編輯推薦
實用、係統的秘書工作手冊
從秘書到領導的所有秘密
化解分歧,說話要懂點心理學
羅森塔爾效應:人人都愛贊美
超限效應:越簡短越有力
溝通協調,用語言提升影響力
不同情形,選擇不同的信息傳遞方式
圓場技能,適時化解尷尬氛圍
內容簡介
秘書既是主管的得力助手,又是內部溝通的橋梁。身為秘書,如何齣色完成主管下達的任務?如何在繁忙的工作中遊刃有餘?在《秘書的秘密 7:做受歡迎的秘書》中,作者詳細闡述瞭現代秘書的專業工作方法,在日常工作中所遇到的難題及解決的辦法,讓秘書工作更加輕鬆、高效;同時,重在指導秘書如何重新認識秘書工作,如何在把基礎性事務做好的同時,全麵提升自己的溝通、管理等綜閤技能,迅速成為主管的得力助手,獲得更廣闊的職業發展空間,成為受歡迎的秘書。
作者簡介
穆臣剛,吉林大學碩士,青年學者,心靈專傢,對哲學、曆史學、心理學研究均有所建樹。著有《哈佛人生規劃課》、《沉與靜的人生修行課》、《任正非經營管理課》、《心理學與情商、氣場、影響力》等書。
目錄
第1章 開口要柔,說話要懂點心理學
羅森塔爾效應:人人都愛贊美
南風效應:溫暖的話語纔是工作秘訣
超限效應:越簡短越有力
緘默效應:意識到專注的力量
好心情原理:選對時機便成功瞭一半
逆反心理:強迫的話語隻會激起反抗
雞尾酒會效應:有些話不該在職場說
低聲效應:控製你的聲調,體現你的得體
第2章 說得漂亮,好秘書最需要的語言魅力
工作即說話,學會敢於開口
不得罪人的說話六原則
産生共鳴,先將對話調整到對的頻率上
讓對方感覺那是他的主意
讓措辭少些自我意識
提高個人可信度
確定詞匯,讓你的話語更有力
第3章 增進和諧,用言語提升影響力
讓對話變得有意義
找迴理性,彆讓情緒帶動嘴巴
不同情形,選擇不同信息傳遞方式
做好第三方角色,化解內部衝突
把握圓場技能,適時化解尷尬氛圍
利用“鏡麵映現”,與對方在同一頻道溝通
學會甄彆,有些負麵反饋不必聽
第4章 以聲傳情,接打電話展示職業化
有些事情,你拿起電話時就該注意
讓他人在電話中就認可你
遭遇抱怨電話,學會嘗試著化解不滿
從容有禮,讓特殊電話不再難接
把握機會,恰當應對領導來電
掛電話時要自然而然地結束
巧妙擋駕,過濾掉不必要的電話
做好語音留言:讓在場與不在場有相同效果
精彩書摘
羅森塔爾效應:人人都愛贊美
1968年,美國心理學傢羅伯羅森塔爾進行瞭一項教育界著名的實驗:他們隨機抽取一組小學一年級的學生,並告訴這些學生的老師,這些學生在經過瞭特彆的測試以後,被鑒定為“新開的花朵”,在不久的將來擁有“衝刺學業”的無窮潛力。隨後,老師們在各方麵對這些孩子另眼相看,並給予積極而恰當的引導。這些孩子在不知不覺中受到瞭激勵,自信心倍增。在最終的測試中,這些孩子真的獲得瞭比一般學生高得多的智商分數。
這一實驗被稱為“羅森塔爾效應”,其結果證實:一個人對他人積極的話語認可,的確會影響他人的人生。在人際交往中,“羅森塔爾效應”同樣存在:當我們對交流的對象施以尊重、信任、熱愛時,他人也會迴饋給我們更高的人際收益。但值得注意的是,現實生活中,有些秘書並不懂得如何去正確地利用“羅森塔爾效應”為自己的口纔增光添彩。
在一次公司晚宴上,當秘書部主任介紹身為辦公室事務秘書的李溫書與一位已從公司離職但依然有閤作的職員認識時,李溫書認為自己有責任誇奬這位從公司踏嚮瞭更好去處的員工。但贊美其他方麵又顯得太虛,琢磨半天,李溫書說道:“您穿得真的挺閤體的……我見過不少身體已經發福的人,他們都沒有您這麼精神。”
當下對方雖然並沒有說什麼,但主任明顯感覺到瞭尷尬。在這位職員離開後,他對李溫書說道:“你說的是什麼話啊?你不知道當麵不揭短嗎?”
這對李溫書來說也是一個打擊:“我是在贊美他,怎麼揭他的短瞭?”
不管是工作中還是人際交往中,我們都渴望聽到贊美,但一些不恰當的贊美又往往會讓我們産生“有還不如無”的感覺。這種時候,往往最是考驗個人口纔能力的時候。
從某種程度上來說,一個優秀的秘書是在“職業能力閤格”的基礎上,加上瞭優秀的人緣,而這種優秀的人緣在建立之初,往往是由秘書主動對他人進行認可而形成的。對秘書而言,實踐“羅森塔爾效應”的途徑有很多,而最容易實現的就是學會在工作過程中贊美與認可他人。
贊美他人真正值得贊美的地方
很有意思的是,當我們嘗試著舉齣幾個被誇奬、被認可的例子時,很多人在職場中獲得的都是一些稱不上是認可的“贊美”。比如:
“你天天穿這身衣服也不讓人感覺厭倦!”這聽起來真像是“你的衣服怎麼這麼少”的反諷。
“這條裙子真不錯,是人造革的嗎?”如果這條裙子真的那麼好,為什麼你隻注意到瞭它的材質?
“你們個頭小的人就是聰明!”你誇我聰明,為什麼要帶上“個頭小”?
“你年輕的時候一定非常漂亮!”怎麼現在我變醜瞭嗎?
“說得真好!太專業瞭!”可是,我明明隻是隨口說瞭幾句,有一兩句還是沒有求證過的話。
很顯然,過度的贊美、輕浮的認可有時候就如同在我們的後背捅瞭一刀,雖然那些贊美並無惡意,但它們就是那麼刺耳,因為它們或是與事實不符,或是提到瞭他人的痛處,或是被贊美得過度瞭。
注意邊際效益遞減原則
“你真漂亮!”對一位美女這樣說,對方很可能早已無動於衷。從小到大,她已不知聽過多少次同樣的話。同樣的美言、優點,一個人聽他人提及第一遍時可能會很開心,聽第二遍時便沒有那麼強烈的感覺瞭,聽十遍很可能已經膩味瞭,這就是邊際效益遞減原則。所以,對同一個人的認可,需要不時地換一些新的花樣,從不同的角度、不同的方麵去贊美對方。
在工作過程中,如果你可以猜測或者推斷一個人常常會聽到哪些贊美,比如,領導的成功的事業、極高的名望;同事的齣色的外錶或專業技能。此時,你就需要注意找齣一些他人未發現的、對方真正存在的閃光點去認可與贊美,他可能會更高興。
贊美要具體
贊美的另一原則是,要盡量將具體的事情提升到具體的角度上來。若你被上司的一張照片打動,你可以說:“您真是偉大的攝影傢!”但這種過度而又虛化的贊美往往會讓對方認為你是在拍馬屁,而擺脫這種印象的最好的贊美方式,就是換一種說法,具體地指齣該張照片的優秀之處在哪裏:“您這張照片的構圖真棒,明暗對比處理得真好,讓人一看就感覺到震撼。”
……
前言/序言
好口纔的秘書從來沒有像現在這樣如魚得水。秘書原本是為方便上司更好管理公司而存在的,但如今隨著社會的發展、組織機構的變化,秘書開始不斷地承擔起包括常規性辦公室工作以外的各類事情,比如,接待訪客、團隊協調等各類溝通支援性工作。也正是因為秘書開始越來越多地參與到上情下達、下情上傳等與團隊管理相關的工作中,所以,秘書的口纔也變得越來越重要。
自寫作《秘書的秘密》係列以來,我曾與許許多多的管理人員打過交道。我自己本身也是一位管理者,所以,在繼續探索相關的秘書理論過程中,我發現一個優秀的秘書不僅僅需要擁有辦文辦事的能力,同時還需要齣色的口纔,這樣纔能夠更好地協助管理者展開工作。
每個人都會說話,但不是每個人都擁有好口纔。一個差勁的秘書會在言談之間降低上司的權威度,一個閤格的秘書在上下協調溝通的過程中保持上司的權威度,但一個真正擁有好口纔的秘書卻會在傳達上司指令、反饋下屬建議、協助上司工作的過程中增加上司的權威度。普通的口纔類書籍並不適用於秘書。秘書這一職業本身就擁有從屬性、被動性的特點,所以,秘書工作需要的口纔必然是以協調團隊關係、促進上下和諧為起點。從這一點我們便可以發現,秘書口纔必然要融閤內斂與協調、個性與親和,否則,便很難在上司與同事之間搭建良好的溝通橋梁。
立足於此,我再次執筆寫作瞭《秘書的秘密7:做最受歡迎的秘書》一書,本書立足於秘書工作的方方麵麵,通過秘書工作中的一件件小事、一次次對話內容,來指導在具體的工作中,秘書到底要怎麼說纔可以在不越權的情況下做到當好上司管理的參謀與助手、上下級溝通過程中的積極橋梁。
優秀的秘書並不一定是說話最多的那個人,但一定是說話最能夠把握時機、打動人心的那個人。他們能夠嫻熟地運用說話技巧,知道何時該謙虛退讓、何時該謹言慎語、何時該齣語勸慰、何時該提齣建議。這也恰恰是《秘書的秘密7:做最受歡迎的秘書》中期望秘書工作者們能夠意識到的事情:輔助上司工作、提升團隊和諧,很多時候隻要你說對話即可達成。
在本書中,你不僅能夠瞭解到做好秘書最基本的說話原則,同時,你還能夠看到,秘書必須要懂的口纔心理學,秘書必須要明白的特定角色溝通與對話技巧。雖然本書立足於秘書職業,但事實上,隻要你身在辦公室之中,隻要你渴望獲得更好的職業發展,希望提升自己的溝通能力,擁有好口纔,你都可以從中獲益。
《秘書的秘密 7:做最受歡迎的秘書》—— 職場晉升,從心開始 在這個信息爆炸、瞬息萬變的時代,每一個職場人都在渴望找到屬於自己的成功之道,尤其是在一個集智慧、效率與情商於一身的關鍵崗位——秘書。她們不僅是領導者的得力助手,更是信息流動的樞紐,企業文化與形象的代言人。然而,在這個看似光鮮的崗位背後,隱藏著無數挑戰與成長的可能。 《秘書的秘密 7:做最受歡迎的秘書》,並非一本簡單陳列工作技巧的書籍,它是一份深入剖析“受歡迎”秘書特質的指南,一份引導你從“做事”到“心事”的蛻變之旅。本書旨在幫助每一位秘書,無論你是初齣茅廬的新手,還是身經百戰的職場精英,都能在這個競爭激烈的環境中脫穎而齣,成為老闆離不開、同事信得過的“香餑餑”。 洞察職場真相,解碼“受歡迎”密碼 本書的第一部分,將帶你深入洞察現代職場的生態,理解“受歡迎”的本質並非僅僅是取悅,而是建立在專業能力、良好溝通、積極心態和高情商的基礎之上。我們將探討,在高速運轉的辦公室環境中,秘書的工作如何從單純的執行者,轉變為戰略性的支持者。 “為什麼是我?”—— 認知秘書崗位的核心價值: 許多人認為秘書隻是“打雜”的,但本書將顛覆這種刻闆印象。你將瞭解到,一名齣色的秘書,其價值體現在預判領導需求、高效解決問題、維護信息安全、協調內外關係等多個維度。理解自身崗位的價值,是邁嚮“受歡迎”的第一步。 “老闆的‘另隻手’”—— 如何成為領導者不可或缺的助手: 領導者每天麵對海量信息和繁雜事務,他們最需要的是一個能夠理解自己意圖、分擔壓力、提升效率的得力助手。本書將詳細解析如何通過精準的日程管理、周全的會議準備、高效的信息傳遞,以及對領導工作習慣的深刻洞察,成為領導者“最順手”的那隻手。我們會分享如何主動承擔責任,如何提供建設性的建議,甚至如何在細微之處,讓領導感受到你的支持與可靠。 “團隊的潤滑劑”—— 建立和諧融洽的同事關係: 秘書是連接各個部門、溝通信息的關鍵人物。良好的同事關係不僅能讓你在工作中事半功倍,更能營造積極嚮上的工作氛圍。本書將提供實用的溝通技巧,教你如何在不同性格的同事之間遊刃有餘,如何化解潛在的衝突,如何成為團隊中受歡迎且值得信賴的一員。我們將探討傾聽的藝術、贊美的智慧,以及如何以開放的心態與他人閤作。 技巧與心法並重,全麵提升專業素養 進入本書的核心部分,我們將從多個維度,詳細講解成為受歡迎秘書所必備的硬實力與軟實力。這部分內容將兼顧實操性與前瞻性,幫助你係統性地提升個人能力。 效率至上的工作藝術: 時間是寶貴的資源,如何在有限的時間內完成更多、更齣色的工作,是每個秘書必須掌握的技能。 精細化日程管理: 從日、周、月到季度、年度,如何科學規劃和調整日程?如何應對突發狀況,靈活調整計劃?本書將提供多種時間管理工具和方法,並分享如何根據領導的節奏和優先事項,動態優化行程。 高效會議組織與記錄: 會議效率直接影響團隊的決策速度。我們將深入探討如何提前準備會議材料,如何精準記錄會議要點,如何跟進會議決議,確保會議成果落地。從會議邀請的細節到會議結束後的總結,你將學會如何讓每一次會議都成為高效溝通的典範。 信息整理與處理的智慧: 文件管理、郵件分類、數據歸檔……信息如同潮水般湧來,如何有效地梳理、分類、儲存和檢索信息,避免“信息孤島”和“信息過載”,將是本章的重點。我們將分享高效的信息管理係統和工具,以及如何利用信息為領導提供有價值的參考。 溝通無界,連接一切: 溝通是秘書工作的靈魂。掌握高效、得體的溝通方式,能讓你在任何場閤都遊刃有餘。 “聽懂”比“說齣”更重要: 深入學習傾聽的技巧,如何捕捉對方的言外之意,如何確認理解無誤,如何提供反饋。我們將探討非語言溝通的信號,以及如何通過觀察來理解他人的需求。 精準錶達,化繁為簡: 如何用簡潔明瞭的語言傳達復雜的信息?如何寫齣條理清晰、重點突齣的郵件和報告?本書將提供實用的寫作模闆和錶達技巧,幫助你提升書麵和口頭溝通的精準度。 跨部門協調的藝術: 秘書常常需要協調不同部門之間的關係,如何平衡各方利益,如何推動項目進展,如何化解溝通中的障礙?我們將提供有效的協調策略和溝通話術,讓你成為團隊中的“外交官”。 數字時代的秘書新技能: 科技日新月異,秘書的工具箱也需要不斷更新。 掌握常用辦公軟件的“隱藏技能”: 除瞭基礎操作,你將瞭解到如何利用Word、Excel、PowerPoint等軟件的進階功能,提升工作效率和報告的專業度。 數字安全與信息保護: 在信息時代,數據安全至關重要。本書將強調信息保密的重要性,並提供基本的網絡安全知識和操作規範,保護公司及領導的隱私。 善用協作工具: 瞭解並運用現代化的協作平颱,如項目管理軟件、在綫文檔協同工具等,能大大提升團隊的工作效率和溝通順暢度。 心智成長,塑造卓越內在力量 “受歡迎”的秘書,絕不僅僅是技能的堆砌,更重要的是內在的修為和心智的成長。本書的第三部分,將著眼於秘書的心靈成長,幫助你建立堅實的內在力量。 情緒管理與壓力釋放: 秘書工作壓力大,節奏快,如何保持積極樂觀的心態,有效地管理自己的情緒,應對工作中的挑戰?本書將提供實用的情緒調節方法,幫助你在壓力麵前保持冷靜與從容。 主動學習與自我增值: 職場如逆水行舟,不進則退。如何保持學習的熱情,持續更新知識和技能,纔能在不斷變化的環境中立於不敗之地?我們將鼓勵你積極參加培訓,閱讀相關書籍,並分享如何主動嚮上級尋求反饋,從而實現自我提升。 職業道德與誠信: 秘書的職業操守至關重要。本書將強調職業道德的底綫,包括保密原則、忠誠度、以及在任何情況下都應堅守的誠信。一個值得信賴的秘書,纔能贏得真正的尊重。 從“執行者”到“貢獻者”的思維轉變: 真正的優秀,在於超越被動執行,主動思考,並為團隊和公司貢獻價值。本書將引導你跳齣“指令性”思維,培養“全局觀”,主動發現問題,提齣解決方案,從而在工作中創造更大的影響力。 實戰案例與應用解析,讓理論落地 為瞭讓讀者更直觀地理解書中的理念和技巧,《秘書的秘密 7:做最受歡迎的秘書》將穿插大量來自真實職場環境的案例分析。這些案例將涵蓋各種典型場景,例如: 如何應對緊急的會議改期,並安撫焦躁的上司? 如何處理棘手的跨部門溝通僵局,並推動項目嚮前? 如何巧妙化解辦公室的小摩擦,維護團隊和諧? 如何在新技術應用初期,快速學習並掌握,為領導提供支持? 通過對這些案例的剖析,你將學習到如何將書中的理論知識轉化為實際行動,並在復雜多變的職場環境中靈活運用。 不僅僅是一本書,更是一份職場成長夥伴 《秘書的秘密 7:做最受歡迎的秘書》不僅僅是一本提供解決方案的書,更希望成為你職場成長道路上的忠實夥伴。無論你是在麵對職業瓶頸,還是在追求更高成就,本書都將為你提供前行的動力和智慧。 讀完本書,你將不再是那個被動接受指令的秘書,你將成為一個擁有專業技能、高情商、積極心態,並且能夠為團隊和公司帶來顯著價值的“受歡迎”的秘書。你將發現,成為受歡迎的秘書,不僅僅是工作能力的體現,更是個人價值的升華。 準備好迎接改變瞭嗎?翻開《秘書的秘密 7:做最受歡迎的秘書》,開啓你的職場新篇章,讓你的每一個工作日都充滿成就感和被認可的喜悅!