.6 会议管理...........................................................................................................76

2.6.1 会议管理制度.......................................................................................76

2.6.2 会议管理流程与工作标准...................................................................78

2.6.3 会议准备管理流程与工作标准...........................................................80

前言/序言

写作缘起

在大多数人眼里，行政管理就是做后勤工作的、提供服务的、打杂的，一

直给人一种公司的管家婆、公司代表、参谋与助手、总务、 “打杂”高手、 “总

经理的后院”、公司的大内总管的印象。

从事行政人力工作10 多年来，让我对行政工作有了新的认识和定位。跟很

多同行聊起行政工作，他们都觉得这项工作是吃力不讨好，受夹板气，整天就

像一个“救火队”，哪里需要哪里搬，看不到成绩，老板不重视，没有成就感

等，满腹牢骚。说实话，我个人感觉，行政管理工作，其实就是在经营一家公

司，从公司核名、注册、公司开业、经营、销售业绩、产品开发、客户服务等

都是息息相关的，同时我觉得要做好行政工作是一件成就老板的好事情。行政

工作并不是人人都可以做好的，每一位从业人员至少要具备梦想、踏实、勤奋、

责任、积极、细心、用心、耐心的特点才得以取得功不可没的好业绩，职场上

也能快速进阶！

笔者写的《行政管理流程及费用管理实务一本通》让大家在不同的角度来

了解行政管理工作重要性。

内容结构

本书分为六个部分，分别为行政人员的定位、行政管理的定义、行政费用

成本控制与效率提升、如何让你在行政管理中更专业化、如何成为一名优秀行

政管理者以及行政管理未来的发展。由“工作认知+工作心态+工作目标+工作制

度与流程+工具表单+案例分析”构成了本书的八大模块。书中语言通俗而朴实，

案例源于现实工作中，具有很强的实战性。

本书亮点

（一）易知、易懂。第一部分主要讲解的是行政人员的定位。做行政工作，

小到一粒灰、一张纸、一支笔、一分钱、一度电、一滴水，大到上百万元、千

万元费用等项目的成本控制、公司文化、凝聚力，上下级的顺畅沟通，平行部

门之间的互相协助，不仅要抓重点，也要抓细节，正所谓细节决定成败，一个

公司是否健康，不是看盈利多少，而是看员工的稳定性如何，盈利靠一线，稳

定、安全就是行政管理人员的职责所在；此外，从我对行政管理的认知，行政

部门是一个公司的核心部门，对公司的内部事务进行指挥、调动和决策。公司

前 言

PREFACE

除直接生产任务之外的大小事务都是行政部要管的。而这些所谓的“管”，不

外乎是管事理人，实施一些调动、指挥、决策、处理、协调等这些都是行政部

门的基本工作，所以管称行政岗位的名字很多，比如：费用管理专家、效率管

理专家、激励专家、专业服务专家、救火专家等等。以及从行政管理人员的心

态，行政管理人员的能力等进行详述，让大家对行政管理工作如何进行深入的

分析、细化，如何认清哪些事务是重要的紧急的，哪些是可以推迟的，本书中

详细介绍了分清事务轻重缓急的优先次序的方法。

（二）实战、实用。第二部分至第三部分主要结合企业的实际工作目标+工

作制度与流程+工具表单+案例分析进行详述，让大家更清晰自己的工作目标，

从浅入深，从简单到精通，能够灵活运用书中的工作模板、工作制度、工作流

程、工具表单，比如：行政组织岗位说明书是为了建立和完善行政部的工作流

程、岗位职责、工作对象、工作方式，使部门工作更加清晰、灵活、高效；行

政管理工作范围与流程设计，包括文件管理、流程管理、会议管理、办公用品

管理、办公设备管理、固定资产管理、印章与证照管理、名片管理、钥匙管理、

电话管理、车辆与司机管理、安全卫生管理、公关事管理、日常事务管理、档

案管理等；七把利剑帮你控制行政成本等内容，都是在实践工作中积累的知识、

经验，给予大家精彩的分享并对大家非常实用、方便、有效帮助。

（三）好看、好读。第四部分至第六部分主要从如何让你在行政管理中更专

业化到如何成为一名优秀行政管理者，再到行政管理未来发展，重点简述行政

管理人员如何从外行到专业化，如何从普通的行政人员成为一名优秀的行政管

理者的应掌握的方法、技巧；最后讲到行政人员的职业发展规划，融入了互联

网的知识，更加便于大家阅读。该部分内容借鉴了网上个别案例。

读者对象

本书适合行政管理人员、企业中高层管理人员、管理咨询人士、企业培训

人员、高等院校相关专业的师生阅读使用。

书中不尽之处在所难免，恳请读者批评指正，并真诚希望本书帮助您取

得显著的进步。

为了方便读者学习，本书除了提供书中配套表单的电子档，还超值赠送

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编者

2017 年7 月

《现代企业管理精要：战略、组织与绩效提升之道》 内容简介 在瞬息万变的商业环境中，企业要想脱颖而出，实现可持续发展，必须具备卓越的管理能力。本书《现代企业管理精要：战略、组织与绩效提升之道》并非一本关于行政流程或费用管控的工具书，而是致力于为读者构建一套系统、前瞻性的企业管理框架，深入剖析现代企业运营的核心要素，并提供切实可行的战略思考与实践指南。它将引导管理者跳出日常事务的局限，从更宏观、更战略的视角审视企业运作，从而驱动企业迈向新的高度。 第一部分：战略规划与定位 企业成功的基石在于清晰而富有远见的战略。本部分将带领读者深入理解战略规划的本质，以及如何将其转化为可执行的行动。 战略思维的塑造： 我们将探讨战略思维的核心要素，包括洞察趋势、识别机会与威胁、评估自身优势与劣势的能力。这不仅仅是制定计划，更是一种审视全局、预判未来的思维模式。内容将涵盖如何从宏观经济、行业发展、技术变革、社会文化等多维度分析外部环境，以及如何深度剖析企业内部资源、能力、文化等，从而为战略的制定奠定坚实基础。 愿景、使命与核心价值观的提炼： 一份优秀的战略离不开清晰的愿景（企业希望成为什么）、使命（企业存在的意义）和核心价值观（指导行为的基本原则）。我们将提供一套系统的方法论，帮助企业明确自身定位，凝聚内部共识，为全体员工指明前进的方向。这部分将强调如何让这些抽象概念真正落地，转化为指导日常决策和行为的准则。 竞争战略的制定与选择： 迈克尔·波特的“五力模型”、“成本领先”、“差异化”、“聚焦”等经典竞争战略理论将被深入解读，并结合丰富的案例分析，帮助读者理解不同情境下企业应如何选择最适合自身的竞争路径。我们还将探讨如何基于企业自身资源禀赋和市场环境，创造独特的竞争优势。 商业模式的创新与演变： 在信息技术飞速发展的今天，商业模式的创新成为企业赢得竞争的关键。本书将探讨不同类型的商业模式，如平台模式、订阅模式、共享经济模式等，并分析其成功的关键要素。同时，也将关注如何识别商业模式的瓶颈，并进行有效的迭代与升级，以适应不断变化的市场需求。 战略执行的挑战与应对： 战略的制定只是起点，真正的挑战在于执行。本部分将重点分析战略执行过程中可能遇到的障碍，如信息不对称、部门壁垒、资源冲突、文化阻力等，并提供应对策略，包括建立有效的沟通机制、跨部门协作流程、绩效导向的激励体系等。 第二部分：组织架构与效能优化 一个高效的组织是战略得以有效实施的载体。本部分将聚焦于如何构建灵活、适应性强且充满活力的组织，以实现人尽其才、物尽其用。 组织设计的原则与演变： 从传统的层级制到更扁平化的矩阵式、网络化组织，我们将梳理组织设计的演进脉络，并深入探讨不同组织模式的优缺点及其适用场景。内容将侧重于如何根据企业战略、业务特点和外部环境，设计出最能激发组织活力的架构。 职责划分与流程再造： 清晰的职责划分是组织高效运转的前提。本书将介绍如何通过工作分析、职责矩阵等工具，明确各岗位职责，减少重叠与模糊。同时，也将探讨业务流程再造（BPR）的理念与方法，通过优化关键业务流程，提升整体运营效率。 团队建设与协作文化： 现代企业越来越依赖团队的智慧与力量。本部分将深入研究如何组建高效能团队，如何促进团队成员间的信任与协作，以及如何培养开放、包容、鼓励创新的团队文化。我们将探讨不同类型的团队（如项目团队、跨职能团队）的运作特点。 人才管理与发展： 人才是企业最宝贵的财富。本书将从人才的吸引、选拔、培养、激励、保留等全生命周期角度，提供系统的人才管理策略。内容将涵盖如何建立科学的绩效评估体系，如何设计有竞争力的薪酬福利，以及如何为员工提供可持续的职业发展路径。 组织变革的管理： 组织并非一成不变，适时的变革是企业保持生命力的必要手段。我们将探讨如何识别组织变革的驱动因素，如何规划变革蓝图，以及如何有效管理变革过程中的阻力，确保变革的顺利推进和预期的成效。 第三部分：绩效管理与持续改进 绩效管理是连接战略与执行的桥梁，是驱动企业持续进步的核心动力。本部分将为读者呈现一套科学、系统、可操作的绩效管理体系。 绩效管理的目标设定与分解： 我们将介绍如何运用 SMART 原则（具体、可衡量、可达成、相关、有时限）来设定清晰、可执行的绩效目标。内容将深入讲解如何将企业整体战略目标层层分解至部门、团队乃至个人，确保所有人的努力都朝着同一个方向。 绩效衡量的维度与方法： 绩效衡量不仅仅是财务指标的考核。本书将探讨定性与定量相结合的绩效评价方法，如关键绩效指标（KPIs）、平衡计分卡（BSC）、360度反馈等，并分析如何选择最适合企业实际情况的衡量工具，确保评价的客观性与全面性。 绩效反馈与沟通： 有效的绩效反馈是改进的关键。我们将指导管理者如何进行建设性的绩效面谈，如何给予及时、具体的反馈，以及如何与员工共同制定改进计划。强调沟通的透明性与双向性。 绩效改进与发展： 绩效管理的目的在于驱动改进。本部分将分析绩效差距产生的原因，并提供针对性的改进措施，包括技能培训、流程优化、资源支持等。同时，也将关注如何通过绩效管理促进员工的个人成长与能力提升。 持续改进的文化建设： 最终，本书将引导读者思考如何将持续改进的理念融入企业文化，鼓励员工主动发现问题、提出建议、参与改进，从而形成一种全员参与、不断超越的组织氛围。 本书特色： 系统性： 全面覆盖现代企业管理的核心要素，构建完整的管理知识体系。 战略性： 强调从宏观、长远视角审视企业发展，而非局限于短期操作。 实践性： 结合大量真实案例，提供可操作的管理工具与方法，帮助读者解决实际问题。 前瞻性： 关注新兴管理理念与趋势，帮助企业在变化中抓住机遇。 启发性： 旨在激发读者的管理智慧，提升其解决复杂管理问题的能力。 《现代企业管理精要：战略、组织与绩效提升之道》是一本为渴望在激烈的市场竞争中取得优势的企业管理者、创业者以及有志于提升管理能力的人士量身打造的权威指南。它将帮助您构建更强大的战略思维，优化更具活力的组织，驱动更卓越的绩效，最终实现企业的持续成功与长远发展。

评分☆☆☆☆☆

这本书简直是为我量身打造的！作为一个在一家小型创业公司工作的行政经理，我每天都要面对各种各样的问题，从日常的办公环境维护，到员工福利的安排，再到对外关系的协调，都需要我亲力亲为。尤其是在费用管控方面，我们公司一直以来都存在一些效率不高的问题，导致一些不必要的开支。这本书的出现，可以说是我的一场及时雨。 我印象最深刻的是书中关于“精益行政”的理念。它不仅仅是强调节约成本，更是从流程优化的角度出发，通过消除不必要的环节和浪费，来提升整体的管理效率和效益。书中提出的“价值流分析”和“看板管理”等方法，让我眼前一亮。我开始尝试将这些方法应用到我们公司的采购流程和报销流程中，发现效果非常显著。例如，我们通过优化采购流程，减少了供应商的数量，并且通过集中采购获得了更好的价格。在报销流程方面，我们引入了电子化审批系统，大大缩短了报销周期，也减少了人为错误。 这本书的实用性体现在它提供了很多可以直接套用的模板和工具，比如各种费用预算表、成本分析表、供应商评估表等等。我不需要从零开始摸索，可以直接参考书中的范例进行修改和使用，这极大地节省了我的时间和精力。而且，书中的很多建议都非常具有前瞻性，让我能够提前考虑到一些潜在的风险，并且制定相应的应对措施。我现在感觉自己对行政管理工作有了更深层次的理解，不再仅仅是执行者，而是能够主动去优化和改进。

评分☆☆☆☆☆

这本书，真的是一位经验丰富的“老司机”在把关。作为一名在公司担任了多年行政工作的“老油条”，我自以为对行政管理流程和费用管控已经了如指掌，但阅读了《行政管理流程及费用管控实务一本通》后，我才意识到自己还有很多需要学习和提升的地方。 书中对于一些我们日常工作中容易被忽略的细节，有着非常深刻的洞察。例如，在办公用品采购方面，它不仅仅是教你如何比价，更是深入分析了不同品牌、不同规格的产品对使用体验和长期成本的影响。它还强调了如何建立一个可持续的采购模式，如何利用信息技术来优化库存管理，从而减少浪费和提高效率。 更让我眼前一亮的是，书中对于“人”的因素在费用管控中的作用进行了详细的阐述。它不仅仅是强调制度的约束，更是从激励机制、培训教育、文化建设等多个维度，来引导员工形成良好的费用管控意识。它提供了很多行之有效的沟通和培训方法，能够有效地提升全员的费用管控能力和责任感。我感觉这本书不仅仅是一本技术手册，更是一本管理智慧的宝库，让我能够从更宏观的层面去思考和解决问题。

评分☆☆☆☆☆

这本《行政管理流程及费用管控实务一本通》真的给了我很大的启发。我之前一直认为行政管理工作就是一些琐碎的事务性工作，而费用管控更是财务部门的事情。但读完这本书，我彻底改变了我的看法。它让我认识到，行政管理是一项非常系统化、精细化的工作，而费用管控更是行政管理的核心竞争力之一。 书中提供的“全生命周期成本管理”的理念，对我触动很大。它不仅仅关注短期的费用支出，更是从项目的立项、实施、运营到报废的整个生命周期，来评估和控制成本。这让我明白了，很多时候，看似便宜的初期投入，可能会带来更高的长期成本。书中还详细介绍了如何进行全面的项目可行性分析，如何制定详细的费用预算，以及如何通过持续的监控和评估来确保项目目标的实现。 这本书的写作风格非常务实，没有空泛的理论，而是充满了实际的操作指导。它提供了一系列非常有价值的工具和模型，例如“SWOT分析”在费用管控中的应用，“PDCA循环”在流程优化中的实践等等。我可以直接将书中的方法和工具应用到我的工作中，并且已经看到了显著的效果。这本书不仅仅教会了我“做什么”，更重要的是教会了我“如何做”，让我能够更科学、更有效地开展行政管理工作，为公司的发展贡献更大的力量。

评分☆☆☆☆☆

这本书简直太棒了！作为一名刚入职场的行政新人，我对行政管理工作简直是一窍不通，尤其是那些繁琐的流程和各种费用的计算，更是让我头疼不已。我曾经尝试过翻阅一些网上的零散资料，但总是感觉不成体系，缺乏系统性。直到我偶然发现了这本《行政管理流程及费用管控实务一本通》，我的行政管理之路才算真正有了方向。 书里的内容讲解得非常细致，从最基础的办公用品采购流程，到大型活动的费用预算和报销，几乎涵盖了行政管理工作的方方面面。我尤其喜欢书中关于费用管控的那一部分，它不仅仅是列出了一些原则，而是提供了非常具体的、可操作的工具和方法。比如，它详细讲解了如何进行供应商的评估和选择，如何制定差异化的采购策略，以及如何利用数据分析来识别潜在的费用浪费点。我学到了很多关于如何与供应商谈判的技巧，如何制定合理的费用审批流程，以及如何通过技术手段来提高费用管控的效率。 这本书还有一个很大的优点是，它的语言通俗易懂，没有使用太多晦涩难懂的专业术语。即使是像我这样的新手，也能轻松地理解其中的内容。而且，书中还穿插了大量的案例分析，这些案例都非常贴近实际工作，让我能够从中学习到其他公司的成功经验和失败教训，从而避免走弯路。我真的觉得这本书就像一位经验丰富的导师，时刻在我身边指导我，让我少走了很多弯路，让我能够更自信、更高效地处理日常行政事务。

评分☆☆☆☆☆

老实说，我一开始对这类“实务一本通”的书并没有抱太大希望，总觉得它们内容会比较宽泛，不够深入。然而，当我翻开《行政管理流程及费用管控实务一本通》时，我的看法发生了巨大的转变。这本书的内容深度和广度都远远超出了我的预期，而且它的论述非常严谨，逻辑性极强。 我尤其欣赏书中关于“战略性费用管控”的章节。它并没有将费用管控仅仅停留在战术层面，而是将其提升到了战略高度，强调了费用管控与公司整体战略目标的一致性。书中详细阐述了如何通过精细化的费用分析，来支持公司的业务决策，如何识别那些能够带来最大投资回报的费用支出，以及如何有效规避那些可能对公司造成负面影响的潜在成本。 书中对风险管理的关注也让我印象深刻。它不仅列举了常见的费用风险，还提供了系统性的风险识别、评估和控制方法。我学习到了如何建立有效的内部控制机制，如何应对突发性的费用异常，以及如何通过法律法规和合同管理来降低财务风险。这些内容对于任何一家注重合规经营的企业来说，都具有非常重要的参考价值。这本书让我明白，费用管控不仅仅是财务部门的责任，更是整个行政管理体系的重要组成部分，需要全员参与，协同作战。

评分☆☆☆☆☆

非常实用

评分☆☆☆☆☆

不错的东西不错的东西不错的东西

评分☆☆☆☆☆

习惯好评

评分☆☆☆☆☆

好

评分☆☆☆☆☆

给LP买的，买了看都没看，浪费

评分☆☆☆☆☆

还没开始看，不知道能不能看懂

评分☆☆☆☆☆

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评分☆☆☆☆☆

比较有用的一本书

评分☆☆☆☆☆

还不错，挺好的，还会继续光顾