為什麼我總有做不完的錶?
為什麼我的錶格不如彆人好?
為什麼我麵對大量的數據頭就有點痛?
為什麼我使用Excel多年,依然還是菜鳥水平?
……
無論你是“錶哥”還是“錶姐”,麵對密密麻麻的數據和做不完的數據錶,其實,隻要換個思路和角度,你就會發現:再復雜的工作也能化繁為簡,原來Excel這麼好玩!
本書將傳授玩轉Excel的“內在心法”。從此,讓錶格製作、圖錶分析與數據分析報告一氣嗬成!
Excel是分析和處理數據的利器,而數據是Excel的核心。本書圍繞“參數錶、基礎錶和匯總錶”之間的三錶關係,創新提齣“三張錶格走天下”的觀點,從數據本身齣發,詳細解析參數錶、基礎錶和匯總錶的數據關係,運用數據透視功能,實現“一錶變多錶”的神奇轉換,進而輕鬆完成各種數據處理與分析任務。
全書共分9章,第1~5章分彆從Excel的三錶概念與原則、閤理規劃參數錶、正確做好基礎錶、基礎錶的神奇配方、快速“變”齣匯總錶等方麵詳細闡述“三張錶格走天下”的觀點;第6章介紹瞭排序、篩選和分類匯總等數據分析必備技能;第7~8章提供瞭一套專業商務圖錶的作圖方法,幫助大傢突破錶格、用圖錶來展示數據;最後,第9章講述瞭數據分析結果展現,也就是做好數據分析報告。
本書的重點在於解析Excel的三錶關係,幫助大傢從“基礎錶”的數據特性入手,讓錶格的分類迴歸到數據本身,隻有這樣,纔能衝破固有的分析思路,掌握根本的製錶心法。掌握瞭Excel的製錶心法後,你會突然發現,原來Excel如此簡單!
鬍子平
典型的70後,集現實、踏實與進取的“中堅(間)一代”。微軟全球zui有價值專傢(MVP)、産品策劃師;曾從事教師、培訓師職業,也曾創業;精通Excel數據處理與分析;曾任希望教育集團教研總監一職,應邀對眾多國企和私企進行Office辦公應用技能專訓;從事數據分析工作長達8年之久,長期潛心研究Excel數據處理與分析相關功能,經常在相關論壇、QQ群中為他人答疑解惑;對Excel應用頗有心得,具有豐富的實戰經驗。
職場感悟:Excel是現代職場人士必會的工具軟件。使用Excel的人很多,但真正會用Excel的人很少,願大傢通過本書學到使用Excel處理數據的正確理念、思路、方法與技能!
第1章 Excel的三錶概念與原則 ........................1
1.1 為什麼隻有三張工作錶 ......................2
1.1.1 三錶是什麼 .........................2
1.1.2 “懶人”的做錶法則 ......................3
1.1.3 設計規範的基礎錶 ........................4
1.1.4 快速“變”齣匯總錶 ......................6
1.2 一項工作一張錶 ............................8
1.3 錶格也有“潛規則” ........................8
技巧傳授 ......................................9
1.選擇數據有妙招(Ctrl+Shift+方嚮鍵) ........9
2.瞬間求和的樂趣(定位空格,然後批量求和) ...10
3.自定義常用的長文本 .........................11
第2章 閤理規劃參數錶 ................................13
2.1 數據那些事兒 ..............................14
2.1.1 數據大傢庭 ..............................14
2.1.2 錶格裏的行與列 ..........................15
2.1.3 參數錄入有規則 ..........................16
2.2 調用參數有妙招 ............................18
2.2.1 解析下拉列錶 ............................18
2.2.2 神秘的VLOOKUP函數 .......................20
2.3 外部參數引進來 ............................23
2.3.1 將網頁數據導入Excel .....................23
2.3.2 將TXT文件中的數據導入Excel ..............25
技巧傳授 ......................................27
1.不用公式也能查重 ...........................27
2.先起名,後調用 .............................28
3.神奇的工作組 ...............................29
第3章 正確做好基礎錶 ................................33
3.1 基礎錶纔是“王道” ........................34
3.1.1 練好內功,天下無敵 ......................34
3.1.2 基礎錶的必備條件 ........................37
3.1.3 思路有瞭,問題沒瞭 ......................37
3.2 避免基礎錶中的“常見錯誤” ................38
3.2.1 “一錶多名”纍不纍 ......................38
3.2.2 “畫蛇添足”的閤計行 ....................39
3.2.3 字段也有“先來後到” ....................42
3.2.4 數據殘缺問題多 ..........................43
技巧傳授 ......................................44
1.批量輸入相同數據有絕招 .....................44
2.錄入以“0”開頭的編號有妙招 ................45
3.奇特的F4功能鍵 .............................46
第4章 基礎錶的“神奇配方” ..........................49
4.1 配方一:瞭解製錶背景 ......................50
4.1.1 瞭解工作環境 ............................50
4.1.2 明確工作量 做 ...........................52
4.2 配方二:明確製錶目的 ......................53
4.3 配方三:設計錶格字段 ......................54
4.3.1 字段分析 ................................54
4.3.2 字段拓展 ................................55
4.3.3 字段補充 ................................56
4.4 配方四:精心美化錶格 ......................56
4.4.1 設置字體格式 ............................56
4.4.2 設置對齊方式 ............................57
4.4.3 調整行高或列寬 ..........................58
4.4.4 為單元格填充顔色 ........................60
技巧傳授 ......................................61
1.以“萬元”為單位來顯示金額 .................61
2.把“0”值顯示成小橫綫 ......................63
3.一鍵美化基礎錶 .............................64
第5章 快速“變”齣匯總錶 .............................67
5.1 盤點數據透視錶 ............................68
5.2 匯總數據有訣竅 ............................75
5.3 錶格也有“藕斷絲連” ......................79
技巧傳授 ......................................81
1.不要超過兩個列字段 .........................81
2.讓匯總跟著思路走 ...........................81
3.一鍵美化匯總錶 .............................82
第6章 Excel數據分析的好幫手 ..........................85
6.1 讓數據重新“站”個隊 ......................86
6.1.1 單一排序最簡單 ..........................86
6.1.2 加個條件一樣排 ..........................87
6.1.3 編個序列排排看 ..........................88
6.1.4 數據也能倒著排(輔助列) ................90
6.2 紅豆黑豆挑齣來 ............................92
6.2.1 一步調齣篩選項 ..........................93
6.2.2 單個條件篩選 ............................93
6.2.3 多個條件也能挑 ..........................94
6.2.4 快速篩選前10名 ..........................95
6.3 做個簡單匯總 ..............................97
6.3.1 匯總之前先排序 ..........................97
6.3.2 一步生成匯總錶 ..........................98
6.3.3 匯總級彆任你選 ..........................99
6.3.4 匯總完瞭還能還原 ........................100
技巧傳授 ......................................100
1.一鍵排序小技巧 .............................100
2.根據數值區間進行篩選 .......................101
3.按顔色篩選數據 .............................102
第7 章 突破錶格,用圖錶“說話” ........................105
7.1 專業圖錶的特點分析 ........................106
7.1.1 專業圖錶的重要作用 ......................106
7.1.2 挖掘專業圖錶的特點 ......................107
7.1.3 你也能製作齣專業圖錶 ....................108
7.2 認識Excel圖錶 .............................109
7.2.1 圖錶的構成元素 ..........................109
7.2.2 解析Excel的圖錶類型 .....................110
7.2.3 熟悉坐標軸的幾種類型 ....................121
7.3 盤點圖錶設計與應用技巧 ....................123
7.3.1 正確選擇圖錶類型 ........................123
7.3.2 巧用主次坐標軸 ..........................124
7.3.3 突齣圖錶中的最值 ........................127
7.3.4 閤理調整坐標軸的刻度 ....................129
7.4 色彩搭配技巧 ..............................132
7.4.1 基本色彩理論 ............................132
7.4.2 圖錶色彩搭配中的幾個誤區 ................136
技巧傳授 ......................................139
1.選擇圖錶元素有技巧 .........................139
2.用好Excel推薦的圖錶 ........................140
3.平滑設置讓摺綫更美麗 .......................142
第8 章 圖錶雖形象,但還要專業 ..........................145
8.1 隨心所欲格式化圖錶元素 ....................146
8.1.1 注重圖錶的完整性 ........................146
8.1.2 圖錶“胖瘦”隨你“變” ..................147
8.1.3 隔行填色的網格綫 ........................148
8.1.4 圖錶的趨勢分析和預測 ....................151
8.1.5 圓柱圖形的設計方法 ......................153
8.1.6 給你的圖錶外觀做個“美容” ..............155
8.1.7 半圓式餅圖的設計方法 ....................157
8.2 製作高級圖錶 ..............................160
8.2.1 將精美小圖應用到圖錶 ....................160
8.2.2 製作甘特圖 ..............................163
8.2.3 製作金字塔分布圖 ........................168
8.3 數據分析專傢的經驗分享 ....................172
8.3.1 圖錶類型越簡單越好 ......................172
8.3.2 用好雙軸復閤圖錶 ........................174
8.3.3 處理過長的分類標簽 ......................175
8.3.4 形成自己的圖錶風格 ......................176
8.3.5 用圖錶形成報告和分析 ....................177
技巧傳授 ......................................180
1.突齣圖錶中的關鍵數據點 .....................180
2.一招美化你的圖錶 ...........................181
3.迷你圖也能做數據分析 .......................181
第9 章 結果展現,做好數據分析報告 .....................183
9.1 數據分析報告知多少 ........................184
9.1.1 數據分析報告是什麼 ......................184
9.1.2 數據分析報告製作原則 ....................184
9.1.3 數據分析報告的作用 ......................185
9.1.4 數據分析報告常用製作軟件 ................186
9.2 數據分析報告的結構展示 ....................188
9.2.1 標題頁 ..................................188
9.2.2 目錄頁 ..................................189
9.2.3 前言頁 ..................................190
9.2.4 正文 ....................................191
9.2.5 結論與建議 ..............................194
9.3 報告撰寫注意事項 ..........................195
9.4 報告製作範例展示 ..........................196
技巧傳授 ......................................203
1.字體選擇技巧 ...............................203
2.當個繪圖高手 ...............................204
3.讓你的圖錶專業起來 .........................205
前言
為什麼我總有做不完的錶?
為什麼我的錶格不如彆人好?
為什麼我麵對大量的數據頭就有點痛?
為什麼我使用Excel 多年,依然還是菜鳥水平?
……
無論你是“錶哥”還是“錶姐”,麵對密密麻麻的數據和做不完的數據錶,是否經常感到煩惱?其實,隻要我們換個思路和角度,你就會發現:再復雜的工作也能化繁為簡,原來Excel這麼好玩!
本書教你玩轉Excel 的“內在心法”,學會這項“絕招”後,你就可以“自由行走天下,笑傲江湖之中”。
10年前,第一次接觸Excel 是在高中的微機課上,麵對工作錶中整齊排列的行和列,我的大腦中除瞭一片空白,就是一陣陣茫然,不知道從何下手,更不知道這個工具能給我帶來什麼。
10年後的今天,我坐在電腦前,悠閑品茗的同時,記錄下我與Excel 的點點滴滴,希望幫助那些同樣在Excel 應用中掙紮的朋友,讓大傢擺脫Excel 的“苦”,享受Excel的“甜”!
大學畢業後,我應聘到一傢上市公司做數據分析工作,從此就開始與電腦結下瞭不解之緣,尤其是被Excel 神奇的功能所摺服。
與Excel結緣是在2008 年的一天,我無意中搜索一個關於Excel 的問題,進入瞭“Microsoft Excel”論壇,進行瞭簡單注冊後,問瞭第一個關於Excel 的問題。齣乎我意料的是,問完問題,過瞭十幾分鍾就有人迴應瞭,一下子激發瞭我的興趣。以前,
遇到問題都是我一個人在苦苦思索,現在好瞭,隻要有問題,就可以和許多有經驗的
老師進行切磋和交流。
以後的幾年中,我經常會花一些時間瀏覽關於Excel 的論壇、貼吧等網站,通過與廣大網友的不斷交流,既解決瞭令自己睏惑的難題,也幫助瞭不少網友,可謂收益良多。
經常聽到身邊朋友的傾訴,他們似乎永遠都有做不完的報錶、統計不完的數據,每天忙忙碌碌卻往往事倍功半。他們當中不乏Excel 的技法“大傢”,也有不少函數“牛人”,卻仍然深陷報錶製作的“泥潭”。
不是他們不在乎技能和函數的學習,而是忽略瞭對工作本身的經驗積纍和深入思索,最終還是無法駕馭Excel。技能或函數隻是實現目標的方法之一,更重要的是,要把工作經驗和對工作的感悟注入錶格的設計中。做好瞭這一點,人人都能成為高手,甚至是專傢。
工作7年後的今天,不知不覺間,我從一個懵懂的“Excel 小白”成長為瞭一名“Excel 懶人”。為什麼說是“Excel 懶人”呢?因為麵對一項工作,我通常隻做三張錶,“三錶”就可走天下。
是的!一項工作隻需三張錶,即參數錶、基礎錶和匯總錶。閤理規劃參數錶,正確做好基礎錶,快速變齣匯總錶。如此,就可以用一分鍾完成彆人一天、甚至一周纔能完成的工作,想不懶都不成!
同樣,這些你也能做到。隻要你有一個“做高效懶人”的理想,將“三張錶格走天下”的心法融入到錶格製作和數據分析中,如此,就可以瞬間變齣各種想要的匯總報錶,實現四兩撥韆斤的神奇效果。悄然間,你會發現,以前你天天埋頭苦乾,現在已經學會享受生活瞭!
本書是對我個人使用Excel的經驗總結,分享的不是解決某個問題的必殺技能,而是錶格製作和數據分析的“內在心法”,旨在從設計的角度規範我們的數據錶,幫助使用Excel 進行數據分析的職場人士擺脫經常加班、熬夜的苦難。本書以“三張錶格走天下”為主綫,從參數錶、基礎錶和匯總錶的“三錶關係”入手,深入剖析錶格製作和數據分析的內在聯係,嚮大傢展示基礎錶的設計規範和“數據透視錶”的神奇變錶功能。此外,還介紹瞭常用的數據統計和分析好幫手——排序、篩選和分類匯總等功能應用。
文不如錶,錶不如圖。在數據分析工作中,圖錶能夠更加直觀、形象地展示數據,反映數據內在的意義。本書總結瞭一套專業的商務圖錶作圖方法,幫你突破錶格、用圖錶“說話”。
數據處理和分析的目的就是為企業管理者提供決策依據,匯總錶和圖錶製作完成後,就可以結閤數據處理結果和圖錶分析,輕鬆打造專業的數據分析報告!
從此,讓錶格製作、圖錶分析與數據分析報告一氣嗬成,讓我們享受玩轉Excel的樂趣!
編著者
2015.2
我之前一直覺得Excel隻是用來做個簡單的錶格,做個收支記錄什麼的,沒想到它還有這麼強大的數據分析能力。這本書讓我徹底顛覆瞭之前的認知。作者通過“三張錶格”這個核心概念,非常清晰地展現瞭如何從原始數據到分析結果的整個流程。我之前一直搞不清楚各種函數和公式之間到底有什麼聯係,看完這本書,我纔恍然大悟,原來它們是構成數據分析大廈的磚石。而且,作者並不是把所有函數都一股腦地塞給你,而是非常有針對性地選擇瞭最常用、最核心的那些,並教會你如何將它們融會貫通,舉一反三。我特彆喜歡他講的“函數嵌套”技巧,感覺就像是解鎖瞭一個新的技能點,原來一個簡單的公式,經過巧妙的組閤,竟然能實現如此復雜的功能。書中的圖示也非常精美,每一個步驟都配有詳細的截圖,讓我完全不會迷失在操作中。
評分這本書真的太治愈瞭!作為一個曾經被Excel數據分析逼瘋過的“技術小白”,我一直以為自己永遠也無法掌握這項技能。但這本書就像一束光,照亮瞭我前進的道路。作者的語言風格特彆親切,沒有那些高高在上的學術腔調,更像是身邊一個經驗豐富的朋友在手把手地教你。他總是能夠預測到我們菜鳥可能會遇到的問題,並且提前給齣解決方案。我尤其欣賞他對“數據清洗”這一環節的重視,很多時候我們忽略瞭數據本身的質量,導緻分析結果齣現偏差,而這本書則把數據清洗的重要性擺在瞭顯眼的位置,並提供瞭行之有效的方法。而且,書中沒有齣現任何令人望而生畏的專業術語,即使有,作者也會用最通俗易懂的方式解釋清楚,讓我這個文科生也能輕鬆理解。
評分這本書的作者真的太有心瞭!我最喜歡的是他講概念的時候,不是那種乾巴巴的理論堆砌,而是用很多生動形象的比喻,把那些復雜的數據分析原理講得像講故事一樣。比如,他把數據整理比作“給數據洗澡穿衣服”,把數據透視錶比作“萬能魔術師”,把數據可視化比作“讓數據開口說話”。這些比喻一下子就讓那些抽象的概念變得具體起來,我一下子就明白瞭它們的作用和重要性。而且,書中還穿插瞭很多小故事和案例,都是作者自己工作中的真實經曆,讀起來特彆有代入感。我感覺自己就像是跟作者一起在解決問題,而不是在被動地接受知識。書中的排版也非常人性化,重點內容都有加粗或者用不同顔色的字體標齣來,讓我一眼就能抓住關鍵信息。每講完一個知識點,還會有一個小練習,讓我立刻就能動手實踐,鞏固學到的東西。這種“理論+實踐”的學習模式,真的太適閤我這種需要邊學邊練的人瞭。
評分這本書的封麵設計真的太吸引人瞭!藍色的主色調,配上那些像棋盤一樣整齊排列的方格,還有那個看起來有點呆萌又有點智慧的小機器人,一下子就抓住瞭我的眼球。我之前對Excel數據分析一直都覺得特彆高深,總覺得要懂很多復雜的公式和函數,但看到這本書的名字,特彆是“菜鳥也會”這幾個字,瞬間就燃起瞭我的希望。而且“三張錶格走天下”這個口號也太霸氣瞭,仿佛暗示著隻要掌握瞭這三張錶格,就能在Excel數據分析的江湖中橫行無忌瞭。書的印刷質量也很好,紙張摸起來滑滑的,字跡清晰,一點也不費眼睛。我迫不及待地想翻開看看,裏麵到底藏著怎樣的“秘籍”,能讓數據分析變得如此輕鬆有趣。我之前嘗試過一些網上的教程,總是斷斷續續的,而且講得太理論化,消化起來很費勁。這本書的標題給我一種踏實的感覺,好像真的能帶我這個Excel小白,一步一步地走進數據分析的大門,不再對那些密密麻麻的數字和圖錶感到恐懼。
評分這本書的價值遠不止於“學習Excel”,它更像是一種思維方式的啓濛。作者通過數據分析這個工具,教會我們如何用邏輯思維去審視問題,如何從數據中發現規律,如何做齣更明智的決策。我學到的不僅僅是Excel的技巧,更是如何將這些技巧應用到實際工作和生活中,去解決遇到的各種挑戰。書中的案例非常有代錶性,涵蓋瞭銷售、運營、市場等多個領域,讓我看到數據分析的廣泛應用前景。而且,作者還分享瞭很多數據分析的“潛規則”和“避坑指南”,這些都是在書本上學不到的寶貴經驗。讀完這本書,我感覺自己就像是獲得瞭一副“數據眼鏡”,能夠透過現象看本質,不再被錶麵的數字所迷惑,而是能夠深入挖掘數據的價值。
評分當時為瞭湊單買的,不過收到瞭以後質量挺好的,還沒來的及看
評分當時為瞭湊單買的,不過收到瞭以後質量挺好的,還沒來的及看
評分還沒用,希望能夠幫助我……
評分內容不錯 就是講的技巧性的東西有點少
評分看瞭很有啓發,增加工作效率
評分真棒
評分hi哈哈哈哈哈哈哈哈
評分外包裝很嚴實,書本身沒有塑封,書封麵灰塵很多,拿在手上很贓。快遞服務較差。
評分這本書還行,講的很詳細
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